對房地產企業檔案管理數字化的思考

文/朱歡頤 中華企業股份有限公司 上海 200002

當前數字技術在各個領域都得到了非常廣泛的應用，檔案管理領域也不例外，這使得房地產開發企業檔案管理數字化成為了一個重要的趨勢。不過目前很多房地產企業并沒有對于檔案管理數字化的發展趨勢有一個客觀的認識，在檔案管理數字化推進方面存在決心不足、動力不足的情況。加上檔案館管理數字化本身比較專業，房地產企業在此工作的開展方面并沒有相應的經驗積累，因此在開展這一工作的過程中難免會出現各種各樣的問題。本文希望能夠通過對房地產企業檔案管理數字化問題以及解決策略的探討，給房地產企業做好這一工作帶來有益的借鑒和啟示。

1、房地產企業檔案管理數字化的必要性

房地產企業檔案管理數字化簡單來說就是利用數字技術來改造傳統的檔案管理，實現檔案管理的數字化、信息化、網絡化。實踐證明，檔案管理數字化好處多多，對于房地產企業來說，需要清楚地認識到檔案管理數字化的必要性，并著力推進這一工作。

1.1 提升檔案管理效率

房地產企業檔案管理數字化將會極大地提升檔案管理工作效率，當前房地產企業檔案管理工作量很大，一個項目從科研到論證，從立項到申報，從建設到竣工，生成的檔案可以說數量驚人。手工檔案管理模式的效率很低，舉例來說，很多時候查找一些檔案，都耗費很多的時間，不能快速準確地找到所需要的檔案。而檔案管理數字化可以有效地解決上述問題，借助于數字技術，可以對于所有的檔案進行快速檢索，自動分類等，極大地提升檔案管理的工作效率以及準確性。

1.2 利于檔案的保存

房地產企業傳統的檔案保存形式以紙質為主，而紙質檔案不僅僅占地方，對于保存條件要求也高，需要防水、防潮、防蛀、防火等等，這增加了檔案管理成本。而在檔案管理方面深度應用數字技術之后，所有的檔案資料都可以轉化為數字信息進行存儲，這樣更有利于進行保存，以比較小的成本和空間來存儲大量的信息。

1.3 利于給其它工作提供支持

房地產企業很多工作的開展離不開檔案管理的大力支持，所以說檔案管理是一項基礎性的工作，其為房地產項目開發各項工作的開展提供重要的支持。在傳統的檔案管理模式下，因為這一工作比較低效，很難給其它工作的開展提供良好的支持，而在檔案管理數字化的情況下，可以及時給其它工作開展提供檔案資料，可以對于一些檔案資料進行縱向的、橫向的深度分析，從而給其它管理決策提供依據，提高決策的科學性以及準確率。

2、房地產企業檔案管理數字化存在的問題

從目前房地產企業檔案管理數字化的嘗試來看，這一工作目前存在的問題很多，本文將一些比較典型的問題進行闡述如下：

2.1 對于這一工作價值認識不夠

盡管目前檔案管理數字化被屢屢提及，也為越來越多的房地產企業經營管理者所了解，但從整體來看，目前房地產行業企業對于檔案管理數字化的意義以及價值了解的還不夠全面。房地產企業經營管理者把工作重心放在了檔案管理之外的其它工作層面，認為檔案管理數字化不會給企業的發展帶來實實在在的收益。因此在檔案管理數字化建設方面存在投入不足、動力不足等情況，而檔案管理數字化建設需要大量的投入，需要配備專業的人員，在沒有人力、物力支撐的情況下，這一工作的步伐必然遲緩。

2.2 缺少檔案管理數字化設施

房地產企業檔案管理數字化的重要基礎設施包括了軟件以及硬件兩個方面，從硬件來看，需要有數字存儲設備、掃描儀、高拍儀等，從軟件層面來看，則包括了檔案管理信息系統以及其它各類軟件等。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，完善的數字化設施是檔案管理數字化的必備條件，不過目前大部分的房地產企業在檔案管理數字化建設中，并沒有投入大量的資金來采購相關設施，這自然影響到檔案管理數字化的推進。

2.3 員工信息化素養不夠

檔案管理數字化專業性很強，對于工作人員的能力要求很高，可以說一直從事傳統檔案管理的員工，很少具備檔案管理數字化所要求的專業素養，這自然會影響到檔案管理數字化工作的開展。從目前房地產檔案管理工作人員的能力來看，欠缺信息化素養的問題非常突出，這就導致了檔案管理信息化的推進容易出現“力有不逮”的情況。檔案管理人員因為不具備信息化方面的素養，不具備檔案管理數字化崗位所要求的勝任力，因此做不好檔案管理數字化工作也就是情理之中的事情了。

2.4 信息安全問題突出

房地產企業檔案管理數字化嘗試中的一個突出問題就是信息安全防護不夠，不同于傳統的檔案管理模式，檔案管理數字化將會給檔案信息的安全帶來很大的挑戰。

3、房地產企業檔案管理數字化策略

房地產企業在檔案管理數字化建設方面任重而道遠，需要在正確認識、把握這一工作開展中存在的問題基礎之上，重點來做好以下幾個方面的工作，從而實現檔案管理數字化水平的提升。

3.1 客觀認識這一工作價值

房地產企業對于檔案管理數字化的重要價值需要有一個全面的把握，認識到檔案管理數字化會給企業的發展帶來的直接以及間接受益，這樣才會給予這一工作更多的重視，愿意在此工作開展中投入更多的人力物力，從而加快檔案管理數字化的建設步伐。房地產企業需要在意識到檔案管理數字化價值的前提下，提升這一工作的地位，并根據企業的實際情況，確定檔案管理數字化預算，增加這一方面的投入，盡快實現檔案管理的數字化。企業要組建檔案管理數字化建設小組，并指派專人負責，讓這一工作的開展有組織以及人力層面的支撐，推動檔案管理數字化建設的不斷前進。

3.2 配備專業的數字化設施

房地產企業需要分析檔案管理數字化建設所需要的各類設施，投入資金進行開發或者采購，例如購買檔案管理信息化系統，購買高拍儀、存儲設備等，從而給檔案管理數字化的建設提供良好的設備支持。不過房地產企業在檔案管理數字化設施采購方面一定要注意幾個因素，在采購軟件系統的時候，需要關注系統的穩定性、安全性，注意根據房地產企業檔案管理的特點進行信息系統的調整；在采購硬件設備的時候，需要注意設備經濟適應性、可靠性等。

3.3 提升檔案管理員工信息化素養

房地產企業對于檔案管理數字化的順利推進自然離不開一支具有良好信息化素養的檔案管理員工隊伍，針對目前房地產企業檔案管理人員在信息化素養方面的欠缺，關鍵就是要從專業人才引進以及信息化素養培訓兩個角度來著手，全面提升檔案管理人員的信息化素養，從而實現其勝任力的提升，推動檔案管理數字化建設步伐的不斷前進。房地產企業需要根據檔案管理數字化建設的需要，來引入一些專業的人才，引進的人才要有一定的檔案管理專業背景，同時在檔案管理數字化建設方面要有豐富的工作經驗。另外就是針對企業檔案管理人員信息化素養方面的欠缺，制定專題培訓方案，借助于培訓這一手段，來讓檔案管理人員的信息化素養得到提升，能夠更好地運用各種數字設備、檔案管理軟件等，提升檔案管理數字化水平。

3.4 注重信息安全問題

房地產企業在檔案管理數字化建設方面，一定要注意信息安全問題，做好對檔案信息的防護，避免出現信息泄露，給企業帶來危害。在檔案信息安全保護層面，需要從兩個方面著手，其一就是技術層面，房地產企業要建立網絡防火墻，應對各類計算機病毒的攻擊，要采用更加安全穩定的檔案管理信息系統等。其二就是管理層面，房地產企業需要圍繞檔案管理數字化信息風險點，制定完善的安全管理制度，讓檔案管理人員掌握一些計算機網絡安全知識，對于檔案信息的查詢、使用、修改權限進行明確界定，對于檔案管理人員的安全行為進行規范，從而最大程度上減少人的因素造成的檔案信息不安全。

結語：

檔案管理數字化對于房地產企業來說意義十分重大，因此房地產企業需要意識到檔案管理數字化的迫切性以及重要性，在這一工作的開展方面投入更多的精力，結合自身的實際情況，制定切實可行的檔案管理數字化策略，努力做好這一工作，從而充分發揮檔案管理數字化對于企業發展的支持作用。本文提到的幾點結論對于房地產企業來說，是檔案管理數字化建設中需要重點關注的內容，不過在開展這一工作的過程中僅僅做好本文所提到的幾點是不夠的，還需要圍繞企業自身檔案管理數字化建設中出現的一系列問題，制定切實有效的應對策略，推動檔案管理數字化水平的不斷提升。