社保檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

張斌

現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

1.社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.2對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.3檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

2.社保檔案管理工作的對(duì)策

2.1提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

2.2健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.3做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

2.4采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門(mén)要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱(chēng)問(wèn)題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見(jiàn)，就一張光盤(pán)，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來(lái)，所以檔案部門(mén)要用專(zhuān)門(mén)的設(shè)備、專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門(mén)都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒(méi)留下。檔案部門(mén)搞信息化要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。