新時期檔案利用和服務工作的探討

于柏云

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-097-02

摘 要 首先闡述了檔案利用服務工作創新的必要性，然后論述了檔案利用服務工作中的漏洞及當前檔案信息資源使用存在的弊端，最后總結了新時期檔案利用服務工作創新的對策。

關鍵詞 檔案利用 服務 檔案信息化

檔案事業在社會經濟及人們生活中有著非常重要的地位，是社會發展過程中不可缺少的重要組成部分。在檔案管理工作中，檔案工作者要重視檔案的開發和利用，推動檔案事業的發展，并以此作為自身神圣的職責和使命。在新的歷史發展時期，法制化建設逐漸完善，人們的法律意識逐步得到提高，人們逐漸認識到檔案服務的重要性和必要性。在社會經濟發展過程中，檔案管理部門要緊跟時代發展的步伐，認真完成時代賦予的各種使命，準確把握檔案工作的重點和關鍵所在，不斷拓寬服務的渠道和范圍，滿足社會發展的需求，為社會發展和人們工作生活需要提供及時而有效的服務，不斷提高自身服務質量和水平，為此對在新時期如何更好的開展檔案服務工作進行分析和探討。

一、檔案利用服務工作創新的必要性

（一）檔案利用服務工作的創新是信息社會發展的客觀要求

近年來，隨著社會的發展進步，信息技術及網絡技術迅速普及，我國各行各業在服務中開始向著信息化數字化方向發展。在社會信息化發展過程中又使得各種文件檔案的產生，使得檔案的應用和管理方式發展巨大的變化。

（二）檔案利用服務工作的創新，是推動檔案事業和檔案信息化建設的必然要求

隨著我國信息時代的來臨，檔案逐漸向著信息存儲發展，并在需要時進行信息調取加以利用，檔案的信息服務變得越來越突出。

（三）檔案利用服務工作的創新，是提高檔案部門社會影響的重要手段

盡管隨著我國改革開放的發展社會獲得了巨大的進步，但是人的意識卻沒有同步發展和轉變。人們的意識還需要更新和轉變，在檔案方面表現為很多人還是以為檔案是非常神秘的。因此，人們對檔案的認識還不是很到位，在檔案使用方面缺乏必要的認識，將檔案部門看成神秘的部門。

二、檔案利用服務工作中的漏洞

（一）檔案部門比較封閉

自我國設立檔案部門，進行檔案管理，檔案部門的管理工作就非常嚴密，檔案管理部門一直處于封閉管理的形式，在服務方面都是被動服務，缺乏主動服務意識。同時，檔案部門的工作方式也較為落后和傳統，其工作的內容也較為固定，主要集中在四個方面，也就是進行檔案的接收，對檔案進行編目立卷，對檔案進行入庫上架和，供使用者提供查閱調卷等。？？？？（二）館藏結構單一

在檔案資料收集中，非常重視文書、科技和專業方面的收集，在名人、專利、實物和聲像方面的收集卻很少，有些檔案部門甚至在這些方面的收集卻幾乎為零，這些局限性的存在使得檔案利用時會產生較大的局限性。

（三）檔案管理的技術手段比較落后

另外，檔案接收方面主要以紙質檔案為主，而現在數據化電子化的新型載體檔案越來越多。如果檔案服務部門還停留在傳統業務方面很顯然就會被時代所淘汰，會使得檔案管理在新時期無法獲得進步與創新。另外，從當前來說，檔案管理工作方式還主要以手工操作為主，因此其管理效率比較低。

三、當前檔案信息資源使用存在的弊端

盡管人們已經意識到檔案的價值且檔案信息資源越來越多，但由于各種因素的限制，使得當前的檔案的利用率還不是很高。當前面臨的主要困難是在檔案管理方面還較為落后，傳統管理模式還沒有被創新和變革。實際上，當前很多檔案館（室）都是一種被動服務的工作方式，在自身工作宣傳方面做的也不是很到位。表現在檔案管理部門和使用者之間無法進行有效的交流溝通，表現出檔案管理者整理和收集管理著大量的檔案信息資源，但是信息的需求者卻不知或者無法利用到。因此，檔案管理更多的傾向了資料及信息的收集和整理，但是卻對使用者的利用缺乏必要的關注，使得多數檔案被置之高閣而無法發揮應有的利用價值。另外，從檔案內容的使用來看，有的使用者僅僅是參考其中的具體信息，但有的則需要挖掘其中的深層次的內涵，但檔案管理部門卻無法滿足這一方面的需要，也就是檔案管理的編研部門無法真正發揮其設置的作用，其檔案信息資源開發利用還需要進行創新和深度發展。另外，因為檔案管理方面缺乏必要的信息化、網絡化建設，使用者無法進行方便、快捷的使用，也使得檔案的利用率受到抑制。

雖然我們無法對檔案利用效益進行精準計算，但卻不能否定檔案信息利用中客觀存在的利用效益。檔案利用效益，概況來說有以下幾個特點：一是具有多維性的特點。檔案信息資源在利用中應重視其信息共享能力的開發，這是檔案信息利用多維性存在的主要原因，尤其是檔案信息資源的共享性與物質產品所具有的多用途不同，其多方面的效益是可以并存的、同時實現的，而物質產品的用途卻不能同時實現和并存。二是具有間接性的特點。檔案信息資源的價值是間接發揮作用的，是一種有著間接性的效益。三是具有長效性的特點。進行檔案的保持其目標是為了后期的應用，所以檔案只要處于保存期內，就覺得了其價值具有長期的有效性，其價值的發揮也是長期的。

四、新時期檔案利用服務工作創新的對策

（一）加強基礎建設，提高服務利用手段

首先，要積極推動檔案的信息化建設。隨著社會信息技術的快速普及和應用，人們在檔案查閱速度及方式、借閱方式和速度方面有了更高的要求，因此檔案管理部分要與時俱進，提高技術含量，通過應用最新的信息技術手段滿足受眾的需求；其次，檔案工作者要提高工作積極性和主動性，做好檔案的收集和宣傳工作，提高館藏量，增強服務意識，提高和全社會利用和檔案的意識，推動檔案產生更大的價值；再次，積極推動學術交流，學習先進的管理和工作經驗，改進工作方式，積極開展科研工作，在檔案技術的關鍵性技術方面要爭取多研究出新成果、新技術，推動檔案工作的不斷發展。

（二）努力創新，提高檔案利用和服務水平

進行檔案服務創新，提高檔案利用價值，是踐行“三個代表”重要思想的重要體現，可以滿足黨和政府各項工作開展的需求，滿足廣大人民群眾在檔案管理方面的需求，通過不斷創新檔案服務的手段及內容，拓展檔案服務的渠道和方式，可以為廣大人人民群眾利用檔案功能提供更好的服務，提升檔案管理工作的價值與內涵，促進檔案信息的社會化與現代化。

1.在創新中做好檔案收集整理工作

在檔案管理工作中收集檔案是最基礎的工作，當前檔案館出現各種不均衡現象，如文書方面的檔案資料較多，但經濟、科技方面的檔案資料卻較為匱乏；歷史方面的資料較多，但當前的最新的文件卻較為區分；紙質的檔案占絕大部分，而相應的聲像、實物方面的檔案則占極少部分，這與社會歷史的發展極其不相適應，尤其是近年來社會的影像資料增加較大，傳統的資料形式已經無法滿足社會對檔案的查詢和使用需求。因此，繼續進行館藏資源的充實、完善和提升，加強檔案資料的廣泛收集，加大對一些新興領域檔案資料的收集，尤其是聲像、實物等需要特種載體方面的檔案資料。要加強檔案資料的整理工作，加強館藏檔案信息資源的搶救和整理，提高檔案整理工作質量。

2.不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化，為網上檔案利用創造條件

在信息化技術普及應用的今天，檔案管理也逐漸實現檔案管理的數字化，在館藏目錄查詢方面建立專門的系統，同時建設不同類別的全文數據庫、多媒體數據庫等，逐步打造信息化、數據化、網絡化的現代電子檔案信息服務模式，加強對文本、視頻、聲頻等方面數字檔案的收集和管理工作，對時代發展過程中發生的各種重大事件及紀念活動、社會熱點新聞等設立專門的檔案宣傳專欄，建立專門的數據庫；另外，積極利用大眾傳播媒介提高檔案服務功能，尤其是創新傳統出版檔案史冊等方式，適應檔案社會化的發展需求，拓展檔案服務的范圍。通過新興的技術手段及工具對廣大群眾進行檔案信息的宣傳活動，變被動檔案服務為積極服務服務，加強“積極開發，主動服務”，從而為社會提供更加迅速、更高質量的檔案信息服務，提高檔案工作的綜合性服務能力，適應時代發展的需求。

（三）提高檔案人員素質

1.加強檔案干部隊伍建設

同時要加大隊伍素質提高力度，定期開展業務人員的培訓和教育工作，開展相應的思想政治教育和宣傳工作，幫助檔案管理人員樹立正確的世界觀、人生觀，激發其工作熱情，使其樂于熱愛本工作，在工作崗位樂于奉獻、勤懇工作。

2.要提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員一方面要在思想方面具有較高的敬業精神，同時也要具備過硬的業務技能，具備較強的管理能力及服務意識。隨著社會科技的發展進步，出現了很多新型載體的檔案及管理手段和方式，因此要求檔案人員要積極面對，敢于創新，善于創新辦法、新思路，掌握更多的檔案、各種載體檔案的管理方法，加強業務創新，提高工作能力。

3.檔案人才培養

在人才隊伍方面要制定相關的政策，采取有力的措施，使得檔案人才可以引得進來、留得下來，做好人才隊伍建設，確保檔案管理工作有一個堅實的人才隊伍給予支撐。

4.提高工作人員素質，強化服務意識，正確認識收集與服務的關系，把工作重點轉移到提供檔案利用的服務上來

要轉變傳統檔案服務的被動模式，積極進行上門服務，提供主動服務，以熱情的服務態度，主動、負責的服務精神，做好檔案服務工作，拓展服務范圍，適應服務市場發展的需求，為廣大檔案利用者提供及時、快速、有效、先進的檔案信息。

參考文獻：

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