論知識視角下的企業文檔管理

陳曉娟

中圖分類號：D523 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-009-01

摘 要 對于企業而言，文檔屬于非常重要的一種資料和信息，其中包含了企業的建設發展歷程、核心機密、知識技術、客戶資料等。但因為各種原因，大多數企業未能對文檔進行正確的管理和保存，因此降低了利用效率。為此，可以在知識的視角下開展企業文檔管理工作，從而提高文檔資料的利用率，筆者對此進行了分析，具體如下。

關鍵詞 知識視角 企業 文檔管理 效率

21世紀是一個競爭激烈的時代，同時也是知識爆炸的時代。對于企業來說，知識和技術屬于重要的生產元素，通過對各種知識文檔進行開發利用，能推動企業的發展。所以企業管理者需要轉變自身的觀念，站在知識的角度上來對文檔進行管理，從而合理利用企業的知識資源、技術資源。

一、為什么要在知識的視角下對文檔進行管理

如今，隨著社會經濟的大力發展，知識和技術也越來越重要。而且知識技術對于企業的發展而言，起著關鍵的作用。所以企業要在知識的視角下對重要文檔進行管理，因為這樣能提高企業對知識和技術的利用效率，而且發揮出知識文檔的作用。在市場競爭非常激烈的時代，很多企業都開始意識到知識檔案管理的重要性，并且采用先進的信息技術來進行管理。同時，企業工作人員也要在目前的基礎上，對文檔管理工作進行改革和升級。除了要做好知識文檔的搜集、開發、利用工作以外，也要對知識文檔進行安全管理。只有這樣，才能提高企業的管理效率，并且為企業帶來更多的經濟效益。

二、知識視角下的企業文檔管理對策

（一）對知識文檔進行搜集和累積

必須促使企業的知識和經濟效益、競爭優勢等進行結合，并采取科學合理的知識管理對策，以文檔的方式將其轉變為企業的資源和財富。首先要對內部相關的資料和技術進行挖掘、整理、建檔。其包括了企業自身的知識、經驗、技術、訣竅等，從而方便企業將來對這些資料進行應用。其次要注重對外部資料的搜集和建檔，這些資料包括了市場信息、競爭企業資料等，另外還包括了競爭情報。通過對這些資料進行搜集和運用，能幫助企業找出存在的問題和差距，促使企業快速適應外部環境，合理應對挑戰。

（二）對知識文檔進行歸檔和開發

在搜集了文檔資料以后，企業也要對其進行整理、歸檔和開發，這里所說的整理，不僅僅只是裝訂，更是對檔案資料進行編研和深層次開發，從而拓展檔案管理的深度和寬度。要在知識角度上進行管理，就需要注重對文檔的深度開發，從而為企業帶來更大的效益。所以，歸檔工作的重點在于編選開發與知識提煉。

首先是開發工作，為了幫助員工對企業的技術和知識進行合理利用，需要促使專業的工作人員采用信息技術手段來對文檔資料進行篩選、劃分、整理、上傳，對過時和重復的資料進行刪除，發揮出重要資料的作用。其次是提煉工作，企業的工作人員需要對這些文檔和資料進行深入的分析和了解，而且這些資料的價值具有隱藏性，只有在進行研究和分析之后，才能更好的被企業運用，帶來更多商機。

（三）對知識文檔進行共享

企業在經營發展的過程中，除了要對資料進行搜集和分析，也要對知識文檔進行共享利用，因為知識共享屬于企業發展的重要推動力。在知識視角下，企業要充分利用先進的信息技術，文檔知識進行傳輸和使用。對于企業而言，因為員工流動性很快，為了防止員工流動造成文檔的外泄，可以設計或者引進一套適合自身的電子文檔安全管理和協同共享平臺。從而采用內部的計算機系統來對知識文檔進行管理，建立資料共享和使用的權限，工作人員通過權限才能進入系統。這樣除了能實現知識文檔的集中化管理，也能提升文檔的運用價值[2]。在平時的工作中，企業也要采取各種方式對工作人員進行培訓，在提高員工的文檔管理意識的同時，也激勵員工將自身的知識和技術共享給企業。

（四）對知識文檔進行安全管理

為了避免企業的知識文檔被病毒感染、遺失、損壞，還要進行加密安全傳輸。在上傳文件的過程中，對文件進行加密儲存。服務器在獲得文檔后必須經過系統解密處理，才能恢復文檔原本的內容，從而方便企業查閱。不僅如此，更要增加系統安全備份的功能，對企業的數據、知識文檔和程序文件進行備份，采取完整備份、增量備份的方式。如果文檔遺失或者被篡改，系統能快速進行恢復，避免給企業帶來經濟損失。

三、總結與體會

在信息化時代，大部分企業都開始意識到知識和技術的重要性。通過充分利用先進的信息技術，對企業的知識文檔進行管理和開發，除了可提升文檔的利用率，也能為企業的決策帶來更多有用的參考依據，為企業的發展夯實基礎。

參考文獻：

[1]李卓，丁春莉.簡析基于互聯網的企業文檔知識庫管理系統框架設計及功能介紹[J].計算機產品與流通，2018（11）：286.

[2]馬哲文.核電企業文檔專業人員培訓的特征分析及優化思考[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018（01）：143-145+196.

[3]劉捷.大數據環境下基于知識管理的國有企業文檔管理優化研究[J].科技情報開發與經濟，2014，24（17）：121-123.