醫院計量器具信息化管理系統的應用*

嵇桃瑛 范人杰 丁志宏/上海市浦東新區公利醫院

0 引言

醫學計量管理在醫院日常管理工作中具有舉足輕重的地位，而醫院各類計量器具的質量安全有賴于其在使用前和使用過程中的計量監控。醫療設備計量檢定/校準結果作為一種信息資源，其交流和應用更加頻繁、廣泛[1]，因此對計量檢定檔案、證書的處理就有了更高的要求。傳統的人工計量管理方式已經不能適應現代計量管理的要求。因此，醫院運用計算機技術，建立新型的基于信息化的醫學計量管理系統，優化計量管理流程，提高管理效率，已勢在必行。

1 計量工作在醫療設備質量管理中的重要性

國家衛生計生委頒布的“上海市三級綜合等級醫院評審標準”要求：醫療設備的管理應當更加精細化、標準化[2]。在6.10.3.5條款中要求：“加強計量設備監測管理：有計量設備監測管理的相關制度，有計量設備清單、定期檢測記錄和維修記錄等相關資料，經檢測的計量器具有計量檢測合格標志，標志顯示檢測時間與登記記錄一致，醫學裝備管理部門對計量設備定期自查和監測；醫院使用的計量器具100%有計量檢測合格標志、100%在有效期內。”由此可見，計量設備監測管理在醫療設備質量管理中的重要性。

2 醫院計量器具管理現狀

本單位是浦東新區衛計委所屬的一所集醫療、教學、科研、急救、康復、預防保健為一體的大型綜合性醫院,擁有價值超過4.4億元的各類先進醫療設備。全院計量器具共計2 105臺，其中強檢設備14種類共1 624臺，非強檢設備15種類共481臺，可見種類多、數量大，加上存放地點分散，日常監管比較困難。而醫學計量方面涉及大量數據信息，仍然對承載醫療設備數據的檔案和記錄采用紙質化管理，靠人工手動處理，消耗大量時間，分散大部分精力，造成采集、存儲、查閱、統計工作的繁雜和低效，管理水平低下[3]。

3 計量器具信息化管理系統應用

根據“等級醫院評審標準”的要求和實際計量管理工作特點，提出了建立計量器具信息化管理的新構想。將計量器具信息化管理系統設計開發為8個功能模塊：組織結構和人員管理模塊、設備臺賬模塊、設備盤點模塊、設備驗收、計量器具檢定模塊、設備維護管理模塊、設備效益管理、設備報廢等。各模塊下又有一些子模塊。

3.1 標準化管理

系統的設計首先建立在國家相關行業標準基礎上，將計量器具進行分類編碼，將每件計量器具實物上都貼上條形碼，做到每件設備都對應唯一的條碼，實現“身份證”式管理。通過信息化技術將計量器具管理系統與現有的醫療設備固定資產管理系統、醫療全面預算管理系統、醫院OA系統、醫院信息系統（HIS）無縫對接，信息互聯互通，數據資源共享，通過標準的分類編碼從橫向實現醫學計量器具從計劃、采購直到報廢的全生命周期信息對接，使管理者便捷地通過本系統查詢到設備購置信息、檔案情況、運行等信息。

3.2 全生命周期信息化管理

全生命周期信息化管理是從申請開始，到計劃、采購、驗收、使用、維保、檢定、處置的全過程管理。改變以往醫學計量設備只在使用中進行檢定，遇設備維修或其他特殊情況則缺乏相應的管控流程與之相對應。

1）臺賬管理

計量設備驗收入庫后形成設備臺賬，此模塊包含設備基本信息，如：設備名稱、規格型號、計量人員、計量費用、計量方式、計量時間、計量周期、預警時間、計量部門、聯系方式等。購置信息如：設備購入時間、品牌、原值、合同號、供應商信息等。使用信息如：存放地點、使用科室、折舊方法、折舊年限、計劃工作量、標準使用率等各項信息。通過模糊檢索，可快速查詢到計量器具各種信息，提高了工作效率。

2）檢定管理

該模塊負責計量器具周期檢定計劃,并且增加檢定日期預警提示功能，可在檢定日期前3周提示需要檢定的設備。檢定完成后，系統設計了將國家計量檢定部門檢定后返回的檢定結果由EXCEL表導入，以便減少管理者的大量數據輸入[4]。為了方便對計量檢定證書的日常管理，系統設計了證書錄入功能，將檢定證書以掃描件的形式上傳，做到一機一證。通過全流程、全方位的管理，保障了計量器具處于安全、有效、量值準確的狀態。

3）設備維護管理

該模塊主要實現對設備保修時限、保養周期、保養內容（內部清潔、元器件檢測、易耗件檢測、性能測試等），保養負責人及聯系方式(方便追溯)，以及保養費用和保養日期等相關基本信息的設置與查詢等功能。當設備出現故障時,相關人員可立即查詢該設備是否在保修期內；當設備的保養周期即將到期，系統將根據預先設定的日期提前自動提醒相關人員進行維護和保養。

4）設備維修管理

該模塊主要實現了設備維修次數、費用、更換的配件、維修原因、維修過程記錄存儲。以此了解、統計、分析設備故障維修情況，為管理者決策提供依據。

5）設備效益管理

將計量器具與其可開展的收費項目關聯后，從醫院信息系統（HIS）調取設備所在科室開展此類項目的所有信息[5]。由于計量器具信息化管理系統實現了與HIS無縫隙的鏈接，此模塊可查詢到該設備的收入、支出、工作量、使用率、投資回報期等信息。從而了解設備運行情況。

6）設備報廢

該模塊主要包含設備基本信息、報廢理由等其他信息和審批信息。

3.3 組織結構和人員管理信息化

計量管理實施三級管理制度[6]，一級管理由各臨床、醫技科室的兼職計量員負責，二級管理由設備科專職計量人員負責，三級管理由院部下設專職分管院長負責[7]。對各級計量管理人員及計量人員的崗位職責、專業技能水平和對醫護人員計量法律法規的培訓等相關信息在計算機中存檔并可按規定自動查詢。各級計量管理人員按不同權限可在計量管理信息模塊中查找相關信息。

4 應用成果

本系統根據“上海市三級綜合等級醫院評審標準”的要求結合實際應用特點，將全程質量管理理念貫穿于系統設計開發之中。優化了現有的工作流程，完成計量器具從購置到報廢全生命周期的監督管理。

4.1 提高工作效率、節約人力成本

計量器具信息化管理系統記錄了計量器具從計劃、采購、驗收入庫、使用維護、質控計量、調劑報廢的全生命周期過程。提供大量有關計量器具的信息，包括靜態信息（設備基礎信息）和動態信息（維修、保養、檢定等信息），在計量器具的管理、配備、評估、維修等方面提供有價值的數據。同時使設備科快捷地掌握設備各個方面信息，對日常的計量器具各項管理業務環節實行無紙化管理，提高了工作效率，減輕計量管理人員的工作強度，節約了人力資源，原來科室設置一名專職管理人員，現在只需一名兼職管理人員就可以完成相關的管理工作。

4.2 確保了設備的受檢率

應用系統后實現了對計量器具的動態管理，使得醫院計量器具的管理工作更加規范化、條理化以及系統化，特別是計量檢定自動報警管理功能的應用，避免了計量器具周期校驗出現漏檢現象。使醫院再用計量器具周期受檢率達到100%，漏檢率為0，極大程度保障了計量器具的安全性，贏得了社會的信譽，保證了醫院的經濟效益和社會效益。

4.3 建立了可追溯平臺

系統建立了一套嚴密的溯源管理系統，通過該系統可詳細記錄每次檢定流程的具體信息，包括計量器具檢定時間、經管人員及臨床流轉信息等。同時系統對設備維修次數、費用、更換的配件、維修原因、維修過程和預防性保養的過程、設備使用的次數等記錄存儲，單臺設備所有完成的維修維護記錄和使用情況均可以通過系統進行檢索，實現了維修維護、使用全程追溯。如果一旦發生相關問題，監管人員就能夠通過該系統判斷到底是哪個環節、哪個步驟出現了問題，責任人到底是誰，能使問題得到更快地解決 。

5 結語

隨著二維碼管理、手機APP移動盤點、風險評估、微信保養、微信報修等多個功能有待進一步開發，不斷推進醫院計量器具精細化管理，為計量器具在臨床使用中產生經濟效益和社會效益提供有力的保障。