淺談農(nóng)村土地確權(quán)檔案管理

文/胡燕玲 山西省農(nóng)牧業(yè)應(yīng)急物資儲(chǔ)備中心 山西太原 030001

黨的十九大報(bào)告指出：保持土地承包關(guān)系穩(wěn)定并長(zhǎng)久不變，第二輪土地承包到期后再延長(zhǎng)三十年。這讓億萬農(nóng)民吃上了定心丸。截止目前，我省土地確權(quán)任務(wù)已全面完成，土地確權(quán)資料已全部收集整理歸檔并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際，談一下對(duì)土地確權(quán)檔案管理的粗淺認(rèn)識(shí)。

1、農(nóng)村土地確權(quán)檔案的重要性

農(nóng)村土地確權(quán)，關(guān)系著我國(guó)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展，也關(guān)系著億萬農(nóng)民的切身利益。農(nóng)村土地確權(quán)檔案是落實(shí)黨和國(guó)家農(nóng)村土地承包法律法規(guī)的重要?dú)v史見證，是還原整個(gè)農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記工作的原始記錄，是調(diào)處農(nóng)村土地經(jīng)營(yíng)糾紛，依法維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益的原始依據(jù)；是鞏固和完善農(nóng)村基本經(jīng)營(yíng)制度，深化農(nóng)村土地改革，保障農(nóng)民財(cái)產(chǎn)權(quán)益進(jìn)行流轉(zhuǎn)、交易，充分調(diào)動(dòng)農(nóng)民經(jīng)營(yíng)土地的積極性，奪取新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大勝利的重要舉措。

2、農(nóng)村土地確權(quán)檔案的整理方法

農(nóng)村土地確權(quán)檔案分為綜合管理類、確權(quán)登記類，特殊載體類三種，做好每類確權(quán)檔案的收集、整理至關(guān)重要。整理內(nèi)容不同，整理流程各異。

2.1 綜合管理類檔案整理方法

農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證工作形成的綜合管理類文件材料，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）的要求以“件”為單位進(jìn)行整理，具體整理流程如下：1.確定“件”；2.裝訂；3.分保管期限；4.文件排列；5.文件編號(hào)；6.編制歸檔文件目錄；7.編制盒內(nèi)文件目錄；8.裝盒并填制盒脊、盒內(nèi)備考表；9.錄入管理軟件。

2.2 確權(quán)登記類檔案整理方法

農(nóng)戶承包地確權(quán)登記頒證檔案的整理流程如下：1.組卷。以戶為單位，將每戶所有材料集中在一起，組成一卷；2.排列；3.編號(hào)；4.編制卷內(nèi)文件目錄；5.填寫卷內(nèi)備考表；6.填寫案卷封面；7.檔案數(shù)字化；8.裝訂案卷；9.案卷排列；10.編制案卷號(hào)；11.編制案卷目錄；12.裝盒；13.錄入管理軟件；14.入庫(kù)。

2.3 特殊載體類檔案整理方法

2.3.1 照片檔案

在每項(xiàng)活動(dòng)的照片形成后，將照片存放在事先準(zhǔn)備好的“照片檔案冊(cè)”內(nèi)，照片的排列要保持工作活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系。對(duì)每張照片要寫出文字說明，其內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

2.3.2 電子檔案

電子檔案的整理按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/18894-2002）進(jìn)行。全市土地確權(quán)檔案電子文件備份，移動(dòng)硬盤一式四份。電子文件元數(shù)據(jù)和使用管理信息系統(tǒng)采集、儲(chǔ)存的專業(yè)數(shù)據(jù)及航空照片、遙感數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。

3、做好農(nóng)村土地確權(quán)檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

農(nóng)村土地確權(quán)檔案具有獨(dú)立性，是一種具有自身特點(diǎn)的專門檔案，這就要求建立單獨(dú)的全宗，設(shè)置檔案專柜，安排專人管理，在保證土地確權(quán)檔案安全完整的同時(shí)，方便查閱利用，真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

3.1 資料收集齊全完整是基礎(chǔ)

農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證形成的檔案資料點(diǎn)多面廣，來源廣泛，內(nèi)容豐富，載體多樣，數(shù)量眾多。為此，收集資料過程中務(wù)必保證齊全完整，真實(shí)可靠，這是檔案資料來源的第一步，是最基礎(chǔ)的工作，也是最重要的環(huán)節(jié)。在規(guī)范建檔階段，要提前介入，加強(qiáng)前端控制，從建檔源頭上規(guī)范要求。應(yīng)以《農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實(shí)施辦法》為依據(jù)，結(jié)合土地確權(quán)工作實(shí)際，將土地確權(quán)工作中形成的有保存利用價(jià)值的文件材料、聲像、實(shí)物等及時(shí)收集歸檔，做到不缺戶，不漏份，應(yīng)收盡收。具體做到“3+1”收集法。即市、鄉(xiāng)、村三級(jí)+測(cè)繪工作隊(duì)。市級(jí)負(fù)責(zé)確權(quán)方案，政策制定，檢查驗(yàn)收等檔案的收集整理；鄉(xiāng)級(jí)負(fù)責(zé)在土地確權(quán)過程中本級(jí)形成的過程文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各村方案，糾紛調(diào)處等檔案資料的收集整理。村級(jí)負(fù)責(zé)本村承包溯源、歷史文件、過程材料、糾紛調(diào)處、權(quán)源變動(dòng)等檔案資料的收集整理；測(cè)繪隊(duì)負(fù)責(zé)各村的確權(quán)方案、農(nóng)戶信息、地塊信息、確權(quán)過程資料的收集整理。確權(quán)檔案收集任務(wù)清楚、權(quán)責(zé)清晰、確保了檔案收集及時(shí)到位、齊全完整。

3.2 資料質(zhì)量符合要求是關(guān)鍵

嚴(yán)把檔案材料質(zhì)量關(guān)是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基本要求，也是關(guān)鍵所在。土地確權(quán)歸檔資料必須是原件，復(fù)印件、傳真件不得歸檔。文件材料要字跡工整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，圖樣清晰，容易辨別；所有歸檔的文件材料必須經(jīng)過嚴(yán)格審查，做到手續(xù)完備，簽字、蓋章，日期等必須齊全規(guī)范；一律用黑色水筆（中性筆）填寫，不得使用鉛筆，彩色筆或圓珠筆等易褪色工具；照片、聲像及其他非紙質(zhì)檔案要配以相應(yīng)的目錄和文字說明，并確保載體有效。

3.3 整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一是前提

檔案規(guī)范整理的目的是便于日后查閱利用的方便高效，更好地服務(wù)于民生。我市在收集整理土地確權(quán)檔案過程中，根據(jù)山西省《農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理細(xì)則》的規(guī)范流程，制定分類編號(hào)方案和歸檔流程，著力做好土地確權(quán)檔案綜合管理類、確權(quán)登記頒證類，糾紛調(diào)處類及特殊載體類整理。確權(quán)登記類中具體涉及農(nóng)戶的有關(guān)確權(quán)申請(qǐng)、身份信息、確認(rèn)權(quán)屬、實(shí)地勘界、界限表、登記和權(quán)證審核發(fā)放等文件材料，農(nóng)經(jīng)中心應(yīng)按“一戶一卷”整理歸檔。鄉(xiāng)村可根據(jù)實(shí)際情況“多戶一卷”。從案卷封面到卷內(nèi)文件目錄，頁(yè)碼編寫、裝訂及檔案盒尺寸等，都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一制定，確保內(nèi)容完整，歸檔齊全。

3.4 業(yè)務(wù)指導(dǎo)精準(zhǔn)到位是重點(diǎn)

檔案部門要根據(jù)本縣（市、區(qū)）土地確權(quán)工作進(jìn)展和實(shí)際情況，第一時(shí)間介入，全程參與指導(dǎo)。具體指導(dǎo)過程中，注重工作方法，創(chuàng)新指導(dǎo)途徑，優(yōu)化指導(dǎo)方案，切實(shí)將土地確權(quán)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作精準(zhǔn)到位。在成立工作隊(duì)伍，制定分類方案編號(hào)，熟練歸檔流程、明確歸檔質(zhì)量方面，先行確立試點(diǎn)，全程參與指導(dǎo)，強(qiáng)化實(shí)務(wù)操作，提供現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，以便發(fā)揮示范引導(dǎo)作用，以點(diǎn)帶面，整體推進(jìn)。

3.5 檔案保管集中統(tǒng)一是根本

土地確權(quán)檔案是一項(xiàng)很重要的民生檔案，牽涉到千家萬戶的根本利益。只有集中統(tǒng)一保管，才能保證檔案的安全完整，方便于日后查閱利用。所以，檔案形成部門要集中保存，強(qiáng)化管理，確保安全。我市的具體做法是市鄉(xiāng)兩級(jí)建立土地確權(quán)檔案室，村級(jí)設(shè)立土地確權(quán)檔案專柜。市鄉(xiāng)村三級(jí)均明確了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，分管責(zé)任，確定了具體承辦人和檔案收集管理人員，細(xì)化責(zé)任，將土地確權(quán)檔案的收集、整理和歸檔任務(wù)落到實(shí)處，整體部署，分級(jí)落實(shí)，做到“專室保管、專柜存放、專人管理、專業(yè)保護(hù)”，為確保檔案安全和利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。