探討醫院檔案管理信息化發展的機遇與挑戰

胡 欣

（濰坊市婦幼保健院，濰坊 261041）

1 檔案信息化的概述

檔案信息化指的是在對檔案信息進行記錄與管理時，充分使用現代科學技術處理信息，將傳統的信息管理模式轉變為經電腦處理過后的數據處理與分析，為社會的發展提供幫助。檔案信息化把信息技術作為載體，可以提高檔案信息的共享度，提高檔案信息的收集和利用。主要包含檔案信息數據化、檔案信息存儲過程信息化、檔案的搜索和利用進行信息化、檔案管理進行信息化。檔案信息化對檔案信息管理模式的改變具有重要影響，有利于減輕檔案信息管理人員的工作負擔，更有利于實現檔案資源的最高共享程度。

2 檔案信息化對醫院檔案記錄的影響

醫院檔案的內容主要包括醫院發展的歷史進程、在醫療上的技術突破和各種醫學上的文獻資料等，對醫院的未來發展具有很大輔助功能，檔案資料是醫院發展道路上重要組成部分。醫院對檔案管理能力也能體現出醫院管理層對醫院其他方面的管理能能力，逐漸得到了醫院的重視。醫院檔案信息優點在于能使醫院信息的管理變得更加方便，也更利于醫院管理人員對信息的檢索；缺點在于它使醫院檔案信息管理面對新的挑戰和困難，醫院檔案信息管理員需要不斷的進行學習檔案信息化等科學技術，以確保醫院的檔案信息管理不落后。為了醫院能夠很好的發展，醫院的檔案信息管理員一致同意將檔案信息化。

3 檔案信息化給醫院帶來的機遇

（1）確保醫院檔案資料可以長期保存。醫院檔案資料的保存是檔案資料管理的關鍵所在。只有檔案資料能夠完整的保存，才能夠使檔案工作完整。醫院檔案管理工作的重點就是讓醫院檔案資料能夠完整的保留下來。檔案資料保存完整才能夠保證在醫院需要查找資料時可以完整、急時的被使用。檔案工作管理員可以用掃描儀對文獻資料進行掃描，把文字轉化為數字數據進行儲存。通過將文獻資料轉化為數字數據的儲存這種方式，能夠減少文獻資料丟失的風險，也有利于對醫院檔案資料進行長期的保存。除此之外，隨著計算機時代的不斷發展，計算機也在管檔案管理得領域得到廣泛的應用。同時，隨著檔案信息系統的不斷完善，建立了云端數據的存儲方式，云端數據的存儲方式有利于醫院檔案資料的搜索、保存和管理。因此我們可以看出云端數據的存儲方式可以節省很多時間，也減輕了醫院檔案管理員的工作量，提高了醫院檔案資料的管理效率。通過檔案信息化能夠給醫院檔案資料的存儲帶來很大的方便，也有利于醫院對所需要的檔案資料進行查找。

（2）改變檔案的歸檔方式，有利于減輕工作人員的負擔。醫院有各種各樣的工作崗位，那么對應的也會有各種各樣的檔案資料。因此，醫院檔案管理員的工作涉及的范圍更加廣泛，門類復雜多樣，會使管理員的工作會非常的勞累，壓力也將非常的大。傳統的檔案管理工作完全是靠人力來完成的，沒有借助計算機的幫助。檔案信息化之后，人力運算完全被計算機所取代。檔案管理人員也通過用計算機對各種大數據進行運算，檔案工作可以被系統的進行處理。除此之外，二維碼技術也在各個領域被應用。使用二維碼技術，也使得醫院檔案資料的管理更加容易。二維碼技術已經應用到醫院的檔案資料的管理系統。通過資料的管理系統對醫院的檔案資料進行整理，有利于提高醫院檔案資料管理的效率，也可以提高檔案資料管理的正確率。由此可見，改變檔案的歸檔方式是對減輕檔案管理工作是非常重要的。

（3）實現檔案資料最大程度的共享利用。經過新計劃的檔案資料都比原來未經信息化處理的檔案資料實用率高。改變傳統的檔案資料的整理方式，把檔案資料進行信息化。當工作人員需要查找檔案資料的時侯，就可以用電腦在公司的云端用戶進行搜索，就可以找到自己所需要的文檔資料。這樣有利于檔案資料的使用率大幅度提高，實現檔案資料最大程度的共享利用。

4 檔案信息化給醫院帶來的挑戰

檔案資料信息化在不斷提高資料的使用率和提高檔案資料共享程度的同時，也給檔案資料帶來了隱私性和保密性的挑戰。隱私性和保密性是檔案信息化所面臨的重要挑戰。這不簡簡單單包括理論知識和技術層面的問題，如果事情過于嚴重還可能會涉及法律層面。對檔案資料進行實體的保管一般比較安全。電子版的資料但安全性理解起來是非常困難的，但是電子版的安全性也是存在的。實體的檔案資料可以進行鑒別，即使再更改之后，我們也可以很容易的區別。但是經過信息化處理的檔案資料，在經過更改之后是不容易被區別的。除此之外，電子版的檔案資料也面臨著被病毒侵襲、被黑客黑掉等安全性問題。所以管理工作者就要加強對電子檔案的安全防護。因為醫院的檔案資料是非常重要的，為了防止醫院檔案資料的丟失。由此我們可以看出，醫院檔案資料的管理對醫院來說是極其重要的一件事，因此，醫院需要采取一系列的措施來防止檔案資料丟失這一事件的發生。

5 結束語

在這個大數據時代，檔案信息的存儲方式也在隨著時代不斷地進行改變。將檔案信息化有利于縮短對檔案資料的整理過程，可以節省大量的時間，也可以減輕檔案資料管理人員的工作負擔和壓力。同時，將檔案信息化也將面臨很多的挑戰。因此。醫院檔案資料管理人員需要加強對檔案信息化的資料進行防護，以防止信息化的檔案資料的丟失。