淺談現代化技術與檔案管理的創新

摘 要：信息化社會，檔案資源在單位發展中的作用突出，在新時期越來越受到人們的重視?，F代化技術的高效發展為檔案資源建設提供了一條可行性強、高效性和科學性的路徑，許多檔案事業主體開始探索融合現代化技術與現代檔案管理理論，創新出一種能夠提高檔案管理成效的模式?？傮w來說，在檔案管理中采用現代化技術已經成為一種趨勢，也是衡量一個單位檔案管理現代化水平的重要標志。本文的研究重點在于利用現代化技術這一有力抓手來推動檔案管理創新，助益于單位檔案資源建設。

關鍵詞：現代化技術；檔案事業；創新；系統

1 基本理論概括

1.1 概念界定

社會不斷進步的同時，許多現代化技術也隨之產生，現代化技術對各行各業的生產生活都造成了很大的影響[1]。同時，信息化社會中，人們獲取信息的方式和渠道更加多樣化，單位在日常工作中產生的信息資源愈來愈多，許多重要的信息資源被匯集在一起形成了檔案，檔案資源的整合發展和競爭發展成為一種趨勢。各個單位性質不同，其檔案管理對象也是不同的，但總體而言，檔案管理方式都會表現出一定的共性。現階段，檔案管理學界以及實務部門探討最多的就是利用現代化技術來提升檔案資源建設效能。現代技術與檔案管理的融合在學界也稱為檔案管理現代化，其主要是指以建設高效、科學和規范的檔案管理部門為核心，利用現代化技術建立與單位檔案管理實際相契合的檔案管理體系，科學規劃單位的人力、物力和財力流動，實現單位檔案資源建設網絡化、開放化、自動化和現代化。

1.2 檔案管理創新的目標

從宏觀層面來看，單位檔案管理主要是服務于經濟建設和社會建設，單位投入大量的人力、物力和財力將現代化技術融入到檔案管理當中，主要是為了充分利用檔案信息資源，提高單位的運轉效率，進而使單位更好地面向社會提供服務[2]。從微觀上看，單位利用科學的管理方法，以現代化技術為依托，系統規劃檔案管理的內容，以此保障檔案管理現代化的順利進行。同時，單位需要建立相適應的檔案管理體系，科學選用先進的檔案管理系統和檔案管理設備，提高單位檔案部門的運轉效率。

2 檔案現代化建設存在的問題

2.1 檔案數字化水平不高

檔案數字化主要是針對紙質檔案管理提出來的，將紙質檔案進行數字化轉化，可以實現電子檔案與紙質檔案的一體化管理。現階段，部分單位在檔案數字化工作中，沒有充分利用現代化技術對紙質檔案進行集成化處理，導致紙質檔案的處理效率不高，例如，部分地區甚至沒有購置高速掃描儀，仍然需要檔案管理人員對紙質文件進行一項一項掃描。又如，許多單位沒有開展檔案目錄數據庫建設，在利用現代化工具對檔案進行分類和編目方面仍然存在缺陷。正是由于檔案數字化水平不高，導致檔案檢索時間較長，難以準確的在檔案管理系統上進行內容定位。

2.2 檔案安全問題

部分單位的檔案價值較高，涉及到人事、財務及技術等領域，典型如財會檔案、人事檔案進行科技檔案等等[3]?，F階段，在檔案管理中運用最多的主要是大數據技術、信息集成技術以及信息共享技術，這些都需要利用到互聯網工具?；ヂ摼W環境中存在大量的病毒，一旦被黑客植入相關病毒進入到檔案管理系統當中，檔案將面臨著被非法竊取、篡改和遺失的危險。許多單位由于沒有重視檔案安全管理，沒有采取相應的現代化技術來防范病毒入侵，導致許多重要檔案被非法份子所竊取。

3 檔案現代化建設的原則

單位利用現代化技術實現檔案管理的創新必須遵循的一定的原則，符合一定的規律，這也是唯物辯證法的基本要求。檔案現代化建設應當遵循以需求為導向建設、以項目帶動發展、統籌規劃檔案管理以及穩步實施檔案管理的原則，具體而言，可以細化如下：

第一，以需求為導向建設。單位進行檔案建設必須考慮單位不斷發展變化和日益增長的利用檔案信息資源的需求，根據單位的實際工作來收集相關的信息資源并歸類成檔，促進檔案信息資源的縱向與橫向開發。除此之外，單位檔案部門不僅要服務于本單位，更是要服務廣大社會公眾以及其他單位。在社會公眾以及其他單位有正常的檔案查閱需求時，要做到相關的服務工作，創造出更多地社會效益。

第二，以項目帶動發展。單位利用現代化技術進行檔案資源建設是一項復雜性的系統工程，有必要將檔案現代化建設劃分為若干的步驟，一步一步的搞好檔案現代化建設工作。例如，制定人才引進、資金引入以及技術引入項目，解決檔案資源建設中的難題。

第三，統籌規劃。單位檔案現代化建設要避免盲目性，要充分考量現有的基礎設施水平、單位發展水平以及財力水平等因素，制定相應的發展方案，確定檔案現代化建設目標，將單位檔案管理工作與其他工作統籌規劃，實現單位檔案管理工作與其他工作的有效銜接。

第四，穩步實施。單位檔案現代化建設在實施過程中要進行可行性研究、充分做好調研工作，按照既定的規劃和目標一步一步的實施，確保檔案現代化建設的穩步推進，在實施中及時發現問題并解決問題。

4 檔案現代化建設路徑

4.1 提升檔案數字化水平

一方面，單位要科學選用相應的現代技術設備，加快對紙質檔案的數字化轉化工作，實現紙質檔案與電子檔案在檔案管理系統上的一站式管理與服務。同時，要對檔案進行數字化編目，根據檔案管理的類別編制相應的查詢目錄，降低檢索的時間。另一方面，單位要利用信息共享技術和云儲存技術打造檔案共享系統，在符合法律和單位規定的情況下，為社會公眾以及其他單位提供查檔服務，提升檔案服務效能，實現檔案資源建設的高效化。例如，單位可以將微信公眾號與檔案管理系統進行渠道對接，方便查檔主體在互聯網中進行查檔。需要注意的是，檔案現代化建設與單位人力資源密切相關，單位要通過人才培訓和人才引進的方式提高單位人力資源的質量，引進復合型管理人才，才能夯實檔案現代化建設的基礎。

4.2 加強檔案安全管理

一方面，單位有必要綜合利用數字加密、密鑰處理以及防火墻等技術提升檔案管理系統的抗風險能力。對于科技檔案、人事檔案、財務檔案以及其他涉密檔案，單位可以在云儲存系統上進行備份管理，也可以在某一計算機上進行封閉式管理，提高檔案風險防控能力。另一方面，單位要建立相應的風險防控機制和應急機制，在數字檔案被篡改、遺失和損壞之后，及時了解泄密的范圍，有針對性的采取相關應急措施?？偠灾瑱n案現代化建設中，檔案安全管理處于凸出位置，是一切工作的核心，檔案安全工作做不好，檔案現代化建設就是空談。

5 結束語

單位檔案資源建設現代化過程中，不僅要選用先進的檔案管理理論以及現代化技術，還需要構建出一套符合單位實際狀況的檔案管理機制作為基本保障。檔案管理機制是否符合單位管理實際，是否高效和先進，都會直接影響到單位檔案工作的方方面面。在檔案管理現代化過程中，信息化建設是最為核心的環節，其直接關系到單位檔案建設的后期成效。因此，基于這種前提下，本文以規范化、高效化和科學化為目標，以實現檔案資源現代化建設的角度入手，從多個方面對檔案現代化管理展開了闡述，希望能為我國檔案事業提供有力的理論和實踐操作保障。

參考文獻

[1]陸益.強化檔案管理現代化面臨的問題與對策研究[J].經貿實踐，2018（19）：209.

[2]喬雪妮.檔案管理現代化淺析[J].陜西檔案，2018（04）：24.

[3]雷曉婷.檔案基礎工作與檔案管理現代化[J].文教資料，2018（24）：81-82.

作者簡介

柴丹（1980-），女，吉林扶余，本科，畢業于內蒙古大學，助理館員，研究方向：檔案管理（中級館員）。