談如何提升檔案管理信息化水平

王歡

摘 要 檔案管理信息化是由國家檔案行政管理部門計劃和實施，采用現代化信息技術改造傳統模式，有效改善收集、整理以及利用檔案信息資源的服務水平。檔案管理的理念面對創新也將呈現出差異與距離，本文首先研究檔案管理信息化的特點，其次對檔案管理信息化水平的發展提出應對之策。

關鍵詞 檔案管理 信息化水平 檔案室

中圖分類號：F272.7文獻標識碼：A

0引言

所謂的檔案信息化是指技術工作者運用計算機和網絡信息技術，將其運用到檔案資源管理，用科學手段處理檔案管理工作，提高效率，保證質量。此外，檔案信息化技術也可以在實際中整理收集相關信息。在網絡大數據環境下建立檔案管理和服務框架結構，重新認識現代化檔案管理的初心，把檔案管理運用進社會化服務，建立良好信息化基礎，推動人類信息化進程。

1互聯網時代檔案管理信息化特點

在這個快速發展的時代，互聯網時代的到來使得檔案管理的效率得以提高，跟以前的紙質檔案相比來看的話，人工工作量也得以減少，因此互聯網對傳統檔案管理模式有極大的影響。檔案管理工作的特點主要從以下幾個方面體現：

1.1技術手段豐富

互聯網信息技術讓檔案管理更加多樣化，同時在傳統的檔案管理中，紙質檔案管理比較費時，且容易受到外界環境的影響，丟失和缺損是主要問題。在紙質檔案管理中，資源消耗較大，管理工作者的任務量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過人工來完成，這樣就是的其準確度下降，容易出現失誤。互聯網則是信息存儲變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲于計算機中，方便使用者隨時調取和查看，且檔案可以以多種形式進行存儲，便于檔案的分類管理，降低了管理成本和工作強度，管理手段越來越豐富。

1.2拓展服務空間

互聯網時代，大信息量狀態是檔案管理的普遍問題。與以往比較來看，紙質檔案顯然無法跟上信息增長的節奏。并且占用空間遠超過電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎上，信息的增長無疑是提高了成本。在這一背景下，互聯網以虛擬空間的形式出現，極大的降低了檔案占有空間。并且計算機的存儲空間與現實意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計算機中的檔案信息可以隨時供企業人力資源等部門查閱，使企業員工信息更加清晰，便于員工的調度及安排，突破了空間的限制，顯示出檔案管理專業化。

1.3提高檔案時效

如今，檔案管理模式開始變成互聯網下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務。如在檔案管理過程中，很明顯是針對當前的信息的，如不能根據當下信息的變化而改變，則檔案無實際意義。此外，網絡電子信息化檔案管理方面，通過權限設置，采取分級管理的方法來閱讀和使用檔案。互聯網的檔案管理則通過計算機系統的操作，不改變原檔案就能夠更改信息。這樣既方便檔案信息更新，又提高了其存儲性，實際作用大大增強，企業人力資源也得以發展。結合云處理技術，信息檔案的工作強度下降，工作實效性提高。

2檔案管理信息化水準提升方法

（1）從根本上轉變傳統管理理念，運用科學的檔案管理信息化思維，正確引導廣大人民對現代化的檔案管理進行全新的認識，重視檔案管理信息化技術，營造優秀的內外環境來適應信息化技術，培養我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是新世紀的一項工程，它成功了對我們子孫后代來說都流芳百世。

（2）增強對從業工作者的技術指導，強調綜合性技能。檔案管理信息化的發展需要高技能的團隊，樹立“人才第一”的觀念，加大力度培養一大批既擅長檔案管理又精通信息化技術的團隊，是有力保障檔案管理信息化的基石。

（3）加強財政資金投入，保證基礎建設實施。盡快推進傳統檔案管理向信息化方向轉變，促進國家檔案管理健康、快速、可持續的發展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當的人物財務精力，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數據環境”在檔案管理信息化系統應用中對模塊功能的重要性，造成開發出來的應用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設的重點是數據集成，而其信息化建設以數據庫和文件入手，提高主題數據庫的等級，優化高級檢索系統。

（4）規范檔案管理信息化工作，既能解決當下許多問題，又有利于檔案管理信息化事業長遠發展。能正確快捷的切入傳統檔案管理與現代化計施算機技術的運用長期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創造一個數據環境為計算機提供服務。從高層領導到基層從業人員，檔案管理信息化工作的規范化都必須嚴格執行。具有較大范圍紡一協調權限的高層領導，把握住整個系統的方向和原則。基層工作的程序序開發代碼編寫人員，用行業規范來要求平常的編程工作，同時監督其他相關人員規范化的工作，讓檔案管理信息化工作達到行業要求。

3信息化時代檔案管理完善措施

3.1加快檔案管理信息化建設

要想加快檔案管理的信息化建設，相關部門的硬件設施也急需完善，用新的管理設備代替傳統模式的管理方式，可以有效提高管理效率。因此，在進行檔案管理時，需要對硬件設備進行統一的優化更新，一方面可以對現有的資源進行整合處理利用，加強基礎硬件設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式，另一方面，可以對相關的檔案管理軟件進行研發，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時的管理模式，將具有現代化氣息的技術應用在檔案管理當中。

3.2樹立檔案管理的安全意識

在當下的大數據時代，將大數據技術應用到檔案管理當中時必須樹立正確的信息安全意識。大數據下的檔案信息不同于紙質檔案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果幾乎是不可逆的，雖然災害無法使電子信息丟失，但是一旦沒有做好相關的安全管理工作，黑客入侵等行為也會使信息安全受到嚴重威脅，所以檔案管理工作人員在進行檔案管理時，一定要提高警惕，在進行檔案信息保存的硬件設施中，禁止使用與檔案管理工作無關的功能，時刻檢查防火墻的功能是否完好，避免設備受到外來入侵。

隨著信息技術的融入，人類社會發展對信息資源的需求越來越迫切，己經成了不可多得的戰略性資源，檔案管理信息化建設還有很多方面需要改進，它內容廣泛、體系龐大，我們可從多方面著手，找出問題，認真對待，制定對策，積極參予，為祖國的檔案管理信化建設不斷努力。