人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析

王曉蘭

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-130-01

摘 要 人事檔案材料已經逐漸發展成為新時期的核心資料信息，作為個人成長經歷的主要記錄資料，人事檔案對人才科學開發和有效利用起到了積極影響。人事檔案作為各大企業人才管理的主要參考內容，新時期，大眾時間概念、空間概念、思維方式等逐漸發生了改變，對社會經濟進步產生了較大影響，傳統檔案管理體系較為滯后，已經無法滿足當下需求。本文探討了人事檔案管理信息化建設的必要性、應對方法，旨在為檔案管理的信息化建設提供一定借鑒價值。

關鍵詞 人事檔案管理 信息化 建設策略

一、人事檔案在信息化建設工作中的必要性分析

首先，由于當代信息化發展越來越快，而人類對信息的依賴程度越來越高，相應的人事檔案在企業人力管理中發揮著重要作用，是核心參考信息，對企事業單位的人力管理產生了較大影響作用。考慮到人事檔案正朝著社會化、開放化的方向發展，檔案信息化管理的前提條件較為完善，可較為合理的滿足檔案信息化建設的要求。其次，信息化工作的載體是網絡技術、電腦，逐漸突破了傳統紙質體系的束縛，可借助電子文件進行檔案信息的全面存儲，有效避免了數據遺漏、丟失等問題的發生。從中可總結得出，人事檔案的合理管理對提高管理效率、提高其保存安全等級起到了積極影響。再者，考慮到人事檔案內容較為隱秘，內部信息量大，相關機構和單位必須經由網絡技術進行特殊處理，可改變紙質信息管理的繁瑣性、降低勞動人員的工作量。最后，在人事檔案資料的管理中，相關工作人員可利用計算機進行檔案信息資料的查找、修改和更新，不但維持了信息客觀價值，還可降低資料損害等導致的問題。同時，人事檔案資料管理必須滿足尊重員工的基礎要求。必須獲得員工認可，才可使得檔案管理滿足對應要求，發揮應用價值。可快速消除員工之間的矛盾，提高了人性化服務的特點。綜上，在人事檔案管理中，信息化處理是維持企業創新價值、提高人力資源管理效率、建設穩定勞動關系的重要保障。

二、人事檔案管理信息化建設的策略分析

（一）落實信息化建設的指導思想

新時期，社會大眾對信息化建設的關注度、重視度逐漸提高，充分合理的進行檔案信息化管理和建設的核心目的為：加強信息化管理系統的開發和應用，充分發展信息化體系的動態性、快捷性優勢，從而實現優化檔案管理效果的目的。人事檔案管理指導思想中，相關責任人要切實理解信息化建設的意義，明確這一舉措的實際價值和未來發展方向。相關人員必須保證積極上進，維持良好的學習態度，這對其積極創造條件進行信息技術的合理利用起到了保障性功效。其次，檔案管理者必須理解其工作的內容和責任，提高管理意識，保證意識和工作的統一性，從全局出發進行統籌兼顧，加強管理控制、完成組織安排，調動管理人員的積極性、主動性、創造性。

（二）一體化管理體系的落實

信息化建設環節中，必須加強科學管控，借助相應技術方法對其進行檔案管控，充分提高檔案管理的安全等級、完整性、合理性。保證人事檔案管理建立在計算機、網絡技術基礎之上，支撐人事檔案工作的順利進行，如檔案借閱、盤點、轉出等工作。切實實現檔案信息傳送、存儲和應用的一體化，落實新時期一體化服務體系的具體要求。

信息化的構建過程中，還要打造穩定、和諧的工作氛圍，保證相關人員有效調整工作態度、調動積極性，換言之，從保證檔案信息化建設的角度出發。首先，要積極進行政務信息工作的有效規劃，保證信息化要求的指標融入其中，為檔案管理相關工作人員的發展提供創新基礎，建立全面有效、合理穩定的機制，加強企業文化工作的建設，建立良好的信息化氛圍。

（三）提高信息化軟件的開發

人事檔案信息化建設中，要建立合理的軟件和操控平臺，為此必須及時進行信息化軟件的開發，提高系統更新和升級處理。在進行管理體系的構建中，要結合管理內容、管理要求等進行處理，整個系統必須建立全面化的代碼公式、格式管理體系，方便維護、查詢和傳輸處理等功能的使用。信息化建設中，數據庫一般包括所有資料和相關信息，相關數據可能會發生重復利用的狀況，為此要將數據庫的更新和建設當做工作重點，提高數據利用效率，切實實現資源共享。檔案信息化建設要求滿足下述特點：科學性、安全性、專用性。上述幾方面特點也是響應數據庫要求的必要因素，可快速提高檔案管理和相關平臺的利用效率。

三、結語

人事檔案管理作為重要社會資源，是高效進行人力資源管理的核心依據。新時期，各行各業的經濟建設要求逐漸嚴格、人才標準也不斷提高，響應的檔案管理價值便越加突出，為此，借助現代化科技手段、信息技術進行人事檔案管理已經成為當代人力管理發展的必然趨勢，這也是提高檔案管理安全性、提高資源利用效率的必要舉措。因此，必須積極進行人事檔案的信息化建設，這才能從根本上保證管理主體更好的服務與現代化社會的發展。

參考文獻：

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