建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

文/錢娟秀 江蘇順通建設集團有限公司 江蘇南通 226400

1、建筑工程檔案資料管理的重要性

對于建筑企業(yè)而言，在建筑工程項目建設中，檔案管理工作的開展，能夠為企業(yè)進行工程記錄提供可靠的保障，企業(yè)在建筑工程檢查、改建以及竣工驗收中都能夠將其作為重要的參考依據(jù)。具體而言，在建筑工程項目建設中，會涉及到多個方面的內容，因此會出現(xiàn)大量的信息資料，檔案管理的主要目標就是完成這些信息資料的整理，真實有效且內容完備的檔案資料能夠將建筑工程管理水平予以體現(xiàn)，而且能夠為工程質量控制提供可靠的依據(jù)，所以，建筑工程檔案管理有著重要的意義。

2、建筑工程檔案資料管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 檔案管理意識薄弱

在我國的建筑工程管理中，由于受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，還存在管理觀念的問題，一些管理人員更加重視工程的施工管理，對檔案管理比較忽視，就會導致檔案的不全面和不準確。由于工程檔案管理意識的薄弱，在工程竣工階段竣工檔案就會存在問題，也不能向城建檔案館進行檔案的報送，導致工程檔案的移交滯后。

2.2 缺乏專業(yè)化管理人員

從當前的情況來看，很多建筑企業(yè)并沒有針對檔案管理工作配備專門的管理人員，很多情況下是由階段性工程管理人員兼職完成，但是受自身精力及認知的影響，很多工程管理人員無法將過多的精力投入到檔案管理中，針對檔案管理管理工作的開展，僅僅將能夠搜集到的資料信息進行簡單的整理，然后進行歸檔，這一工作模式，導致整個檔案管理工作流于形式，無法真正發(fā)揮檔案管理工作的實際作用。

2.3 檔案管理模式不規(guī)范

從當前的情況來看，一些建筑企業(yè)針對建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展，沒有設立相應的工作標準，致使檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的不規(guī)范性，在所整理的檔案內容中，圖片資料及影像資料較少，大多數(shù)表現(xiàn)為文字的敘述，致使檔案內容直觀性強，所傳遞的信息不夠準確。在部分企業(yè)所整理的檔案資料中，建筑工程竣工圖沒有得到及時的更新，而且修改工作不到位，還存在歸檔不及時，進而導致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實際工程內容不相符，在所建立的檔案中，還存在的部分環(huán)節(jié)負責人簽字漏洞，且存在標識不統(tǒng)一，進而出現(xiàn)誤差。例如，在特定環(huán)節(jié)的施工中，施工材料已經(jīng)使用完畢，但是施工材料質量證明仍然無法出具，直到后續(xù)才進行補充，進而導致資料信息無法跟上工程進度，此類情況的出現(xiàn)很容易引發(fā)工程質量問題。

3、建筑工程檔案管理工作完善策略探討

3.1 樹立正確檔案管理理念

對于建筑企業(yè)而言，針對建筑工程項目建設活動的開展，必須針對檔案管理工作樹立起正確的工作理念，具體而言，企業(yè)管理者要認識到，檔案管理工作的開展能夠為企業(yè)進行工程項目建設提供可靠的保障，促使整個建筑工程項目建設工作能夠有序開展。針對檔案管理工作的開展，企業(yè)應該安排專門的檔案管理部門，設定專門的檔案管理人員，整個檔案管理工作的開展，要與建筑工程項目建設活動同步進行，能夠利用檔案信息來反映工程項目建設實際情況，并利用檔案資料為各個環(huán)節(jié)的施工提供必要的信息支持。管理者應該認識到，檔案管理工作的開展雖然不具備明顯的盈利性，但是檔案管理工作能夠為工程質量提供保障，進而為整個項目的經(jīng)濟效益提供保障。在檔案管理工作中，針對每一環(huán)節(jié)施工工作的開展，所搜集的檔案信息必須完備，在經(jīng)過整理后，進行歸檔處理。

3.2 重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)

如果想要確保檔案資料管理，實現(xiàn)更高程度的合理化，需要對檔案資料管理工作人員進行業(yè)務培訓使其能夠進一步明確具體工作流程，掌握更為專業(yè)的操作步驟，保證檔案管理內容完全符合施工內容。與此同時，政府部門還需要針對建筑企業(yè)相關檔案管理人員定期展開專業(yè)培訓，使其能夠認識最新管理理念，在具體進行檔案管理作業(yè)是有效融入最新管理理念，從保障檔案資料管理具有更高的工作質量。除此之外，管理人員任用對其管理效果也具有很大程度的影響，必須確保相關工作人員具有較強的責任心和專業(yè)能力，在實施具體施工作業(yè)之前，工作人員必須全面收集和整理相關資料，并對其進行有效記錄，保障工程資料具有更高的系統(tǒng)性和完善性。

3.3 提高檔案管理規(guī)范性

首先，建立起相應的檔案管理制度，以制度的形式來明確建筑工程檔案管理工作內容，其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等，通過這種方式，使得檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作能夠規(guī)范化進行。為了更好的保障各個環(huán)節(jié)的工作高效開展，還應該從宏觀層面入手建立起相應的檔案管理監(jiān)督制度，并配合相應的懲處機制，促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴格的監(jiān)督之下高效進行，而且要利用懲處機制將那些工作明顯失誤的人員進行嚴肅處理，以此警醒工作人員規(guī)范化工作。其次，加強檔案信息管理系統(tǒng)的建設。這一做法符合信息時代的發(fā)展方向，而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率，利用信息技術，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作模式得到改進，進而為建筑工程檔案管理工作的高質量進行提供更好的保障。為此，建筑企業(yè)要圍繞其檔案管理工作內容建立起相應的檔案信息化管理系統(tǒng)，借助這一新型化管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質化的檔案資料以數(shù)據(jù)信息的形式進行保存，并且利用系統(tǒng)智能化分類功能完成檔案信息的分類，然后存入相應的數(shù)據(jù)庫之中，為了確保檔案信息的安全，還需要設立相應的系統(tǒng)訪問權限，任何人在調用檔案信息時都需要事先獲得權限，而且需要借助相應的賬號和密碼進行系統(tǒng)登錄，在信息調閱過程中不可以使用外來硬盤進行拷貝，以防信息丟失。

結語：

綜上所述，檔案管理是建筑工程管理中的重點內容，而在建筑工程檔案管理中還存在諸多的問題，為了保證檔案管理工作的良好質量，建筑企業(yè)就需要全面掌握檔案管理中的問題，并積極采取有效的措施處理問題，這不僅能夠有效地保障其工程質量和順利完工，同時對其長遠發(fā)展也具有重要的意義。