基于互聯網技術的檔案信息現代化管理

張冰

摘? ?要：基于互聯網技術的檔案信息現代化管理要強化檔案信息化基礎設施建設，建立穩定的數據庫，實現檔案信息數據化管理;要搭建檔案網絡管理平臺，提高信息化水平;要建立科學檔案網絡安全體系，提高管理人員的綜合素質，促進檔案事業發展。

關鍵詞：檔案管理? 檔案信息? 現代化管理? 互聯網技術

中圖分類號：TP311? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）09（c）-0179-02

檔案信息化是運用信息技術提高檔案工作現代化水平，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。互聯網技術為檔案信息現代化管理指明了方向，檔案管理人員應樹立“互聯網+”思維觀念，將互聯網技術有機融合到檔案信息管理工作中，構建基于互聯網技術的檔案信息現代化管理模式，借助互聯網技術的應用推動檔案信息現代化管理建設，促進檔案事業的發展。

1? 強化檔案信息化基礎設施建設

只有做好基礎設施建設，才能夠為檔案信息化現代化管理提供重要的保障。

在檔案信息化建設過程中，為保證順利開展各項工作，需要做好并強化基礎設施建設。利用互聯網技術實現檔案信息化建設目標，必須完善計算機硬件設備、軟件設備、各類輔助設備以及基礎網絡（內網、政務網和外網要實行物理隔離，明確職責，相互獨立運行）等相關配套設施，同時還要做好其他方面基礎設施建設，為檔案信息化現代化管理提供重要保障。根據當前檔案信息管理的發展需要，需要加大資金投入，配備檔案信息系統管理系統軟件和應用軟件、光盤刻錄機、掃描儀等相應的信息設備，實現檔案流水化采集、網上檔案查閱、檔案業務處理、基礎信息維護、查詢處理和統計分析的數字化管理，確保檔案信息管理基礎工作的順利開展。

在醫院檔案管理系統中要建立信息處理中心，配備先進的子系統，開發新系統軟件，滿足醫院檔案管理信息現代化化建設需求，實現醫院檔案管理子系統之間的對接，采用計算機進行檔案與文件的收集、分類、整理、存儲與查閱等管理，提高醫院檔案自動化管理水平。

2? 建立穩定的數據庫，實現檔案信息數據化管理

2.1 建立穩定的數據庫

應用互聯網技術保存檔案信息時全部應用數字的形式，即數據信息，依靠計算機網絡進行傳輸，實現檔案信息的即時傳播與發布。要使檔案信息管理數字化，必須建立數據庫。這要求各相應單位應重視數據庫的建立，保證數據庫的穩定性。數據庫在符合網絡傳輸標準的基礎上，還應便于檔案管理人員使用與閱讀，能隨時檢索檔案信息。在建立數據庫時，應使用先進的管理軟件，增加使用期限，降低更換頻率。目前計算機網絡技術已經得到廣泛應用，有效提高了檔案信息管理的工作效率，但是存在一定的安全問題，所以在建立數據庫時應注意維護系統檔案數據，避免建立檔案庫造成數據丟失，促進檔案信息管理工作的順利推進。

2.2 實現檔案信息數據化管理

檔案信息內容數據化。利用互聯網技術進行檔案信息管理，強調信息的挖掘利用及快速流通，全面數據化檔案內容，實現全內容的無縫檢索，實現檔案內容數據化，即將檔案內容變成可檢索的電子數據，不但要實現文字內容全文識別和全文索引，還要將多媒體數據實現無障礙的內容檢索。

檔案保管數據化。人工智能、物聯網技術的發展使得檔案管理日益自動化數據化。視頻監控系統、溫濕度自動監控系統、電子標簽系統等新興技術逐步引入檔案管理中，在建設過程中要注意數據的累積和整合，擴充檔案原始大數據積累，研究更好的檔案保管模式。

檔案利用的數據化。檔案管理部門在推行網上服務、遠程服務和自助服務之后，能精準記錄檔案利用者各種利用行為數據，這些海量積累的數據能讓檔案管理部門研究開發出更好的檔案服務模式，促進檔案服務質量的不斷提升。

3? 搭建檔案網絡管理平臺，提高信息化水平

搭建檔案網絡管理平臺，提高檔案管理的信息化水平是實現檔案信息現代化管理創新的重要舉措。檔案管理部門可利用互聯網技術建立專門的檔案管理網站向社會公開檔案信息，為社會公眾提供更多更豐富的檔案信息，實現資源的高度共享。一是建立專門的檔案信息加工系統，做好檔案資料的搜索與整理，通過錄入、修改、刪除、制作數據表格等工作的開展，為檔案信息網絡查詢奠定基礎，信息加工系統的建立與完善至關重要。二是做好檔案信息的存儲和共享。檔案信息種類多、內容繁雜，管理困難，要按照價值不同進行系統分類存儲，便于檢索、整理、打印與共享。三是建立健全檔案資源信息網絡查詢系統，必要時開發與設計科學的查詢軟件確保查詢方式的高效和查詢內容的準確完整性。

4? 建立科學檔案網絡安全體系

檔案信息資源安全性是檔案信息現代化管理的關鍵，網絡技術可為人們提供海量的檔案信息，尤其基于互聯網技術的檔案信息安全問題尤為突出。因此，必須重視并建立健全檔案網絡安全體系，確保檔案信息資源的安全存儲和安全使用。

一是必須重視檔案信息資源安全，嚴格遵守檔案信息資源使用制度和操作規程，不斷強化各個環節的監管責任。其次，要明確檔案信息資源使用原則，建立一套完整的等級使用制度，根據檔案信息資源的保密等級分類管理;對于不能公諸于眾的檔案資料進行加密處理，運用現代化技術規定檔案信息訪問權限和查閱權限，同時限制查閱范圍。對于一些級別較高的檔案信息，盡量設置“申請驗證”“密碼填寫”等使用程序，確保檔案安全高效共享。再次，必須備份檔案信息數據，加強電子檔案的維護和檢測，保障檔案安全。最后，應定期不定期組織開展安全檢查，測試和維護系統，及時發現各種安全隱患，提高檔案信息的安全性。一旦監測到試圖篡改數據的行為系統會實時報警，管理員可在第一時間檢查處理，安全存儲和使用檔案信息資源。

5? 提高管理人員的綜合素質

5.1 提高專業知識素養

檔案信息管理需要專業知識與技能優良人才，只有熟悉理論知識，具有良好的業務管理能力，才能促進檔案事業的快速發展。基于互聯網技術的檔案信息管理對管理人員提出了更高的素質要求，需要通過不斷優化檔案管理隊伍人才結構，轉變檔案管理人員的理念，通過教育培訓使之掌握應用信息管理、網絡和計算機技術的基本技能，不斷提升檔案管理能力，增強責任感，不斷提升管理人員的綜合素養，為醫院檔案信息現代化管理提供人才支持，確保檔案管理工作的有序開展。

5.2 重人重崗重責

檔案信息管理需要極其認真負責的人擔任該職責，各相關部門最好能安排熟悉和認真對待檔案信息管理工作、避免人員頻繁流動造成檔案泄密現象出現的在職人員從事檔案管信息管理工作。

隨著基于互聯網技術的大數據技術、云計算在各個領域的廣泛應用，為檔案信息現代化管理提供了全新思路。檔案管理部門要抓住發展契機，形成互聯網思維模式，以互聯網技術為途徑高效整合各類檔案信息資源，加強檔案資源信息化建設，構建科學化的檔案管理網絡體系，提高檔案管理人員素養，促使檔案管理向現代化信息化方向發展。

參考文獻

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