民營企業檔案管理模式分析

摘 要：對于我國而言，民營企業是國民經濟中的重要組成部分，但是民營企業的檔案管理水平卻不夠理想。由于檔案的管理模式相對落后，還會造成整個企業的發展受到制約。因此，需要結合企業現有的規模、企業文化和制度以及企業不同的發展階段來對企業檔案管理模式進行改善，從而使得民營企業更加適應市場經濟。

關鍵詞：民營企業；檔案管理；管理模式分析

隨著我國經濟不斷發展，相關體制改革不斷地深化，民營企業逐漸發展起來。但是從調查可以看出，民營企業的檔案管理工作還不能適應民營企業的發展需求，一般存在檔案管理工作不規范，工作出現滯后的情況。因此，對民營企業的檔案管理模式進行研究探討，實現民營企業和檔案工作的共同進步對于企業而言具有深遠意義。這不僅可以滿足企業檔案管理工作的進步，還能使企業穩定長久的發展。

1 民營企業檔案管理的問題

1.1 檔案管理存在的問題

許多民營企業的檔案管理意識相對薄弱，檔案管理部門經常被兼并。因此，檔案的管理缺少專業的人員跟進，從業人員的不固定在一定程度上制約了檔案管理工作的開展。民營企業對于檔案管理缺乏正確的認識，因此會使得管理工作跟不上實際的步伐。由于民營企業的性質，許多工作人員沒有對檔案管理工作重視起來。管理層對于檔案的認識程度較低，且缺少相應的法制意識。檔案管理內容十分單一且缺乏先進的手段。由于現有的管理體制的問題，人力資源方面也缺少相應的力度，對于檔案的基礎管理薄弱，缺乏一定的管理戰略，對于文化管理沒有正確的重視，檔案管理制度不夠健全。這些問題對民營企業的檔案管理工作造成了一定的影響和制約。檔案管理的運行機制需要得到優化，因此，需要對檔案管理工作進行有效的規劃，推進管理工作科學的實施，從而構建相對安全的管理新體系。新的發展時期要求了檔案管理模式的推陳出新，對于舊的管理模式可以更新后再利用，精簡型的檔案室將會嚴重影響到企業檔案的信息資源和價值的開發。

1.2 檔案操作層存在的問題

由于許多民營企業的檔案管理人員擁有較低的綜合素質，缺乏一定的專業知識，而且在平時的工作中，不能積極地學習，補充專業知識水平的缺陷，造成檔案管理工作的效率大大降低。檔案的信息內容較多，對于檔案管理者有比較高的需求，這需要民營企業對檔案管理人員加強培訓，并促進他們在實踐中更好地掌握好相關技能，能夠更好更快更精確地完成好檔案管理工作。企業應該對檔案管理的工作更加重視，并通過一定的績效評分以及獎懲制度來對檔案管理工作進行評估。檔案管理人員在調離剛問之前需做好交接工作。另外檔案行政部門缺少相應的指導，行政部門沒有對檔案資源進行整合配置并建立相關的監管機制，使得檔案管理業務具有他的指導力度以及效果。

2 民營企業檔案的管理模式

2.1 集中管理模式

1）集中管理模式的特點。企業所有的檔案信息都在中心檔案館中，所有檔案都集中在一起進行統一管理，實現檔案管理的權力集中，領導統一、分級集中、各負其責是民營企業檔案管理機制的理想模式。企業檔案管理制度與標準都有相應的專業人員進行制定，使其更加先進科學。集中統一地管理檔案可以實現宏觀的管理，發揮公司的主動性。企業檔案管理的規范化可以通過相應的組織、責任以及制度方面的有效建立來得以實現，整個公司的檔案管理水平都得到了一定的提升。檔案管理工作的系統掛可以實現企業檔案資料得以保存和有效利用。

2）檔案在集中統一的管理過程中，一般要建立中心檔案室，使所有檔案都能完整、安全地保存，并結合民營企業自身的實際情況，制定下相應的檔案制度，是所有檔案都能夠被統一領導，并涵蓋了統一的制度標準，從而把檔案的管理工作上升至民營企業管理工作的

高度。

2.2 分散式管理模式

1）分散式檔案管理的特點。分散式檔案管理模式是將檔案的管理以及使用權都分派給各直屬部門，整個管理相對靈活，提高了檔案的使用便利程度。檔案管理人員可以根據各個部門的實際情況，設立相應的檔案管理模式以及管理機構，實現由統一領導，分級管理，各負其責的管理模式。使整個檔案管理體系職責分明。分散式的檔案管理模式會讓每一個下屬部門都能夠擁有檔案的管理權，這樣可以促使各個部門的職業更加明確。由于直屬部門都各自獨立地進行著檔案管理，管理的密度相對較高，可以通過詳細地記錄檔案的錄入以及后期使用情況來更加仔細地了解到檔案的狀態。

2）分散式管理模式下的檔案處理工作主要是需要專門的檔案員來登記檔案的信息，然后再把這些檔案資料都存于各個責任部門上，也就是檔案需要下方到各個職能部門進行保存。這些部門都有一定的檔案使用權和管理權，在大體形式上完善檔案的借出歸檔的手續，并要求各個部門必須要遵循檔案管理制度，各個部門根據自身情況，制定出合適的檔案管理方法。在企業中與集中統一管理模式比較而言，并沒有統一的中心檔案室，從總體上來看企業的檔案并不集中，但檔案的總負責人可以根據檔案的借出以及使用情況，來進行檔案的總體管理，也突出了檔案的集中監控方式。

2.3 協作式檔案管理模式

1）協作式檔案管理模式的特點。協作式檔案管理模式主要是結合來了統一的領導以及分散的管理。民營企業在檔案管理的制度、標準以及領導上都是統一的，而檔案確實由各個部門分層、分級、分類進行分別的集中管理。在企業的全面指導之下進行相關的檔案管理。如果下級部門出現了管理問題，需要和企業相關的領導部門進行協調解決。在管理層次上，他主要是呈現著多樣化的特征，檔案的管理工作由多個部門共同協調負責，利用一體化的管理體制可以實現檔案管理水平的提高，從而實現共享信息資源。另外，還存在著網絡化的管理特點，每個部門之間的檔案管理機構可以通過某種方式連接起來，并實現對檔案的集中管理，既可以共享檔案的資源，還可以提高企業檔案的高效管理水平。

2）協作式的檔案管理模式需要企業建立中心檔案室來對檔案的資源進行集中管理，檔案的實件可以根據實際情況，存放在中心檔案室進行集中管理，還可以存放在社會化的管理機構。協作式的管理模式需要靈活的管理機制來實現網絡化的檔案管理平臺，從而提升檔案的管理水平。

3 總結

作為國民經濟的重要組成部分，民營企業需要結合自身的實際情況以及企業不同的發展階段來對企業檔案管理模式進行進一步的改造完善

參考文獻

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[3]祝亞英.民營企業檔案管理模式形態綜述[J].統計與管理，2015（04）：127-128.作者簡介

作者簡介

張琪，廣西壯族自治區地質物資總站，研究方向：檔案系列。