淺析如何做好工程建設項目內部檔案管理

文/張桂 中國建筑西南設計研究院有限公司 四川成都 610042

工程項目的建設是地區發展和國家發展的重要事項，是國家發展的硬件基礎。伴隨我國經濟體制的不斷發展，基建項目也日益朝向規模化、大型化角度發展。各地政府加大了對基礎設施投入，新建和改制同步開展，展現出一片繁榮的景象。項目工程都在有條不紊地進行，體量巨大。因此，怎樣管理和使用好工程建設項目檔案成為當前建設單位管理的難題。

1、工程建設項目檔案

工程建設項目檔案是項目立項時便展開，涵蓋可行性研究、設計、招投標、質檢、設備采購、運行、竣工驗收的全過程管理進程在內的一項檔案工作。是通過文字、圖表、聲像等不同方式和載體進行記錄的工程歷史記錄。主要包括：基建類文件、監理類文件、施工類文件、竣工文件等。

項目檔案屬于一項有機載體，其特征主要包括：（1）成套性。其記載并反映了建設活動整個過程和相關的成果，并和總體基建程序、專業內容之間有效地銜接起來，產生了項目完整化、成套的整體；（2）專業性。不管是生產性工程建設檔案，還是國防性的檔案，其均屬于民用性質的工程，將技術活動真實記錄下來，由早期工程規劃到中期的決策、設計、施工，至最后的竣工、使用均會如實記錄。（3）現實性。其擁有強大的現實使用性，是對建筑工程設計質量、工程質量展開的全方位考核，亦是竣工驗收的重要依據。對于工程建設、使用、技術改造都提供了重要的依據。

2、如何加強工程建設項目檔案管理

2.1 充分認識工程建設項目檔案的重要性

由國家檔案局聯合其它部門發布《重大工程建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的一個重要部分，未經驗收或驗收不合格的項目，不予驗收通過。可見，項目檔案驗收是整個工程驗收的最后一道關口，由法律角度來講，其具有一票否決權，體現了項目檔案的重要性。

此外，項目檔案對于項目建成后的管理、維護、擴建、技術改造均發揮著關鍵作用。一旦存在檔案收集不齊備、整理存在不規范或保管不安全性，均將影響到項目效益的發揮。基于此，要求項目管理團隊能高度關注檔案工作[1]。

2.2 制定符合實際情況的檔案管理規章制度

第一，在組織領導方面應加大關注度。應根據項目本身的規模、特征和需要，合理地配備相關的檔案管理人員，或構建起工作人員網絡體系。

第二，全面增強工程項目檔案管理方面的制度建設，建立健全的工作制度，和滿足實際發展的管理機制。

第三，制定良好的崗位責任機制，建立合理、透明的獎懲機制，依據考核結果進行獎懲，以此形成規范。

第四，要求相關管理部門能根據項目的不同特征，制定合乎項目需求的檔案管理架構和程序，為推動工程建設項目檔案的良好管理作貢獻，達到“四個同步”，即：項目下達計劃任務和文件材料歸檔的同步；計劃進度的檢查和文件材料的積累同步；驗收、鑒定成果和相關的文件材料歸檔同步；項目總結和文件材料同步。以此保障項目檔案的工作的良好開展[2]。

2.3 對項目管理人員進行檔案知識業務培訓

第一，開展定期培訓。項目建設單位要求根據項目發展的情況，定期對相關人員展開檔案知識、業務能力的培訓。

第二，重視高層檔案管理意識培養。針對高層單獨開設相關管理課程，提出管理團隊管理意識，從而重視此項工作，由最初開展檔案管理工作便重視組織管理、歸檔范圍、整理規范和保管要求等多方面的要求，而不是直至檔案驗收才發現標準尚未整理完成，保管要求還不能達標，此時再去補救[3]。

第三，積極開展外出學習。建設單位應該積極對標行業標桿，向優秀單位學習，積極走出來，學習先進管理思想和技能。

2.4 掌握工程建設項目檔案收集的方法

工程建設項目檔案收集的完整性，整理的規范性，是工程質量和水平的綜合反應。因此，檔案的收集方法要求立足于全過程跟蹤和收集的原則，尤其是對于那些投資大、周期性長的項目，通常由于參建單位繁多，導致文件材料門類繁多，格式和表現形式各有不同，因此，將此項工作全部交予建設單位也是不現實的。

這就要求建設單位在和相關參建單位擬定合同和簽署協議過程中，明確要求檔案質量、數量、移交時間等重要信息。或在招標合同內專門設置一條檔案資料，詳細說明相關要求，包括材料的收集、整理、歸檔、移交要求和時間、處罰條款等。要求項目管理人員根據合同進行管理、驗收和鑒定，只有滿足存檔條件的，才進行手續移交。

2.5 定期開展資料整理檢查與監督

由于資源過于瑣碎，不僅不會產生直接的經濟效益，而且在繁忙的施工現場，工作人員通常將此項工作視為一種累贅，能不做的就盡量不做，實在要做的也是馬虎應付，導致一些重要的數據不能錄入其中，最終影響了資料的完整性和精準性。基于這個原因，要求項目管理人員定期組織人員召開檔案工作會議，強調資料的重要性，同時對收集的資料進行定期或不定期突擊檢查，展開資料評比，以此提高各方的重視。

同時，要求項目建設單位能對工程建設項目檔案展開統一的管理，有效地監督各參建單位，包括設計、施工、監理等的資料情況，進行合理的指導，保障項目檔案的工作和建設達到同步開展的目的。此外，定期組織參建單位、檔案管理人員召開檔案工作會議，讓他們匯報工作進度、實施精度，并對接下來的工作進行部署。

總結：

檔案工作作為一種文職工作，需要工作人員擁有細心、耐心和恒心去堅持，不懼困難，遇到問題能靈活地尋找各方幫助以解決，同時要求檔案管理者關注基礎管理工作，重視過程的挖掘，給予基層工作人員更多支持，幫助他們認真履責，全面做好收集、整理、保管方面的工作。總而言之，檔案管理工作是一項長期的、持續性的工作。要求我們由宣傳角度著手，讓各級人員明白其重要性，予以檔案工作者更多配合，讓工作項目建設檔案更加完整，發揮更大的作用。