淺談如何加強人事檔案管理工作

趙穎

摘 要：人事檔案管理工作是維護政府部門健康發展的關鍵因素，但是由于受到諸多內外因素的影響，使當前人事檔案管理工作仍然存在成員人事檔案意識不足、配套制度不夠完善以及保管條件較差等問題，這將嚴重阻礙人事檔案管理工作積極作用的發揮。鑒于此，本文將結合筆者的實際工作經驗，談一談當前人事檔案管理工作所存在的主要問題，并針對性地提出相關策略。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；策略

人事檔案是黨落實干部政策的基本保障，具體而言，人事檔案就是人事部門在選拔、培養或任用干部中所形成的記載干部個人經歷、思想情況、業務開展水平以及道德作風等內容的字面材料。這些字面材料經過嚴格的管理排列程序，并最終形成，著重用于考察或選拔干部。

1 當前人事檔案管理所存在的主要問題

1.1 相關成員人事檔案意識不足，難以真正認識到人事檔案管理的重要性

在很長的時間里，一直都有很大一部分的成員對人事檔案管理工作的認識不夠明確，他們認為人事檔案就僅僅包括一些裁剪、裝訂的工作，只要保證在工作中做到不丟失、不遺漏，就能做好這一項工作[1]。受此影響，導致當前人事檔案管理工作的邊緣化嚴重，很少有人會關注到這一項工作，導致單位對于人事檔案管理未能給予充分的重視，嚴重阻礙人事檔案管理工作的有效開展。

1.2 與人事檔案管理相配套的制度不夠完善

一些部門，對于人事檔案管理人員并未制定明確的崗位職責，相關的配套制度更是嚴重缺乏科學性。部分單位針對人事檔案管理僅僅制定了查閱制度，還有的單位雖然制定了一系列的配套制度，但是由于管理不善，導致這些制度難以得到真正落實，從而進一步阻礙檔案管理工作的規范化發展。

1.3 人事檔案管理的檔案保管條件較差

現實中，大多數單位的檔案儲存室都是普通的辦公用房，更有甚者直接將儲存室放在單位的樓頂或地下室，這將導致受儲存的檔案長期受到高溫潮濕的侵害[2]。與此同時，檔案儲存室的門窗一般也為普通門窗，難以起到防盜、控溫等作用。

2 加強人事檔案管理工作的策略

2.1 強化人事檔案管理人員的設置，不斷提升人事檔案管理人員的業務開展水平

新形勢背景下，只有擁有多元化知識儲備的人才才能更好地適應人事檔案管理的需求。故此，檔案工作者要想保障人事檔案管理工作的有效開展，首先就需要其擁有一定的現代化知識。當然，人事檔案管理工作的有效開展光靠某個個體是遠遠不夠的，還需要不斷強化人事檔案管理人員的設置，建立建成一支業務水平高、擁有現代科學技術知識的高質量工作團隊。要想做到以上幾點，首先就需要將人事檔案部門落實到某個固定的人進行負責，并依據單位的具體檔案冊數配備適當的管理人員，并定期檢查人員配置的合理性，確保有足夠的人才支撐人事檔案管理工作的開展。與此同時。還需要檔案管理者擁有多元化的知識儲備，尤其是現代化的知識，因為隨著的科學技術的不斷發展，現代科學技術在檔案管理中的應用必然會日漸加強，從而要求相關工作者要不斷學習相關的理論知識以及操作技能，特別是計算機技術以及數學學科的知識，這些技術與知識對于實現人事檔案管理工作的現代化與信息化具有重要積極作用[3]。再者，還需要相關工作者深入學習了解與檔案管理相關的專業知識，例如檔案學、檔案管理學、目錄學等等，并能夠熟悉地操作檢索、復制以及修裱等操作性的技能。值得注意的是，人事檔案管理工作實際是一項技術性與專業性都較強的工作，對此，相關工作人員必須擁有較好的職業道德操守，在工作中認真遵守相關規定與紀律，不斷提升自身的道德修養以及業務開展水平，豐富自身知識體系結構，有效提升自身的專業水平，從而支撐自身充分地應用相關科學技術，來助推單位人事檔案管理工作的規范化進程。最后，作為檔案管理工作人員應當主動學習相關新知識，而作為檔案管理部門應當主動為員工創造學習的有利條件，可以有計劃地對相關人員進行培訓，此外，還可以采用老員工帶新員工的方法，從而有效提升檔案管理工作人員的綜合素養水平。

2.2 建立健全與人事檔案管理工作相配套的制度，并認真貫徹落實

新時期有新任務，對于人事檔案管理工作也不例外，需要我們細致研究《干部檔案工作條例》的內涵，并緊密結合其要求，依據當前人事檔案管理工作的實際情況，進一步完善與人事檔案管理工作相關的各項制度，并對人事檔案中的接收、保管以及查閱等步驟進行嚴格的規定。制度的建立需要受眾的嚴格遵守才能真正發揮制度建立的積極作用，故此，檔案管理者必須要嚴格遵守相關制度，不斷強化單位的人事檔案管理。著眼于我國人事檔案管理與利用，將能夠直接反映出個人業務開展能力、工作業績、道德水平、職業培訓以及違規違法記錄的內容納入到單位的人事檔案中，并合理地應用考核手段，把個人的工作業績以及工作的態度記錄下來，并對這些記錄內容進行定量考核，從而有效突顯出某個個人的績效，顯著發揮人事檔案本身的積極作用。與此同時，還需要相關工作者在實際的操作過程中充分考慮考核信息的辨識度以及客觀性，進而有效提升考核結構的公平公正性。

2.3 強化關于檔案儲存的基礎設施建設，保障必要物品的有效供給

針對人事檔案管理工作中對于檔案儲存條件較差的問題，需要相關人員著手采取措施進行解決，有效強化關于基礎設施的建設力度，同時在單位內部設立專門用于檔案儲存的檔案室，并依據檔案安全保管的相關條例，為檔案室配備必要的防護裝備，確保單位的人事檔案能夠得到妥善地保管。

2.4 充分應用現代化的管理手段

要想實現人事檔案管理工作中的現代化管理，必須要有現代化的科學技術手段作為其支撐。對此，人事檔案管理一定不能固步自封，還是應當做到與時俱進，不斷開發引用新的方法，認真分析人事檔案管理工作人員所提出的問題，進一步加大對人事檔案管理工作的投入力度，實現對人事檔案的動態化管理。基于此基礎，相關工作者還可以建立建成人事檔案信息查詢系統，值得注意的是，信息查詢系統必須設定相應的訪問權限，僅將權限開放給相關部門或個人，這樣就可以應用網絡平臺的力量，查閱相關人事檔案信息，從而實現在固定的范圍內，形成合理的人事檔案信息公開化[4]。通過人事檔案信息查詢系統的建立，能夠有效幫助人事檔案管理人員從復雜的收集、保管、以及檢索等工作中j解脫出來，還能進一步提升其工作效率，從而為單位的人事工作提供更加優質的服務，

3 結語

總而言之，要想從根本上強化單位的人事檔案管理工作，就需要對傳統的人事檔案管理工作進行創新，促使檔案管理從以往的封閉型轉變為開放型，從實體化的檔案管理轉變為虛實結合的檔案管理。并針對當前人事檔案管理工作所存在的問題，提出相關策略。具體而言就需要相關單位強化人事檔案管理人員的設置、建立健全與落實人事檔案管理工作相配套的制度、強化關于檔案儲存的基礎設施建設以及充分應用現代化的管理手段，從而幫助其人事檔案管理工作的開展更加適應信息化時代的要求，推動單位人事檔案管理工作的信息化與現代化進程，保障人事檔案管理工作能夠得到有效開展。

參考文獻

[1]魯明香.淺談加強人事檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界，2017（7）：61-61.

[2]麥利斯.淺談如何搞好人事檔案管理工作[J].檔案與社會，2017（5）：35-36.

[3]周健媛.淺析新形勢下如何加強人事檔案管理工作[J].科研，2016（12）：00248-00248.

[4]王芳.淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].科技與企業，2016（9）：29-29.