淺談我國計劃生育檔案管理的發展與對策

摘 要：實現計劃生育是我國的一項基本國策，事關億萬家庭的幸福安康。1980年，黨中央發表了《關于控制我國人口增長問題致全體共產黨、共青團員的公開信》，提倡一對夫婦生育一個孩子。1982年，計劃生育被確定為基本國策。40年來，我國不斷完善計劃生育政策，走出了一條中國特色統籌解決人口問題的道路。2016年，中共中央國務院決定實施全面兩孩政策，計劃生育工作變的越來越重要。計劃生育檔案管理作為計劃生育工作中的一個重要組成部分，對計劃生育工作的效率和質量起著關鍵性的作用。但是，隨社會的發展及目前受各種因素的影響，計劃生育檔案管理仍然存在諸多問題，其發展狀況不容樂觀。因此，本文通過對計劃生育檔案管理的發展及存在的問題進行分析與研究，針對這些問題提出解決對策。希望能給相關管理人員一定的啟發，進而提高計劃生育檔案管理水平。

關鍵詞：計劃生育檔案管理；發展；問題；解決對策

1 計劃生育檔案的概述

計劃生育檔案亦可稱為計生檔案，該檔案以育齡婦女（一般規定15—49歲）為主，記錄著該育齡婦女和其丈夫的婚育情況，子女情況、本人避孕節育情況、領證情況、孕前管理等等。該檔案的建立目的，是為了快捷、準確地為育齡婦女提供計劃生育優質服務，為基層開展計劃生育科學管理與優質服務提供信息保證。

2 我國計劃生育檔案管理的發展歷程

2.1 建立階段

1981年3月6日，國家計劃生育委員會設立。隨后，全國計生工作體系一直建立到省、市、縣、鄉、村（社區），基層管理人員利用一切能夠利用的條件，開展起計劃生育工作，她們用自己僅有的文化，每天都隨身攜帶筆記本，收集育齡婦女計劃生育的各種信息、整理資料、上報匯總。到八十年代末，計生檔案以育齡婦女信息卡為主，以育齡婦女的生育類型分類、編制索引，整理歸檔，并不斷完善變更，為基層開展計劃生育服務提供了可靠的保證。

2.2 完善階段

經過十幾年的努力和不斷摸索，到90年代，計生檔案在育齡婦女信息卡的基礎上不斷完善，計生檔案也逐漸走向正規，檔案以“兩卡”（育齡婦女信息卡、戶成員信息卡）為主，并增加了“十簿”和“村級月報告單”等簿卡的使用，各鄉鎮、村有了計生檔案室，建立了檔案管理制度，計生干部負責計生檔案的收集、整理、保管、查閱、使用等。

2.3 規范階段

2002年9月1日，《人口與計劃生育法》正式頒布，為了使計生檔案能更好的為計生工作服務，各省實現”數據大集中”。 2007年，計生檔案信息數據匯入育齡婦女信息數據庫，從而實現省--市--縣--鄉逐級對人口信息動態實時監控，進一步提高數據的準確性、真實性、安全性。各鄉鎮、村都成立了計生辦公室，有了專門的計生檔案管理人員，負責人口數據庫檔案信息的登記、變更、查詢、反饋及上報工作。

2.4 電子化時代

現階段，隨著計劃生育檔案管理的不斷完善，計劃生育檔案管理系統由單一的育齡婦女計生檔案發展為全員人口信息管理系統，系統中包含了全員人口的計生信息外，還增填健康信息、孕前管理、獎勵扶助的等諸多內容，并完善了管理服務一體化，各類證件實現了網上登記、網絡辦理，并實現計生數據與公安、婦幼、衛生等系統的互通，在全國實行了區域協作，逐步實現計生檔案的資源共享。

3 我國計劃生育檔案管理的現狀及存在的問題

1）計劃生育檔案管理人員素質不高、職責不明。第一、從事計劃生育檔案管理工作的人員有一部分人為兼職，由于未經過系統的檔案管理專業知識培訓與學習，從而缺乏檔案管理專業知識，影響計劃生育檔案管理工作的進一步發展。第二、計劃生育檔案管理人員流動性大、崗位責任不明確，檔案管理人員在工作中容易出現敷衍了事、馬虎不仔細、糊弄應付的現象。

2）計劃生育檔案管理制度不完善。計生檔案制度的不完善，直接導致計劃生育檔案管理混亂、不規范等現象時有發生，主要表現在以下幾個方面：第一、計劃生育檔案查閱管理制度不完善，查閱記錄不清、不登記。第二，計劃生育檔案保密制度缺乏完整性。第三，計劃生育檔案收集保護制度不健全。計生檔案不僅要及時變更全員人口信息管理系統，還要整理統計報表、報告單及十簿等紙質檔案。由于制度不完善，基層以下現象時有發生，比如：收集檔案資料不及時，歸檔的材料內容填寫不完全、資料中信息錯誤；證明材料出現未蓋章、代簽字、亂涂改等現象，還有人為完成上級任務，人為修改全員人口信息檔案，造成計劃生育檔案材料的完整性和真實性無法得到保證，進而大大降低了歸檔案卷的質量。

3）人口信息管理系統有待于進一步更新、維護和完善。

4 計劃生育檔案管理問題的解決對策

4.1 加強對計生檔案管理人員的管理和培訓

想要提高計劃生育檔案管理人員的業務水平，我認為可從以下幾點著手：第一、計劃生育管理部門可定期對計劃生育檔案管理人員進行專業培訓。第二、計劃生育檔案管理人員可利用休息時間，多翻閱檔案管理方面的資料，不斷的充實自己，提高自身的檔案管理水平。第三、確立崗位責任制。主要包括每個檔案管理人員的職責、權限、任務、考核以及獎懲措施。

4.2 建立健全的計劃生育檔案管理各項制度

想要做好計劃生育檔案管理工作，并提升計劃生育檔案管理的成效，必須建立健全的計劃生育檔案管理制度，筆者認為可以從以下幾個方面著手：第一、建立檔案收集整理時限機制。要求各級計劃生育檔案管理人員每天對全員信息進行收集、歸檔，及時變更檔案信息庫。每月對紙質檔案收集、整理、歸檔、匯總的情況進行上報，每半年進行考核一次。第二、完善立卷歸檔制度。第三、建立和完善計劃生育檔案保密制度。由于計生檔案的特殊性，在資源共享的同時，更要保護育齡婦女的隱私，檔案管理人員要嚴格執行保密制度，上級管理員對每個管理員的操作要了如指掌。第四、建立健全的檔案銷毀制度。由于檔案銷毀制度不健全，誤操作現象時有發生，比如：獎勵扶助檔案、辦證檔案是長期檔案，各地誤銷事件時有發生，相反一些臨時檔案不銷毀占用了檔案室大量的空間。

4.3 利用先進技術進一步加強計生檔案管理現代化

在電子化時代，計生檔案也應順應潮流，人口管理系統要不斷維護、拓寬互通范圍。利用先進技術實現計生檔案存儲、檢索自動化。運用微信、QQ技術實現計生檔案信息傳遞交流、資源共享。運用現代科學技術實現計生檔案電子化，簡便化，讓計生檔案為計劃生育科學管理與優質服務提供更好的信息保證。

參考文獻

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作者簡介

胡素琴（1970-），女，漢，山西省呂梁市文水縣，文水縣衛生和計劃生育局基層人口管理股股長，館員（檔案系列），大學本科，研究方向：檔案管理。