水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對(duì)策

王薇薇

（中國水利水電第十四工程局有限公司機(jī)電安裝事業(yè)部，云南 昆明650032）

水電工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的重要組成，記錄了整個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，是水電工程項(xiàng)目的歷史憑證，對(duì)于解決工程問題、工程驗(yàn)收、項(xiàng)目運(yùn)維、審計(jì)等具有重要作用。所以，加強(qiáng)檔案管理，是提高水電項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和效率的基本保障。水電工程項(xiàng)目的施工管理環(huán)境較為復(fù)雜，給檔案管理工作帶來了許多難題，例如檔案整理難、檔案編制不統(tǒng)一等，導(dǎo)致了水電工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐存在一些問題和不足。通過具體分析水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題和不足，提出針對(duì)性的檔案管理建議對(duì)策，對(duì)于提高水電工程項(xiàng)目檔案管理水平意義重大。

1 水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題和不足

水電工程項(xiàng)目參建單位較多，檔案資料分散難以收集，經(jīng)手人員變化也較快，所以要確保檔案資料的全面性和真實(shí)性難度較大。在日常的水電工程項(xiàng)目檔案管理工作中，常見的問題和不足主要體現(xiàn)在如下方面：

（1）檔案管理制度不盡完善

水電工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等多個(gè)單位，各單位職責(zé)不同、人員復(fù)雜，無形中增加了檔案管理的難度。相關(guān)單位都有自己的檔案管理制度，但是總體而言檔案管理制度中有關(guān)責(zé)任劃分、相互協(xié)作等內(nèi)容規(guī)定不全，在實(shí)踐中存在檔案管理責(zé)任難落實(shí)、單位之間配合不夠的現(xiàn)象。由于檔案管理制度不完善，存在相關(guān)信息、材料難以收集，收集不全和保存不規(guī)范等問題，有的還存在檔案造假問題，項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和完整性得不到保障，工程建設(shè)工作也難以得到有效的約束與監(jiān)管。同時(shí)，由于檔案管理制度不完善，崗位及人員配備不夠，也導(dǎo)致了檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、重視意識(shí)不足，存在隨意報(bào)送檔案工作計(jì)劃或者不制定工作計(jì)劃的情況，阻礙了水電工程項(xiàng)目檔案管理水平的提高。

（2）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

一方面，各項(xiàng)目參與單位的個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不深，對(duì)檔案管理建設(shè)的支持力度不夠，認(rèn)為檔案管理工作只要收集好各類文件資料、確保不要遺失，需要時(shí)能找到即可，而對(duì)檔案的后期價(jià)值和作用不夠重視。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，因此在檔案管理方面投入就比較少，對(duì)檔案管理崗位的設(shè)置、人員的選聘以及員工培訓(xùn)開發(fā)等都比較隨意，對(duì)檔案管理人員缺乏充分的教育與培訓(xùn)，檔案管理人員的專業(yè)技能不強(qiáng)、工作方法落后，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量較低。

另一方面，水電工程項(xiàng)目檔案管理信息化程度低。當(dāng)今社會(huì)信息傳遞和信息更新的速度都很快，這就要求水電工程項(xiàng)目的檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化管理，以提高檔案管理效率。然而，一些單位的檔案管理依然以人工為主，檔案管理設(shè)備、技術(shù)落后，相關(guān)文件和資料通過檔案袋封裝，以表格形式登記管理，無論是歸檔還是查檔，速度都很慢。由于檔案管理信息化程度低，缺乏軟硬件支撐，檔案信息的內(nèi)部共享非常困難，檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。有的單位雖然實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是存在格式不統(tǒng)一、管理系統(tǒng)或平臺(tái)不兼容等問題，影響了各單位之間檔案信息資源的共享。

（3）檔案管理人員配置與員工素質(zhì)問題

檔案管理人員配置方面，存在人員配置不夠或者臨時(shí)任用的問題。從水電工程項(xiàng)目施工單位的情況來看，許多施工企業(yè)的綜合辦人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，由于他們?nèi)狈I(yè)的工程知識(shí)，所以在工程檔案管理方面難以高質(zhì)量完成任務(wù)；加之人員流動(dòng)性較大的原因，有時(shí)檔案管理由臨時(shí)聘用人員管理，使得一些檔案管理工作銜接時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)問題。有的單位為了最大限度降低項(xiàng)目成本，壓縮檔案管理人員編制，一般只設(shè)一名專職人員進(jìn)行管理，沒有結(jié)合單位檔案管理的工作量、工作難度等進(jìn)行人員補(bǔ)充，既使得檔案管理工作效率不高，也使得專職檔案管理人員工作時(shí)捉襟見肘、難以應(yīng)付，時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)降低對(duì)單位的滿意度，有的也會(huì)考慮換崗或辭職。

檔案管理人員素質(zhì)方面，管理人員的綜合素質(zhì)不高。兼職的檔案管理人員往往并非建筑相關(guān)專業(yè)出身，因此對(duì)建筑工程、水電工程、項(xiàng)目管理等不夠熟悉，抓不住電力工程項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)；專職的檔案管理人員在選聘時(shí)單位對(duì)其要求不高，沒有對(duì)其工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)學(xué)歷和能力職稱等進(jìn)行綜合評(píng)估，而且由于工作任務(wù)繁重，管理人員自身沒有更多精力繼續(xù)學(xué)習(xí)和充電，因此檔案管理水平長(zhǎng)久得不到提升。施工單位等項(xiàng)目參與方，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)開發(fā)也不夠重視，缺乏健全的培訓(xùn)開發(fā)制度，水電項(xiàng)目管理知識(shí)、培訓(xùn)師資和檔案管理重視等較為匱乏，檔案管理人員得不到系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)，因此綜合素質(zhì)不高，對(duì)水電工程項(xiàng)目檔案管理工作的高效開展帶來了束縛。

（4）檔案管理監(jiān)督力度不夠

部分水電項(xiàng)目檔案存在資料不全、不真實(shí)的問題，原因在于相關(guān)監(jiān)理單位對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度不夠，過于重視對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度等的監(jiān)理，卻對(duì)項(xiàng)目檔案缺乏嚴(yán)格的監(jiān)管。監(jiān)理單位如果只針對(duì)水電項(xiàng)目的質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)理，而忽視對(duì)施工單位的檔案管理，就會(huì)使得一些工作人員在檔案管理過程中偷工減料、不負(fù)責(zé)任，例如不重視對(duì)原始資料和數(shù)據(jù)的收集與保存，不重視對(duì)相關(guān)手續(xù)的審核（例如簽名和印章的真實(shí)性與規(guī)范性不夠）。因此，監(jiān)理單位要切實(shí)履行好對(duì)水電項(xiàng)目檔案的監(jiān)管職責(zé)，嚴(yán)格審核檔案資料的真實(shí)性與完整性，避免因檔案資料的問題影響到整個(gè)水電項(xiàng)目建設(shè)。

2 水電工程項(xiàng)目檔案管理的建議對(duì)策

經(jīng)過前文的分析，可以看出水電工程項(xiàng)目檔案管理的重要性不言而喻，其對(duì)在建水電工程項(xiàng)目以及未建的水電工程項(xiàng)目都有著重要作用。為了進(jìn)一步提升各單位的檔案管理水平，更好地為水電工程項(xiàng)目服務(wù)，有必要找出有效的對(duì)策措施，解決當(dāng)前水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題。

（1）健全檔案管理制度

1）建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合水電工程項(xiàng)目實(shí)際，建立健全檔案管理制度。在水電工程項(xiàng)目尚未開工前，建設(shè)單位就要按照檔案管理相關(guān)政策、水電行業(yè)基本要求等，對(duì)檔案管理的目標(biāo)、檔案管理方法、檔案管理責(zé)任落實(shí)等進(jìn)行確定，以文字形式明確項(xiàng)目參建單位的檔案管理內(nèi)容與職責(zé)，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化開展。

2）水電工程項(xiàng)目參建單位應(yīng)依照建設(shè)單位的檔案管理制度及檔案分類方式，結(jié)合自身實(shí)際建立檔案管理制度。檔案管理制度中，要對(duì)檔案管理工作的目標(biāo)、管理內(nèi)容、工作流程、監(jiān)督與考核等進(jìn)行規(guī)定，從檔案的收集與整理，到檔案的移交保管，到檔案的簽字與蓋章，再到檔案材料不全、遺失等的責(zé)任落實(shí)與懲處等，都要進(jìn)行明確，避免在具體的管理實(shí)踐中難以執(zhí)行。

3）做好檔案管理制度的執(zhí)行與落實(shí)工作。水電工程項(xiàng)目的各參建單位，在檔案管理制度建立健全的基礎(chǔ)上，還要抓好檔案管理制度的執(zhí)行工作，確保制度的權(quán)威與指導(dǎo)作用，讓檔案管理工作嚴(yán)格按照制度進(jìn)行規(guī)范，真正提高檔案案卷質(zhì)量。

（2）提升檔案管理意識(shí)

1）充分認(rèn)識(shí)到水電項(xiàng)目檔案管理的重要性。項(xiàng)目參建各單位、各部門以及檔案管理人員都要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，在水電項(xiàng)目全過程中都重視檔案管理。只有這樣，檔案管理人員才能嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好常規(guī)工作，避免出現(xiàn)資料不全、信息錯(cuò)誤等問題；單位領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人才能加大對(duì)水電工程項(xiàng)目檔案管理工作的支持，重視檔案管理的信息化和硬件投入等；監(jiān)理單位才能認(rèn)真審核項(xiàng)目檔案，及時(shí)指出檔案管理中存在的問題。

2）提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。各檔案管理單位在組織檔案管理人員培訓(xùn)時(shí)，要強(qiáng)化信息化方面的專題培訓(xùn)，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等的應(yīng)用培訓(xùn)，以及對(duì)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)操訓(xùn)練，切實(shí)提高檔案管理人員的信息化知識(shí)與技能。同時(shí)，引進(jìn)或更新相關(guān)硬件設(shè)備，開發(fā)購買適用的檔案管理軟件，為信息化在檔案管理工作中的推廣應(yīng)用提供大力支持。

3）建立檔案信息資源共享機(jī)制。水電工程的項(xiàng)目參與各方，應(yīng)摒棄狹隘的利己主義，樹立合作共贏和資源共享理念，更好地滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，統(tǒng)一檔案信息管理平臺(tái)和檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源在項(xiàng)目?jī)?nèi)各參與方之間的共享，更好地為項(xiàng)目推進(jìn)和各單位服務(wù)。

（3）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

1）健全檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配齊工作人員。水電工程項(xiàng)目各參建單位要健全檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，明確檔案管理部門的地位、管理歸屬，以及檔案管理崗位職責(zé)，充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)的作用，確保檔案管理工作的規(guī)范、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。針對(duì)檔案管理人員配置不足、兼職現(xiàn)象普遍的問題，各單位要從項(xiàng)目實(shí)際出發(fā)，想辦法抽調(diào)聘任專職人員作為檔案管理人員，避免非水電專業(yè)員工、非檔案管理專業(yè)員工作為專職檔案管理人員，提高檔案管理工作崗位的進(jìn)入門檻。同時(shí)，重視對(duì)檔案管理人員的激勵(lì)，確保隊(duì)伍穩(wěn)定。同一個(gè)項(xiàng)目中禁止更換檔案管理人員，同時(shí)也禁止檔案管理人員崗位的隨意變動(dòng)，在薪酬福利、職稱評(píng)定、成長(zhǎng)通道方面給予同等對(duì)待。

2）重視檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各單位領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)均要接受專業(yè)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，一方面可以增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案資料的重視程度，切實(shí)把檔案管理作為項(xiàng)目管理的重要組成部分；另一方面可以幫助檔案管理人員提高自身綜合素質(zhì)和工作效率。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容，應(yīng)結(jié)合水電工程項(xiàng)目具體情況，包括項(xiàng)目背景、施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目參與單位、檔案管理機(jī)構(gòu)和人員、計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)、檔案管理方法等，讓檔案管理人員全面了解項(xiàng)目情況，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)及先進(jìn)技能。除了統(tǒng)一組織檔案管理培訓(xùn)外，各單位也要鼓勵(lì)檔案管理人員自發(fā)學(xué)習(xí)充電，系統(tǒng)掌握檔案管理相關(guān)政策法規(guī)和制度、先進(jìn)信息技術(shù)等，積極深入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，重視對(duì)項(xiàng)目文件編制人員的指導(dǎo)和幫助，共同提高檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外，還可以組織不同單位之間的檔案管理工作者交流與研討，總結(jié)交流水電工程項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)對(duì)策，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

（4）加大檔案管理監(jiān)督力度

水電工程項(xiàng)目監(jiān)理單位除了要重視對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)督，還要重視對(duì)檔案資料質(zhì)量的監(jiān)督，改變項(xiàng)目參建單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，逐漸規(guī)范內(nèi)部的檔案管理工作。

1）做好制度檢查和指導(dǎo)工作。監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)各參建單位的檔案管理制度進(jìn)行檢查，查閱相關(guān)規(guī)定和條款，分析管理制度的科學(xué)性與可行性。對(duì)于沒有建立檔案管理制度的單位，應(yīng)督促其盡快建立，并提供專業(yè)指導(dǎo)；對(duì)于制度不健全或者內(nèi)容不合理的單位，應(yīng)督促其適時(shí)調(diào)整和修訂，確保檔案管理制度內(nèi)容合理、可執(zhí)行性強(qiáng)。

2）加大對(duì)檔案管理日常工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)理單位應(yīng)定期和不定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并要求及時(shí)整改處理。針對(duì)檔案管理中歸檔、分類、保存和編目等普遍存在問題的環(huán)節(jié)，進(jìn)行重點(diǎn)檢查和監(jiān)督。通過對(duì)水電工程項(xiàng)目檔案管理的日常檢查和監(jiān)督，引導(dǎo)項(xiàng)目各單位重視檔案管理工作、健全檔案管理制度、規(guī)范日常管理工作。

3 結(jié)語

在信息化時(shí)代背景下，水電工程項(xiàng)目檔案管理依然存在較多問題，要求項(xiàng)目各參建單位高度重視、團(tuán)結(jié)協(xié)作，健全檔案管理制度、提升檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、加大檔案管理監(jiān)督力度，這樣才能更好地解決檔案管理存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量。