談新形勢下企業(yè)如何做好文書檔案保密管理工作的選人與用人

李毅楊

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-119-01

摘 要 文書檔案形成與企業(yè)的運營過程之中，這些文書檔案為企業(yè)的運轉以及管理活動等提供有力的依據和支持，對提升企業(yè)決策的科學性、促進企業(yè)的發(fā)展等具有十分重要的作用，文書檔案管理工作在企業(yè)管理中所占據的地位與作用是無可替代的。文書檔案管理的水平會對企業(yè)產生重大的影響，其直接決定了企業(yè)生產、經營、管理能否正常運轉，文書檔案信息的準確性和機密性將直接影響到企業(yè)決策的科學性，影響企業(yè)的未來發(fā)展方向。

關鍵詞 企業(yè) 文書檔案 保密 管理

企業(yè)文書檔案文書檔案通常也被稱為管理性檔案，文書檔案是指企業(yè)單位以及事業(yè)單位和機關團體等社會組織在行政管理活動中所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的相關檔案。企業(yè)文書檔案是指企業(yè)在生產、經營和管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料的總和。反映了企業(yè)發(fā)展的歷史進程，是企業(yè)寶貴的信息資產。隨著社會主義市場經濟競爭的加劇，企業(yè)經營者也逐漸重視檔案管理工作，注重從企業(yè)文書檔案中提煉有價值的信息，推動企業(yè)生產經營，豐富企業(yè)文化內涵。但在企業(yè)文書檔案利用過程中涉密問題時有發(fā)生，甚至會造成商業(yè)秘密被泄露，對企業(yè)的正常生產、經營和管理構成較大影響。因此，做好新時期企業(yè)文書檔案及其利用的前提和基礎是要保證檔案安全和保密。

一、企業(yè)文書檔案企業(yè)檔案保密工作特點分析

首先是保密對象范圍廣企業(yè)中從事檔案管理工作的部門及人員，一般既要承擔著日常檔案資料的收集、歸檔、查詢和利用等管理業(yè)務，也要擔負著企業(yè)的技術資料、技術圖書、專利資料、商業(yè)合同等管理職責。可見，企業(yè)檔案管理承擔的任務龐雜，尤其是重要技術資料、商業(yè)合同的保管、利用等。納入到企業(yè)檔案保密對象的涉密資料，既包括涉密文件、商業(yè)合同，也包括領導簽批的涉密文件，所服務的對象不僅包括企業(yè)的經營者，也包括一線技術操作人員，還涉及到其他非企業(yè)員工等。檔案保密的環(huán)節(jié)眾多，保密的對象廣泛，這些特點無疑也增添了企業(yè)檔案管理的難度。其次是保密要求差異化企業(yè)檔案的保密種類多，既有技術秘密類，也有先進工藝類，還有人事任免類、工資薪酬類等，涉及的保密種類不同，對保密的具體要求也有著較大的差異性。相對于故意泄露國家秘密類檔案受到刑法處罰不同的是，企業(yè)秘密的泄密后果往往承擔著更多的是經濟性懲罰。此外，對于保密的期限、定密的要求、涉密檔案利用人員的身份限制等要求也有著與機關、事業(yè)類保密要求有較大的差異性，這些差異性要求從事檔案工作者熟悉企業(yè)管理的各項規(guī)章制度，尤其是保密制度的具體內容和要求，自覺把保密要求落實到日常檔案管理工作中。

二、企業(yè)文書檔案新形勢下企業(yè)做好文書檔案保密管理工作的選人與用人策略

（一）企業(yè)文書檔案、應該具備良好的政治素質

只有文書答案工作人員具備較強的政治素質，才能保障其能夠順利完成文書檔案保密管理工作，這是文書檔案管理人員應具備的重要基本素質。因此，企業(yè)首先要對其加強政治理論教育，幫助文書檔案工作人員提升政治思想覺悟，讓其認識到自身要忠誠，熱愛檔案事業(yè)，并且要具有高尚的職業(yè)道德。文書檔案工作人員要自覺維護和執(zhí)行國家制度的法律及檔案工作的規(guī)章制度，加強學習，不斷提升自身的專業(yè)技術水平。要樹立獻身檔案事業(yè)的正確思想，只有這樣才能在實際工作中忠于職守。

（二）注重提高文書檔案人員的管理能力

注重提高文書檔案人員的管理能力主要是：文書檔案工作熱源應熟悉文書檔案業(yè)務流程，并且要熟練掌握文檔事務處理的一般性、規(guī)范性、標準性要求；要加強對新技術的學習與應用，逐步熟悉文檔電子化處理業(yè)務。企業(yè)管理者要注重加大資金方面的投入，積極購置必備的硬件設備，完善文書檔案室的建立、電子設備投入，如設置保險柜、保險鎖、防盜器等，特別是計算機和其它網絡設備。“保密工作，慎之又慎”，而在現實生活中，少數人思想上懶于學習，不思長進，說到“保密”更覺的是“無中生有、草木皆兵”，時常一副“無所謂、沒有啥”的態(tài)度，這是保密工作中的大忌。保密，早已不是傳統(tǒng)意義上的鎖在柜子里就能完成的了，這需要我們文書檔案管理者學習更多的網絡知識，有效地扼制泄密事件的發(fā)生。只有建立一系列切實可行的規(guī)章制度，使保密意識轉化為文書檔案管理人員的自覺行動，防微杜漸才能使文書檔案處于絕對安全的狀態(tài)中，以確保企業(yè)的利益。

（三）完善保密制度體系，加強制度建設

要結合企業(yè)實際，制定企業(yè)檔案保密實施細則，如《科技檔案歸檔若干規(guī)定》《檔案崗位職責》以及企業(yè)檔案借閱、查詢和利用的具體要求。尤其是涉密檔案資料的查詢和利用，要履行專門的手續(xù)，必須經過分管領導、保密部門的層層審批，履行相關的簽字手續(xù)等。此外，還需要簽訂《保密責任書》，明確檔案保密管理責任和義務，切實規(guī)范企業(yè)涉密檔案的管理，為企業(yè)檔案管理建立一道安全防護制度體系。

（四）加大保密技術應用，提升科技含量

隨著現代信息技術的應用，以及移動互聯網、大數據、云計算等信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用，要積極應用現代信息技術，提升企業(yè)檔案保密科技含量。例如：堅持涉密不聯網、聯網不涉密原則，做好企業(yè)涉密檔案的應用物理隔離。利用數據備份技術、可信時間戳技術等信息技術，增強企業(yè)檔案安全保密科技水平。此外，還要注重企業(yè)檔案的監(jiān)督檢查，及時堵塞安全漏洞。注重企業(yè)檔案存儲介質的后期維護和規(guī)范維修，嚴禁隨意將保存檔案設備或介質交由第三方維修。

三、結語

總之，文書檔案保密管理工作對企業(yè)的發(fā)展會產生巨大影響，對企業(yè)決策的科學性以及企業(yè)的未來發(fā)展具有十分重要的意義。因此，企業(yè)應注重文書檔案管理工作的選人用人，通過選用優(yōu)秀的人才來提升文書檔案管理工作的質量和水平，促進企業(yè)的發(fā)展，提升企業(yè)的競爭力，使企業(yè)在日益激烈的市場競爭環(huán)境中利于不敗之地。

參考文獻：

[1]馬冬雪.淺析檔案信息化建設中全網安全的防范措施[J].黑龍江史志，2015（09）：111.

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