關于事業單位檔案管理工作優化路徑的認識

任枝梅

摘 要：對于事業單位而言，在其管理的人員檔案中，涵蓋了單位員工的基本情況、工作內容等關鍵信息，如果該項工作開展不力，容易對事業單位各項工作帶來一定損失，所以需要切實重視、不斷改進。但是從工作現狀來看，在很多事業單位的檔案管理上仍不夠完善，本文在系統分析相關問題的基礎上，有針對性地就改變傳統檔案工作理念、采用現代化技術、進行人員培訓、打造檔案管理人才隊伍等方面提出策略建議，力圖為改進事業單位檔案工作發揮一定作用。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化路徑

近年來，由于經濟發展以及技術引進，各項工作的信息化水平都有了顯著改善，對于事業單位所開展的檔案管理工作來說，也由此出現了很大提高。但隨著采用新的工作方式，對于既有模式也形成了一定沖擊。這就需要事業單位檔案管理方面的部門以及人員根據時代的發展、技術的進步，貫徹先進的工作理念、工作方法，充分拓展服務范圍，力爭取得更大的工作成績和社會效益。

1 改進事業單位檔案管理工作的含義

1.1 檔案工作是其他各項工作的重要基礎

形成詳盡、完備的檔案資料，是在開展一項工作過程中的基礎環節，檔案資料的管理、開發程度充分影響著事業單位各項工作的推進。優秀的檔案管理可以讓相對零散的檔案資料更為集中化，讓相對分散的信息結構達成系統化，讓相對模糊的制度做到清晰化。考核檔案管理工作的重要標準，不僅是看所收集到的檔案資料齊全程度，還要看具有怎樣的參照、使用價值，只有可以助力于各項工作的推進，為后續工作環節形成支持，才算是優秀的檔案管理。另外在工作崗位的人員配置方面，也需要參考單位的人員檔案，研究適宜的使用方案。

1.2 事業單位檔案管理有助于保障提升工作效果

在事業單位檔案中涉及很多科技文獻資料，這些資料對事業單位工作開展有著較大的參考價值。如：此前相關工作開展過程中的工作方法、管理方式以及數據信息等。在開展管理工作時，可以對這些內容進行開放，同時充分開發好這些表格、數據、圖示，以便對事業單位其他部門工作開展提供支持，促進工作效果提升。

1.3 有助于各單位分工合作

在事業單位開展的很多項目方面，需要不同地區、不同部門協調合作。諸如一些文化教育資金、衛生設施投入等方面，都需要根據相關規定分工合作。例如在事業單位開展基層扶貧工作過程中，無論是在道路建設、農業基礎設施改造方面，還是在對農戶進行農業補助等方面，都收集、研究以往相關檔案，了解基本情況，從而更好地協調開展工作。

2 事業單位檔案管理的現狀以及問題

2.1 缺乏對該項工作的充分重視

由于檔案管理領域難以形成顯著的工作成績和經濟效益，一些事業單位在思想上缺乏透徹認識，無論管理措施還是資金投入都不到位，在對檔案所做的管理方面，還局限在簡單片面地進行信息輸入、保存等內容上，缺乏系統性地整理，遑論開發利用。在人員配備方面通常數量少、調整頻繁，而且業務分工不合理，這樣就會出現檔案資料的搜集整理不力的情況。

2.2 缺乏高水平的專業管理人才

檔案管理人員的能力狀況決定了該項工作開展的效率以及質量，由于一些事業單位缺乏具有專業能力的相關人員，造成基本檔案、資料出現一些收集、整理不規范的問題，不僅容易造成檔案資料保管不力，也影響了檔案的使用和分析研究。

2.3 缺乏先進的檔案管理設備

很多事業單位尤其是基層的檔案管理部門仍然沿用以往紙質檔案記錄、手工檢索等工作方法，沒有按照信息化時代的技術要求開展工作，也就難以將大量的工作形成檔案資料。即使在貫徹信息技術，其用于檔案管理中也會出現操作環節復雜的問題，影響檔案管理提升的效率。

3 優化事業單位檔案管理路徑的策略

3.1 加大相關資源投入

在信息時代背景下，以往傳統陳舊的檔案管理方式難以適應新的工作需要，必須借助于先進工作理念以及信息化檔案管理開展工作。需要采用一些更先進、更現代化的信息化設備開展檔案管理。讓該項工作做到信息化、科技化，可以探索建立網絡信息的開發服務平臺，例如檔案管理崗位的工作人員可開發一個檔案資料資源網，將一些不涉秘的檔案信息傳輸到該網站，有業務需要的部門和人員可以進行查閱、瀏覽，另外檔案管理工作要高度重視信息安全，防止檔案信息被盜用。這些先進設備的購買以及創造良好的工作環境都需要政府部門充分重視、綜合協調，確保檔案管理工作有資金、有資源。

3.2 健全檔案管理各項機制

通過有效健全檔案工作中的各項管理機制，可以充分保證檔案管理工作有序地開展。相關機制包括檔案歸檔方面的規定、檔案使用方面的規定、工作人員考核獎懲機制、檔案涉密內容保護機制等。在檔案管理機制的打造方面，可以實行專崗專職，形成管理體系，保障檔案管理工作做到多層次運行。在一些具有普遍性的操作規范方面，諸如電子信息文檔的調用、查看程序、權限等，都需要充分進行制度化、標準化，在檔案管理的具體工作中，應嚴格根據相關規范進行操作。同時需要對于檔案管理崗位的有關工作人員進行各項規范的全面培訓，讓其了解通過制度化、精細化才能確保工作開展符合規范標準，減少工作中的差錯。也可以借鑒國際經驗和學習其他相關單位的管理措施，不斷改進檔案管理機制。

3.3 更新工作觀念

進行檔案管理工作創新的目標是形成更多有價值的檔案資料以及信息資源，通過檔案工作形成充分的科學化、規范化、現代化，為經濟決策和其他工作的開展提供高質量、高水平的信息資源服務。首先要做到思想意識方面的觀念創新。很多工作難以推進，其原因在于人們缺乏進行變革的強烈意識，沒有進行創新的工作動力。所以檔案管理部門的工作人員，必須具備現代化的管理理念，采用先進的工作方法；其次是突破對于檔案管理工作的狹窄觀念，通過檔案管理了解信息開發，可以形成非常充沛的社會效益以及經濟效益，為推動經濟社會發揮更大作用。

3.4 培養優秀的檔案管理工作人員

檔案管理具有很強的技術性、系統性，特別是隨著社會變遷，涉及的檔案管理內容愈益廣泛，對于檔案管理崗位的工作人員在素質以及能力方面都形成了更高的要求。因此，事業單位一方面需要做好專業人才引進工作，通過給予相對優厚的待遇，吸引具有較高專業知識、專業技能、高學歷、高素質的人才。另一方面也要著力進行檔案人才培養，不斷開展工作技能培訓。在激發檔案人才工作熱情方面，一方面要培養其對于工作的責任感，使其做到遵守相關制度、做好相關工作、保守資料秘密；另一方面需要開展人性化管理，幫助改善工作環境、各項待遇，讓其熱情地投入工作。

4 結語

綜上所述，開展好事業單位各項檔案管理工作，具有非常重要的意義，不僅涉及對單位人員的培養、考核，而且對于其他工作部門也有著直接的影響。但是以往的檔案管理模式有著一定的缺失，所以需要充分重視、大力投入，開展軟、硬件配套設施的建設，借助于檔案的信息化建設等措施，打造更為完備的事業人員檔案數據庫。另外要通過改進工作人員的工作態度以及業務能力，不斷增強檔案管理效果，有效發揮檔案管理工作應有的功能和作用。

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