企業檔案管理安全風險防控與改進措施

黎麗春

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-096-01

摘 要 企業檔案管理中不但要采取正確的管理措施，提高檔案管理的全面性和實效性，同時還要正確的分析檔案管理中存在的風險和檔案管理風險造成的影響，通過采取必要的風險防控措施降低企業檔案管理風險。因此，我們應當結合企業檔案管理實際，認真分析企業檔案管理中存在的安全風險，并制定有效的風險防控策略予以應對。

關鍵詞 企業檔案管理 安全風險防控 措施探究

企業的檔案管理安全風險主要表現在管理流程風險、技術風險、人員風險和檔案保管風險等幾個方面，要想提高檔案管理安全風險的防控效果，就應當從這幾個方面入手，制定有針對性的策略，使管理流程得到優化、管理技術應用得到升級、人員培訓得到有效開展、檔案管理場所得到規范管理，只有做好這幾項安全防控工作，才能夠保證企業檔案管理安全風險得到有效降低。

一、企業檔案管理中存在的風險

（一）管理流程風險

從目前企業檔案管理來看，管理流程的風險主要體現在管理制度不完善，管理流程不健全，在管理流程執行當中存在著一定的制約因素，管理制度實施不到位。這些問題都會導致企業在檔案管理中存在風險，管理流程的風險主要的危害在于影響了檔案管理工作的有效開展，使檔案管理在檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、編目、統計和提供利用等方面不能夠按照制度有效執行，使檔案管理工作浮于表面，影響了檔案管理工作的開展效果，對檔案資料的保管和利用造成了較大影響。

（二）技術風險

鑒于檔案管理的實際需求，在企業檔案管理中應用的必要的技術手段作為輔助，提高了檔案管理的整體效率。例如，電子檔案管理系統、電子檔案數據庫等，都對企業的檔案管理產生了重要的影響。但是從目前企業檔案管理所采用的技術來看，存在一定的技術風險。企業的電子檔案管理系統和電子檔案數據庫如果對技術過度依賴，一旦技術出現漏洞或者在應用過程當中系統癱瘓，都會對整個檔案管理工作造成不利影響。

（三）人員風險

企業檔案管理由具體的檔案人員實施管理行為、落實管理制度，檔案人員的管理意識對檔案管理工作有著重要的影響。如果檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，沒有按照檔案管理規定、制度、規范進行管理和操作，在實際的檔案管理過程當中，就會存在一定的安全隱患，導致檔案資料在收集中出現資料收集不全、整理不規范、歸檔不全面、分類不合理等情況，將會給企業生產、經營等各項工作在運用檔案方面造成不利因素，影響檔案在企業中存在的價值。因此，人員風險在檔案管理過程當中必須得到足夠的重視。

（四）檔案資料的保管風險

檔案資料在保管過程中，對保管場所有嚴格的要求，對保管條件也有著明確的規定，特別是企業大量的經營數據、戰略信息和產品信息等檔案資料，對企業的生產經營有著至關重要的作用，檔案資料保管必須要達到安全性和可靠性要求，否則，如果不能做好檔案資料的保管，一旦發生檔案丟失、損毀，會導致企業關鍵信息丟失，造成企業機密資料泄密，對于企業的整體發展會產生很大的影響和制約。

二、企業檔案管理風險的防控措施

（一）梳理檔案管理流程，優化管理體系

基于企業檔案管理的實際需要和檔案管理的特殊性，在檔案管理過程當中應當對現有的管理制度、管理流程進行認真的梳理并優化管理體系，使企業檔案管理能夠按照檔案管理制度、規范、標準有效實施。同時，提高檔案管理制度的完善性，發揮其指導作用，使企業的檔案管理能夠在制度的約束之下得到開展，使整個檔案管理流程在流程的塑造、流程的運行以及流程的梳理等方面都能夠針對企業檔案管理作出調整，使企業在檔案管理流程上能夠降低管理風險，提高管理的有效性。

（二）做好技術升級，提高技術的穩定性

企業在檔案管理中技術的支持至關重要，考慮到技術的重要性以及技術對檔案管理的重要影響，在技術應用中既要做好技術的升級，同時也要做好管理系統的備份，并對存在的安全隱患和安全風險有效識別。通過數據庫備份以及管理系統的優化，使整個企業檔案管理中的關鍵技術能夠發揮重要作用，降低技術風險，使依托信息化技術建立的檔案管理系統能夠得以正常運作，并且在運行過程當中滿足運行需要，提高技術的穩定性，使整個企業檔案管理系統高效運轉。

（三）做好檔案管理人員培訓

在企業檔案管理中，檔案人員的專業素質和檔案重要性意識對檔案管理工作質量和管理水平產生了重要的影響。加強檔案隊伍建設，提高檔案人員的專業素質和檔案重要性意識是做好檔案工作的重要保證。因此做好檔案人員培訓，重點提升檔案管理人員的專業素質和檔案管理水平，滿足檔案管理工作需要，使檔案管理人員能夠有效履職，提高檔案管理工作效果。同時，提高檔案人員工作的積極性和主動性，使檔案管理在實施過程中能夠按照標準流程和檔案管理要求規范收集、整理和歸檔，并有效的保護和利用檔案。

（四）加強檔案資料的保管

基于企業檔案管理的實際需要，應當建立專用的檔案室，檔案保管工作應以預防為主、防治結合，采取有效措施，確保檔案保管和存放的安全性。同時還應當對檔案進行等級劃分，針對不同類別的檔案采取不同的保管措施，提高檔案的保密等級和保密效果。檔案庫房也要根據不同檔案資料的保管要求，配備專用檔案管理設施，同時還要保證檔案資料的分類與保管，提高檔案調用的速度，滿足檔案管理需要。

三、結語

基于企業檔案管理工作實際，認真分析檔案管理存在哪些風險并予以有效的防控，對企業檔案管理工作具有重要意義。結合企業檔案管理特點，檔案管理風險的識別應當與實際管理過程緊密相連，在檔案管理風險防控中應當重視風險的識別并提高風險防控的針對性，滿足風險管理的實際需要。

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