國企檔案管理路徑探析

文/田媛

“陜投集團”為推動檔案工作與集團各項事業同步發展，探索了一條管理科學、流程合理、定位準確并行之有效的“四高”管理途徑：高起點搭建管理架構，高要求夯實業務基礎，高定位推行檔案信息化，高標準配備檔案設施。這些舉措對加快檔案信息化換擋升級，促進國有企業持續健康發展具有借鑒指導意義

隨著市場經濟的持續發展，現代企業經濟制度的不斷完善，國有企業也隨之迅速發展，而以往傳統的檔案管理模式已不能滿足新時期企業的發展需求。因此，進一步優化并創新國企檔案管理已呈現必然趨勢。本文通過分析當前我國國有企業檔案管理存在的問題，以陜西投資集團有限公司（以下簡稱“陜投集團”）為例，探析了我國國企檔案管理的有效路徑。

陜投集團作為陜西省首家國有資本投資運營公司，注冊資本100億元，總資產1400多億元。近年來，在推動陜西經濟發展、提升國企社會影響等方面發揮著重要作用。為推動檔案管理工作與集團各項事業同步發展，我們在檔案管理工作方面做了大量有益的探索，逐漸摸索了一條管理科學、流程合理、定位準確并行之有效的管理途徑。

一、提高國企檔案管理的重要性認識

國企檔案的資料信息由運營、管理以及生產等多個方面匯聚而成，其中詳細地記錄了企業經營至今的發展歷程。隨著社會經濟環境不斷優化，各類新型技術層出不窮，國有企業的檔案內容載體也變得更為多樣化，這些檔案內容除了記錄國企以往的所有歷史活動，同時也對企業未來的發展提供了有效、科學的參考及指導。

二、國有企業檔案管理存在的問題

（一）管理方面

當前我國國有企業處在深化體制機制改革中，檔案管理部門的地位有所削減，檔案人員流動性大，管理隊伍不穩定，基礎工作不夠牢固，管理不夠規范，利用不夠廣泛。有些企業思想認識不夠，認為檔案歸檔案，管理歸管理，在實際應用中缺乏應用意識，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。

（二）使用方面

部分國企依舊存在手工歸檔的情況，容易出現筆跡不一、書寫潦草、內容和目錄填寫不詳等一系列問題，降低了檔案的參考價值。此外，還有部分國企檔案存在重保管輕利用現象，沒有充分發揮檔案資料為企業經營管理提供服務的作用，出現大量信息資源閑置，工作效率低下等現象。

三、原因分析

（一）檔案管理隊伍不強

隨著國企改革的持續推進，經營管理方式也產生了巨大的轉變。許多國企的檔案部門遭到削弱，領導不夠重視，資金投入較少等現象普遍存在，多數企業沒有設置專職檔案人員，普遍存在兼職情況，對于檔案管理工作系統化、精細化、科學化管理而言仍是杯水車薪。

（二）檔案管理人員業務素質不高

當前國有企業中有許多文書崗位兼任檔案管理工作，大多沒有經過上崗培訓和繼續教育，系統知識缺乏，創新力不足，綜合素質有待提高，無法滿足企業發展需要。

（三）檔案工作設備設施不足

有些國有企業管理層認為把紙質文件收集整理進行保管，就是檔案管理工作的主要內容，沒有考慮到數字檔案管理對掃描儀、服務器、安全設備等信息處理設備的需求。認為對檔案管理設施的投入，沒法在短期內得到回報，造成檔案信息化管理的后續工作沒法開展。

四、改進措施

（一）高起點搭建管理架構

1.建立強有力的檔案管理隊伍。陜投集團檔案實行“統一管理、分級負責、專兼職檔案人員結合”的管理模式，由一名班子成員分管檔案工作，綜合辦公室統籌指導，檔案室負責檔案工作各環節，對集團本部檔案統一管理，同時指導下屬公司規范檔案工作。目前集團系統專職檔案人員48人，兼職檔案人員154人。管理架構清晰，體系順暢，人員穩定，結構合理，為提高檔案工作管理水平打下良好基礎。

2.強化檔案管理隊伍素質。陜投集團通過“請進來，走出去”等方式，為檔案人員提高業務素質創造條件。一是主動邀請檔案部門專家現場指導、上門授課；二是每年安排檔案人員參加各級檔案部門培訓，培訓率100%；三是從集團系統抽調經驗豐富的檔案人員，定期駐點到新建項目指導；四是每逢項目檔案驗收，組織新建項目檔案人員參加驗收會議，現場學習實踐；五是定期組織各單位辦公室主任、專兼職檔案人員召開座談會，研討檔案工作；六是通過組織檔案知識競賽、表彰先進等方式，激發檔案人員爭先創優意識；七是采取多種方式開展《檔案法》的宣傳，進行檔案管理意識教育，提升企業所有員工對檔案管理的認識。

3.實施檔案工作精細化管理。將集團推行的精細化管理理念融入檔案工作，并歸納總結出各個環節的最佳工作方法，實現了檔案服務功能的最大化。近年來，陜投集團努力探尋檔案工作的新方法、新途徑，通過檔案精細化管理與實踐，帶領系統各單位圓滿完成了檔案目標管理認定等多項工作任務，實現了陜投集團檔案工作的跨越式發展，并獲得多項榮譽。

（二）高要求夯實業務基礎

1.加強建設項目檔案管理。建設項目從籌備期開始，陜投集團就明確提出要求，保證檔案工作與項目建設同步推進。通過跟蹤監管、法規引導、專項驗收等多種方式，加強對建設項目檔案工作的監督和指導。近年來，集團投產的重大建設項目均通過了檔案驗收，涼水井煤礦還被國家檔案局評為“全國建設項目檔案管理示范工程”。

2.開展檔案目標管理認證。集團要求所屬企業積極開展檔案目標管理認證，以目標管理為契機，進一步提高檔案管理綜合水平。目前，陜投集團系統檔案工作通過國家二級認證1家、通過省級AAA認證7家、通過省級AA認證2家。

3.開展人事檔案信息化管理。國有企業人事檔案為企業選賢任能提供著有力的數據支持，詳細記錄了企業干部職工的基本信息以及特長、工作業績、道德品質等方面的內容。因此，完善人事檔案管理是企業檔案管理工作不可忽視的重要環節。陜投集團積極探索并不斷加快人事檔案信息化工作，將人事檔案信息網絡化，使人事檔案全面應用現代信息技術，提供快速、高效、優質的檔案利用服務，進一步降低了企業成本。

（三）高定位推行檔案信息化

2014年集團本部投資建設了數字檔案管理系統，與集團協同辦公進行對接，對1991年以來永久保存的60萬張檔案進行數字化加工，錄入案卷信息7198條、文件信息55446條，掛接電子文件37615件。系統運行以來，檔案查詢量已達38142人次，極大地提高了檔案的利用率和辦公效率，實現了檔案信息資源共享。下屬企業逐步推廣使用了先進的檔案管理系統，基本建立檔案數據庫。其中匯森煤業板塊化管理已實現了檔案信息聯網、資源共享。

（四）高標準配備檔案設施

陜投集團要求所屬企業在籌備期間必須提供檔案保管場所和裝具，同時合理規劃投產后檔案庫房的選址，確保庫房和檔案安全。集團本部及下屬企業都建立了綜合檔案室，嚴格實行檔案庫房、閱覽和辦公“三分開”，配置了齊全、先進的檔案保護及現代化管理設施設備，使企業檔案的信息安全得到有效保障，避免了病毒入侵導致檔案信息泄露的情況發生。如煤田地質公司檔案用房總面積達480平方米，實行24小時監控，很好地滿足了檔案管理和利用需要。

總之，國有企業在很長時間內仍然是我國經濟的重要支柱，國有檔案是企業發展的無形資產,對于國有企業的生產經營具有重要的參考價值。本文“四高”具有較好的總結指導意義，但“創新”是個長期課題，有待進一步深化探索，以便加快檔案信息化換擋升級，促進國有企業持續健康發展。