高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理探析

徐代珍

摘? 要：近年來(lái)，高校普遍面臨著如何保存、利用學(xué)籍檔案的問(wèn)題，凸顯傳統(tǒng)管理學(xué)籍檔案模式的不足。在此背景下，要求高校積極構(gòu)建數(shù)字化學(xué)籍檔案管理平臺(tái)。該文主要論述了高校構(gòu)建數(shù)字化學(xué)籍檔案的意義與價(jià)值，剖析高校現(xiàn)有數(shù)字化學(xué)籍檔案尚存的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化學(xué)籍檔案? 重要性? 高校

中圖分類號(hào)：G27 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）11（b）-0091-02

高校教務(wù)管理是高校開(kāi)展相關(guān)工作的保障，學(xué)籍管理則是其中非常重要的組成部分。高校應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展全面推進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理，提高辦學(xué)層次，促進(jìn)教學(xué)改革，提高教學(xué)管理效率。近年來(lái)，高校辦學(xué)各方面均發(fā)生了翻天覆地的變化，我們應(yīng)該充分結(jié)合其發(fā)展趨勢(shì)以及高校學(xué)籍管理的要求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中，逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、數(shù)字化學(xué)籍管理。

1? 高校構(gòu)建數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的價(jià)值

學(xué)籍檔案是高校重要的館藏資源，其主要記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)等基本情況，其檔案具有較高的價(jià)值，同時(shí)還是高校檔案管理不可或缺的組成部分。伴隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，高校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，學(xué)籍檔案隨之增加，加劇其管理難度。眾所周知學(xué)籍管理具有自身的特殊性，具體體現(xiàn)在權(quán)威性、憑據(jù)性、原始性等方面，且在各領(lǐng)域中得到普遍應(yīng)用。比如企業(yè)用人單位需要以學(xué)籍檔案作為甄別學(xué)生學(xué)歷的依據(jù)等。此外，作為建設(shè)校友資源信息庫(kù)資料的主要來(lái)源，學(xué)籍檔案中的數(shù)據(jù)還是建設(shè)校友信息庫(kù)不可或缺的組成部分。學(xué)籍檔案中包含各類珍貴的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可作為研究校史、編輯出版年鑒、舉辦展覽、畫(huà)冊(cè)的重要素材。

原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案易受保存手段、時(shí)間等因素的影響，而出現(xiàn)松脆、結(jié)塊等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在都有可能導(dǎo)致學(xué)籍檔案失去其可用性。與此同時(shí)，人們?cè)诜喕蛘呃脤W(xué)籍檔案的過(guò)程中可能會(huì)損壞或者導(dǎo)致資料遺失的情況。實(shí)踐表明，如果過(guò)度使用學(xué)籍檔案，可能還會(huì)加速破損紙質(zhì)學(xué)籍檔案的程度。從高校檔案部門(mén)的層面分析，面對(duì)越來(lái)越多的學(xué)籍檔案，凸顯傳統(tǒng)管理方式的落后、簡(jiǎn)單，總之這已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)下對(duì)檔案管理發(fā)展的要求了，凸顯實(shí)際保存與利用學(xué)籍檔案的矛盾。

基于此，當(dāng)務(wù)之急是積極構(gòu)建一體化、數(shù)字化紙質(zhì)學(xué)籍檔案的管理與應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，從而有效解決保存與利用學(xué)籍檔案的矛盾，保護(hù)珍貴的檔案原件。那么什么是數(shù)字化學(xué)籍管理檔案呢？顧名思義指的是依托數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段，以數(shù)字化的方式將紙質(zhì)學(xué)籍檔案資源輸入計(jì)算機(jī)程序之中，提高收集館藏資源及整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、展示學(xué)籍檔案資源的效率。

2? 數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的價(jià)值

2.1 實(shí)現(xiàn)高效化學(xué)籍管理

毋庸置疑學(xué)生學(xué)籍檔案管理包含各種有價(jià)值的信息。特別是近年來(lái)，我國(guó)加大力度普及發(fā)展高等教育，越來(lái)越多的人有機(jī)會(huì)接受高等教育。隨著高校學(xué)生人數(shù)的增加，其所形成的學(xué)籍檔案的信息數(shù)量越多。因此，相關(guān)部門(mén)開(kāi)始關(guān)注學(xué)籍管理工作。而引入數(shù)字化學(xué)籍管理，可充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化工作，提高工作管理效率。

2.2 豐富學(xué)籍管理信息

學(xué)籍檔案記錄著每一個(gè)學(xué)生在校期間的各種信息。但是現(xiàn)有學(xué)籍管理普遍采取分開(kāi)存放各種學(xué)籍信息的做法，而非統(tǒng)一管理。簡(jiǎn)而言之，即采取分割管理信息的方法，不利于人們快速地獲取全面的信息。假設(shè)各個(gè)部門(mén)的人能夠分別將學(xué)生信息統(tǒng)一錄入并存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，即實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存放，就可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一呈現(xiàn)學(xué)生的各種學(xué)籍信息，完善數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍信息。

3? 高校在推進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理中尚存的問(wèn)題

3.1 數(shù)字化程度偏低

雖說(shuō)很多高校已經(jīng)充分意識(shí)到數(shù)字化學(xué)籍管理的重要性了，但是其運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及使用數(shù)據(jù)庫(kù)的情況尚不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。一直以來(lái)，學(xué)校都是由人工完成學(xué)籍管理工作，其工作量十分大。此外，由人工管理還存在諸多不可控的因素，不利于規(guī)范學(xué)籍管理工作，影響管理效率。此外，很多高校存在嚴(yán)重的“重硬輕軟”的情況，尚未能充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)構(gòu)建合理的信息化軟件環(huán)境，不能充分運(yùn)用硬件系統(tǒng)，充分發(fā)揮其先進(jìn)性。

3.2 現(xiàn)有學(xué)籍管理系統(tǒng)與高校實(shí)際學(xué)籍管理工作尚存較大差距

很多高校自行開(kāi)發(fā)或者與其他企業(yè)合作開(kāi)發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)，一定程度上推動(dòng)了學(xué)校數(shù)字化學(xué)籍管理工作，并從中積累經(jīng)驗(yàn)。但是由于其所開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)尚不具備完善的功能，適應(yīng)性不足，不能充分滿足學(xué)籍管理的需要。

3.3 有待提高學(xué)籍管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平

高校現(xiàn)有學(xué)籍管理工作人員普遍僅熟悉自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)知識(shí)，但是并不具備豐富的計(jì)算機(jī)技術(shù)。基于數(shù)字化學(xué)籍管理工作的需要，當(dāng)務(wù)之急是培養(yǎng)復(fù)合型人才，即同時(shí)具備豐富的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)與學(xué)籍管理業(yè)務(wù)知識(shí)的人才。

4? 實(shí)施數(shù)字化學(xué)籍管理的策略

4.1 結(jié)合學(xué)籍管理的需要，建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，提高電子文件歸檔效率

建設(shè)數(shù)字化學(xué)籍檔案基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化學(xué)籍管理的基本切入點(diǎn)。比如開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件、配備刻錄機(jī)、掃描儀及相應(yīng)的服務(wù)器等，建立電子文件歸檔應(yīng)用系統(tǒng)、學(xué)籍檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，各職能部門(mén)應(yīng)積極引入或運(yùn)用數(shù)字化檔案資源。在此基礎(chǔ)上，還需要做好與檔案有關(guān)的基礎(chǔ)性工作。比如歸檔、收集、管理等方面的工作。這要求檔案部門(mén)立足該校實(shí)際情況，在嚴(yán)格遵守《電子公文歸檔管理暫行辦法》的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的電子文件收集管理制度，從而實(shí)現(xiàn)依章辦事。負(fù)責(zé)人應(yīng)明確具體歸檔范圍、要求，認(rèn)真履行職責(zé)，做好電子文件的歸檔工作。確保電子文件的有效性、完整性與真實(shí)性。日常工作中應(yīng)該重視信息資料的收集，具體可從多角度、多方面收集資料，豐富學(xué)籍檔案信息，高效利用互聯(lián)網(wǎng)共享檔案資源。

4.2 嚴(yán)格制定電子檔案工作規(guī)章制度，嚴(yán)格把好安全關(guān)

學(xué)籍檔案記錄著學(xué)生在校期間的諸多資料，其資料信息甚至?xí)绊懙綄W(xué)生日后的成長(zhǎng)與發(fā)展，其重要性不言而喻。2007年，溫家寶在《政府工作報(bào)告》中再三強(qiáng)調(diào)做好文化遺產(chǎn)、自然遺產(chǎn)以及檔案工作的重要性。這充分說(shuō)明了我們國(guó)家高度重視檔案保護(hù)工作。基于此，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分響應(yīng)相關(guān)部門(mén)的工作，結(jié)合現(xiàn)有《電子文件管理規(guī)范》等制度、管理辦法，在嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，有序推進(jìn)數(shù)字化電子檔案管理。由于檔案管理的特殊性，其各環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)信息被更新、導(dǎo)致信息丟失的情況。基于此，要求檔案工作人員保持高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度，做好學(xué)籍管理，保障其安全性。這也是推進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍管理的重中之中。檔案工作人員要保持高度的責(zé)任感，認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案信息的保密工作，加大審查力度，避免泄露信息的情況。

4.3 重視人才培養(yǎng)

數(shù)字化學(xué)籍管理離不開(kāi)相關(guān)專業(yè)的人才。人才決定著高校能否順利開(kāi)發(fā)、利用學(xué)籍檔案資源。基于此，應(yīng)該加大對(duì)相關(guān)工作人員的培養(yǎng)與教育工作，讓人員確實(shí)掌握與數(shù)字化檔案有關(guān)的理論、技能。平時(shí)可通過(guò)舉辦各類計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)培訓(xùn)班，提高人員實(shí)際運(yùn)用檔案系統(tǒng)軟件、操作計(jì)算機(jī)的能力，培養(yǎng)復(fù)合型人才。此外，還應(yīng)該積極引入優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)專業(yè)、軟件專業(yè)人才，充實(shí)人才隊(duì)伍。學(xué)籍檔案人員應(yīng)該重視新理論的學(xué)習(xí)與研究，契合本崗位的工作需要，有針對(duì)性地進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握專業(yè)技能，重視數(shù)字化學(xué)習(xí)，為高校推進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

5? 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化學(xué)籍檔案管理涉及到學(xué)籍檔案工作的各個(gè)方面，具有一定復(fù)雜性。因此要求高校學(xué)籍檔案工作者乃至各職能部門(mén)充分發(fā)揮職能作用，加大配合力度，統(tǒng)籌合作，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，推進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍管理。實(shí)施數(shù)字化學(xué)籍管理具有重要的意義，這是相關(guān)部門(mén)高效利用、共享學(xué)籍檔案管理資源的關(guān)鍵，同時(shí)有利于提高數(shù)字化學(xué)籍管理的水平。

參考文獻(xiàn)

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