發展電子政務創新機關檔案管理

摘 要：電子政務平臺是一種新型的機關電子政務管理系統，通過政務管理系統可以實現對政務活動的管理，機關公文是電子政務平臺之上的重要內容，通過電子政務平臺可以創建新穎的文件形式。在實踐中，需要從理論上對電子政務平臺的新發展有所認識，還需要投入更多的精力進行求實創新。

關鍵詞：電子文件；政務平臺；檔案管理

1 機關文件管理和電子政務

電子政務平臺可以包括很多方面的內容，有利于辦公實現專業化和自動化，有利于部門之間的信息流動更加多元化和專業化，普通的部門之間可以通過信息流動實現電子數據等信息的統計工作。電子政務平臺并不是簡單的政務上網那么簡單，通過電子政務的手段對信息實現重組和再造，可以實現平臺之間的高效溝通，讓電子服務功能獲得升級。

機關在辦公過程中會形成種類各異的文件，有的是電子文件、有的是電子表格，有的是圖形或者掃描的電子文檔，很多文檔都需要重新進行分類才能進入電子政務平臺，通過電子政務平臺實現的功能之一就是文檔的分類存儲和安全控制，同時大多數電子政務平臺都具備文檔在線查看功能，可以進行文檔的協作編制。

2 電子政務平臺對機關公文管理的支持

通過電子政務平臺提高政務工作的效率已經成為各級機關的普遍做法，實際上電子政務的平臺推廣也受到各級機關的重視，但是還是會碰到很多問題，例如紙質文檔保管十分困難，海量的信息無法實現電子化，文件的檢索也是一個需要研究的問題，一些平臺由于設計的不合理，在平臺內實現檢索功能有困難。另一個問題是網絡內容的歸類問題，一些部門之間的文檔無法實現歸類。

3 機關政務平臺需要注意的問題

3.1 文件管理不能滯后

電子政務平臺在平臺搭建的初期往往會投入巨大的人力物力，但是業務應用的速度卻非常有限，因為機關檔案的管理工作存在不合理之處，業務應用的范圍和限度是不夠合理的。機關檔案室如果單獨承接檔案管理工作很難滿足大多數辦公人員的需求。很多機關強調固定資產的管理，但是建立固定資產的文件庫之后，只是在短時間內采購各類設備，缺少專業人員的維護，在后期的更新階段也缺少原件，這些問題都導致了電子文檔管理的低效率。

3.2 文件標準需要及時制定

我國的政務平臺種類繁多，但是標準化的建設卻比較滯后，很多地方在建立了文件管理的規范化實施方案之后，電子政務平臺的建設卻選用了其他的方案或方法，如果僅僅是根據分工進行軟件設計和安排，將會存在標準不統一的問題，如果長久存在利用方面的問題，將會導致標準設置上存在利用效率和科學性的限制，導致文檔缺失等風險的出現。

3.3 需要注意文件管理的風險問題

文件的管理模式需要創新，但是同時更需要關注文檔的安全性問題，很多地方進行電子化只是簡單地進行電子化的文檔羅列，很多文件真實性和安全性會受到不確定的威脅。網絡泄密事件如果發生可能造成巨大安全問題，很多政府的管理效率和公眾形象正是由于公文管理安全意識的缺失造成的。很多機關的電子政務平臺都需要對文檔的安全進行分類，很多文件系統不具備文件的保管功能，這些突出的問題需要及時得到解決。如果文件管理的規范化問題無法得到解決，不能及時的對辦公系統的同步操作問題進行解決，很多重要的文件會出現遺失或者保管不善的問題，在利用和開發文檔的問題方面，需要不斷進行創新，這樣才能解決文檔管理方面的隱患。

4 建立完善的機關文檔管理體系

現今的階段是電子政務平臺的全面普及階段，很多機關都需要電子政務平臺來及時把政府的決策工作和服務工作向社會進行公開，政府的工作程序和工作方式都可以通過電子政務平臺系統向社會公眾進行公布。可以嘗試在國家層面建立統一的電子政務標準，我國應當嘗試一種可行的標準，統一技術上的口徑，在細節上和內容上都做到一致，為機關公文的標準化提供一個規范，推動電子政務平臺的發展，創新機關電子政務平臺的管理，需要注意以下幾點。

4.1 明確電子政務平臺的定位

首先我們必須認識到電子政務平臺不是電子化辦公平臺，設置的目的是為了實現電子文件的存儲和利用的長久化，檔案文件管理的目標是為了讓電子文件可以長久被利用和保存。有的文件是暫時性存儲的，有的文件為了信息公開，需要進行多次備份。電子文件的管理都需要遵守一定的規則，考慮到電子平臺信息化程度的不同，需要考慮各種平臺信息化的不同目的，遵守一定的原則，考慮到各平臺各要素的功能，實現資源利用方面的優勢，為了使得電子文件管理實現高效和最優。

4.2 明確電子政務平臺的規劃

我國的電子政務平臺可用的管理方法并不多見，很多地方為了制定適合的電子文件管理標準，借鑒電子文件的管理經驗，在政府機關進行了電子政務平臺的統一規劃，制定了一些統一的標準，采用國際標準可以減少勞動方面的重復性，加快電子文件平臺的傳送流程，電子文件管理有一定的標準，各地的電子政務平臺都需要盡量的遵照標準設計。

4.3 完善數據庫

數據庫建設是平臺搭建的關鍵，也是平臺設計和標準化工作的重點，各級政府之間的平臺不能是封閉的閉環，需要實現各部門之間對封閉的信息的智能化處理，為了文檔的保密和信息化處理，需要有關人員在資源共享方面進行嘗試。在資源的更新和維護方面，各級平臺設計的時候需要注意互相之間留存接口，在文件的基礎上實現信息化和智能化。

5 結語

電子政務平臺是一種新型的政務處理平臺，各級機關和組織需要根據政務平臺的設計進行公文歸類和檢索方面的學習，以求提升工作效率，確保公文管理的安全和高效

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作者簡介

段文娟（1983-），女，漢族，湖南冷水江人，本科，助理館員，從事檔案管理工作和人事工作。