談如何做好電子信息檔案管理中的安全防范

高宏璟

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）11-091-01

摘 要 檔案信息化成為了管理檔案的最快捷方式，它提高了檔案利用的效率，但電子信息檔案數(shù)據(jù)很容易被入侵，同時(shí)在電子檔案管理利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，也不可避免地會(huì)產(chǎn)生誤操作、丟失、病毒、黑客侵犯等問(wèn)題，這要求我們必須重視電子檔案信息安全防范工作。鑒于此，本文對(duì)如何做好電子信息檔案管理中的安全防范進(jìn)行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞 電子信息檔案管理 安全防范 方法

計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的普及運(yùn)用，雖然方便了信息資源的獲取與利用，但也增加了信息資源的安全隱患。因此，如何趨利避害，合理取舍，找到兩者之間的平衡點(diǎn)，既要充分利用企業(yè)電子檔案信息資源，又要確保其安全、防止失密泄密成為企業(yè)亟待解決的重要問(wèn)題。

一、電子檔案的獨(dú)特性

電子檔案的應(yīng)用在生活中隨處可見(jiàn)，不管是家庭、工作、學(xué)習(xí)都必然存在其中。電子檔案之所以被現(xiàn)代人類(lèi)所認(rèn)同，是因?yàn)殡娮訖n案擁有獨(dú)特的特性。例如，可以在不同的計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，可以與檔案制作時(shí)期的載體進(jìn)行分離，不拘束于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的郵寄形式。可以確保檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的絕對(duì)安全，避免數(shù)據(jù)流失。區(qū)別于紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)方式，避免中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題。另外電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容可以進(jìn)行實(shí)時(shí)更改和替換，這樣一來(lái)，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到另一方時(shí)，如果檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)需要更改，可以根據(jù)指定內(nèi)容區(qū)域修改，區(qū)別于紙質(zhì)檔案的必須重新覆蓋，以及數(shù)據(jù)更改不方便的問(wèn)題。同時(shí)也保證了數(shù)據(jù)的實(shí)效性和精準(zhǔn)性。

電子檔案可以允許錯(cuò)誤操作的發(fā)生，如果電子檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)資料因?yàn)槟承┛陀^因素導(dǎo)致錯(cuò)誤性刪除，那么可以根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在硬盤(pán)內(nèi)進(jìn)行復(fù)原恢復(fù)，避免麻煩的加大，區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案如果因?yàn)橐馔獠僮鲗?dǎo)致檔案原件丟失或者毀壞，那么必須耗費(fèi)大量的人力物力資源才可以達(dá)成檔案復(fù)原恢復(fù)，還不能保證恢復(fù)后的檔案完整。電子檔案最為重要的特點(diǎn)是易于保存性，電子檔案的保存方式，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)檔案保存的方法。電子檔案的保存需要U盤(pán)、硬盤(pán)、云平臺(tái)等現(xiàn)代化存儲(chǔ)工具作為支撐，相對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境來(lái)說(shuō)，操作性降低，但是劣勢(shì)是更容易被損壞。不過(guò)這一點(diǎn)瑕疵并不能使其應(yīng)用性降低。相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存環(huán)境需要的濕度、溫度等條件，電子檔案便利的保存方式引起人們的認(rèn)同。

二、防范電子信息檔案管理的有效方法

（一）構(gòu)建強(qiáng)大的信息安全防范體系

主要包括為電子信息檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器和用戶終端安裝防毒軟件和防火墻系統(tǒng)以及對(duì)重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份等。通過(guò)在服務(wù)端和用戶終端安裝殺毒軟件，能有效避免電子信息檔案在使用管理過(guò)程中，被病毒侵害以及被非法盜取、任意篡改等情況的發(fā)生，最大程度減少電子信息檔案管理工作的損失。然而，安裝強(qiáng)大的防火墻系統(tǒng)也十分必要，通過(guò)該系統(tǒng)能有效阻擋來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)的非法用戶對(duì)檔案管理系統(tǒng)的入侵及破壞，為電子信息檔案管理工作構(gòu)建又一道安全屏障。由于惡意病毒對(duì)電子信息檔案的破壞無(wú)處不在，所以對(duì)重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份也相當(dāng)重要，通過(guò)定期備份，能極大降低信息數(shù)據(jù)由于系統(tǒng)崩潰而造成無(wú)法還原的現(xiàn)實(shí)，一般可選擇服務(wù)器備份及光碟或移動(dòng)磁盤(pán)備份等形式。

（二）強(qiáng)化技術(shù)監(jiān)控

電子檔案依賴(lài)信息技術(shù)生成。因此，必須采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)對(duì)電子檔案全過(guò)程加強(qiáng)監(jiān)控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如，管理人員可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對(duì)電子檔案的存取過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)管。在實(shí)際的系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，工程人員可將智能傳感器、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)檢測(cè)作為一個(gè)整體的系統(tǒng)來(lái)構(gòu)建，通過(guò)實(shí)時(shí)的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)鏈接，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案24小時(shí)無(wú)間斷的監(jiān)管。在保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全運(yùn)行方面，可采取安全檢測(cè)和監(jiān)控監(jiān)測(cè)、防火墻技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、文件備份與災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)、防病毒技術(shù)等手段。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。要確保電子檔案信息安全，筑牢思想防線是根本。檔案部門(mén)要強(qiáng)化主體責(zé)任意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將電子檔案安全列入主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的崗位職責(zé)和績(jī)效考核的重要指標(biāo)，層層簽訂安全責(zé)任狀，層層壓實(shí)安全責(zé)任，筑牢風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。要始終將電子檔案安全工作擺上單位重要議事日程，定期研究電子檔案安全工作，保障相關(guān)經(jīng)費(fèi)落實(shí)，解決影響電子檔案安全工作的重大問(wèn)題。檔案監(jiān)管部門(mén)要落實(shí)監(jiān)督責(zé)任，定期對(duì)檔案部門(mén)開(kāi)展檔案管理安全檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，發(fā)生重大安全責(zé)任事故要嚴(yán)格落實(shí)檔案安全問(wèn)責(zé)追責(zé)制度。

三、電子檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)

電子檔案管理的未來(lái)是十分可觀的，將會(huì)為高校的工作帶來(lái)極大的便利。未來(lái)或許只要簡(jiǎn)單地在電腦的系統(tǒng)上的操作中輸入幾步簡(jiǎn)單的步驟就能夠進(jìn)行檔案的上傳，可以自主選擇通過(guò)關(guān)鍵詞、日期等簡(jiǎn)單的內(nèi)容進(jìn)行保存，也可以經(jīng)過(guò)人為的設(shè)定，建立起文檔樹(shù)，將各類(lèi)文檔進(jìn)行保存，甚至可以看出事件發(fā)生相關(guān)的進(jìn)展。對(duì)于已經(jīng)存有的紙質(zhì)可以通過(guò)掃描錄入電子文檔系統(tǒng)進(jìn)行保存管理，規(guī)范一直以來(lái)的所有文檔，便于文檔的統(tǒng)一管理，文檔的調(diào)閱可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的在線申請(qǐng)，申請(qǐng)的請(qǐng)求可以發(fā)送到主要負(fù)責(zé)人的工作電腦上，經(jīng)批準(zhǔn)后可以直接同意或否決，然后相關(guān)的文件便可以根據(jù)設(shè)置給予申請(qǐng)人一定的權(quán)限，永久或者短期。整個(gè)過(guò)程的操作會(huì)是簡(jiǎn)單的。效率大幅度提高。

四、結(jié)語(yǔ)

不同的領(lǐng)域內(nèi)，會(huì)產(chǎn)生不同的信息數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)于電子檔案中，現(xiàn)如今電子檔案已經(jīng)逐漸替代紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)應(yīng)用模式。檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。檔案人員要針對(duì)電子檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素進(jìn)行識(shí)別和分析，制定有效合理的防范措施。

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