物流地產多項目協調管理的復雜性分析及協調機制研究

文/劉林平 圓通速遞有限公司 上海 201700

隨著快遞物流行業的快速發展，我國物流地產市場經濟一片繁榮景象。物流地產絕大部分項目是并行或交疊運作的，同一時期項目分布區域廣泛，其面臨的是極具挑戰性的多項目環境。緣于組織本身的特性以及在知識、信息、資源等要素上的天然關聯性，項目之間存在著各種復雜的互動關系，因多項目管理不善而造成的系統風險積聚則是其失敗和組織災難發生的根源之一。

1、問題調查與分析

物流地產企業在迅速成長的同時，逐漸遇到一系列自身成長和規模化擴張所帶來的問題，尤其是業務發展和基礎項目管理能力的不均衡所導致的項目管理問題日益突出。為了了解物流企業在多項目管理過程中存在哪些問題，我們選擇了快遞物流企業的項目經理及高層管理者作為調查對象。通過對30份有效問卷的歸納分析，我們發現，一般情況下，物流地產企業在多項目管理過程中會面臨如下問題：①項目經理與職能經理之間的沖突；②公司本部的支持和管理職能不能有效發揮，難以對項目部實施有效考核；③項目部受項目經理的“人治”影響較大，或者過于依賴公司，執行力較差；④解決問題的實時性和有效性下降；⑤人力資源、資金供應緊張，既有資源又不能實現共享，項目之間資源爭奪沖突；⑥組織結構不合理，項目管理各個層級責、權、利的劃分不明確；⑦項目計劃的缺乏制定標準，無法將進度與計劃進行對比分析；⑧缺乏必要的項目預算，項目成本無法有效控制；

以上問題是物流地產項目管理過程中會出現的問題，但各企業不同問題發生的概率不一致，本文僅從那些對多項目管理的影響最較大的問題入手，通過對主要問題的分析，尋找存在問題的深層次的原因，然后有針對性的提出管理的改進建議。

2、多項目協調管理的關鍵影響因素

2.1 組織復雜性

組織目標關聯性。從組織的層面看，項目是實現組織目標的載體，組織目標需要分解為若干子目標并通過一系列項目來實現。每個項目服務的組織子目標不同，使項目目標存在差異，項目也相對獨立。這種相對獨立性意味著每個項目實體擁有相對獨立的目標、信息及決策權，他們基于各自的目標和信息進行優化決策。然而，局部的優化決策并不意味整體績效的最優化。

組織結構動態化。組織結構動態化指企業把項目和項目組合看成執行復雜過程的動態變化的臨時性組織，例如，同外部客戶建立合同、產品開發、市場聯盟或對內部客戶進行流程再造。企業的多項目組合中包含的不同類型的項目越多，差異化越大，管理的復雜度就越高。為保證多項目協調運作，企業需要采用某些特殊的整體結構如多項目協調委員會等進行管理。

環境不確定性。現代系統理論認為，企業是一個開放的系統，任何企業都在一定的環境下生存發展；環境是不斷變化的，企業是在不斷與環境進行相互作用下生存發展的，是一個動態的過程。由于一些因素，如政府、產業競爭、人力資源、生產成本、國際競爭優勢和社會變革等的共同作用，以及項目利益相關者情況、項目復雜程度、項目時間段、資源狀況、溝通網絡等的動態變化，導致企業多項目管理的組織環境復雜多變，具有不確定性。

2.2 資源配置風險

在多項目環境下，各項目必然要同時競用企業的資金、人力、原料、設備、時間等資源，因而項目間在資源分配上通常存在不同強度的競爭關系。多項目所需的資源來自共享的企業資源庫，資源庫中可用資源的經常是變化著的，這導致項目的某些資源會動態增減，不可能每個項目所需的資源都同時得到滿足，資源短缺客觀存在。項目經理對各自項目的優先權、項目成員(某個項目的成員可能同時也為其他幾個項目工作)調配、資金設備、時間調度等資源分配問題都有不同的要求，這可能導致項目間的激烈沖突。對組織整體來說，多項目之間應是相互依賴和協作的，一個項目發生問題，將直接或間接地波及到其他項目。

3、企業多項目管理的協調機制

3.1 目標與效率機制

對多項目企業來說，組織總目標應層次性地分解為項目目標、項目團隊目標和個人目標。企業通過層層分解目標，在內部建立縱橫關聯的目標體系，能夠使各項目均嚴密地嵌于目標體系中，并直接或間接地聯系起來，成為協調組織實現既定目標的必要條件。目標管理機制協調的主要內容有：通過層層制定目標、明晰責權，使成員看清個人目標和企業目標的關系，了解自己的工作價值；通過協商加深對目標的理解，消除各層次、各團隊的意見分歧，取得目標一致性；目標的完成情況作為績效考核的主要依據。此外，建立效率管理機制是目標機制的必要補充。效率管理把工作重心更多地轉移到整個管理過程中，強調過程管理和事先控制，時時監控目標的進展情況，一旦出現偏差和不協調，企業就能及時發現并進行動態處理。

3.2 方案實施后，及時進行反饋和總結

不斷將成功的案例和個人專業經驗升華為企業的知識，導入知識管理系統以實現知識共享；不斷將收集和累積的信息進行及時分析和處理，存入信息管理系統以實現信息共享；不斷改進資源管理系統的多任務資源配置的方法，完善資源調度的手段。這樣，可有效消解多項目管理的各種風險。

3.3 共享與激勵機制

第一，基于知識－信息－資源協同管理平臺，通過組織學習，建立和諧、開放的知識共享與協調溝通的氛圍，激勵員工參與知識共享和知識轉換。第二，增強信息的收集和分析能力，實現各種子系統之間的互通和信息透明傳輸。第三，充分考慮項目本身的特點以及項目與組織目標之間的約束關系，依據多項目環境的變化以及實施過程中遇到的問題，動態調整資源共享方案，做到隨機應變，實現項目運作的收益最大化。第四，共享需要合適的激勵機制進行強化。其中，激勵的內涵是：充分肯定那些為共享做出首要貢獻的團隊和成員，樹立分享的理念；明確規定企業價值分配的依據不僅包括才能、貢獻，還有協作的態度與共享的承諾。

結語：

為確保戰略的成功和多項目管理的有效性，協調管理成為企業多項目管理的首要環節和核心范疇。本文在物流企業地產開發整體管理的層面上，通過分析多項目協調管理的關鍵影響因素，探討多項目管理的協調機制，希望能夠為物流地產多項目協調管理提供一些有益的參考。