人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考

張萌

摘 要：在這信息傳遞迅速的時代，互聯網技術鋪天蓋地，人才服務中心檔案管理員所面臨的挑戰也是不容忽視的。作為人才交流服務中心的重中之重，檔案管理在日常管理活動的地位不可撼動，本文通過分析新時代檔案管理中現存的問題，提出新的策略，加強管理效率，突破管理挑戰，為把人才交流服務中心檔案管理工作做到極致而進行論述

關鍵詞：人才交流；服務中心；檔案管理；應對措施

所謂人事檔案，實際就是將個人的成長學習經歷、主要社會履歷、道德品質等個人情況進行記錄的資料庫，許多企事業單位在挑選人才時都將其作為主要根據，隨著時代的變遷，人才交流服務中心的檔案管理類工作日漸復雜，因而相關的問題也逐漸展露，對檔案管理的工作有著一定的制約，對社會的發展也造成一定的障礙。

1 現存問題及原因

1.1 檔案遺失或死檔現象頻繁

人才交流服務中心所收集的檔案主要分為以下幾種：需要辦理應聘信息的各類高校畢業生、因私出國保留檔案的人員、在規定時間內組織評定或申報職稱的技術人員、社會流動人員等，由于上述的人群數量難以估量，工作的復雜程度可想而知，再加上某些高校畢業生短期之內找不到固定的工作，畢業學校無法將其檔案郵寄到準確的地點，有些寄到人才市場后便置之不顧，時間一久檔案便在當事人不知情的情況下遺失或成為死檔，為許多畢業生日后的檔案管理與就業都帶來了許多不便。

1.2 缺少信息管理

隨著科學技術的迅速發展，信息技術的發展也是不容忽視的。許多人才交流服務中心檔案管理因未緊跟時代的步伐，導致管理檔案的工作人員效率得不到提高，服務質量得不到保證。雖然我國已頒布與人才交流服務中心檔案管理信息化相關的規定，但相關部門的管理機制信息智能化依舊較低，僅僅停留在查詢、搜取等基礎層面，其應有的作用一直得不到充分發揮，雖然國家已對此類問題提出了解決方案，但執行過程中涉及資金、人力等困難重重，效果不明顯。與新時代的信息化技術相比，社會人員檔案管理的信息化和網絡化水平一直沒有大幅度提升，無法與其他部門共同進步。

1.3 對檔案管理工作重要性理解不夠

現如今，部分人才交流服務中心的工作人員對檔案管理的工作只停留在接收檔案并進行整理，而對檔案有效管理的重要性理解的不夠，加之人員的配備力度不夠，硬件得不到更新，績效考核得不到重視，導致檔案管理工作僅僅流于表面，內外本質受到忽視，無法發揮其應有的作用。依照我國檔案管理的相關規定，每千卷檔案需要配備一名專業素質高的管理者。實際上，在現實中需要在崗工作的檔案管理者的人數根本滿足不了相應的需求，加之民辦大學的增多，畢業生的人數也隨之增多。檔案管理人員的數量無法滿足檔案增多的速率。

2 主要應對措施及手段

2.1 加大宣傳力度

人才交流服務中心的相關人員應定制一個宣傳方案，并定期對社區和媒體發放宣傳海報，并嚴格對海報的內容進行整理。或在畢業季去校園組織畢業生對畢業后檔案的去向和檔案對畢業生的重要性進行宣傳，為他們解決一定的疑惑。讓更多的畢業生加深對檔案的認識，提高他們對檔案的重視程度。

2.2 實現管理信息化

眾所周知，檔案信息化管理與網絡信息化管理間有著密不可分的關系，為使檔案信息的及時性和準確性得到保障，不同企事業單位應根據自身對人才的需求，通過檔案信息迅速篩選符合條件的人才，并第一時間與人才進行接觸，招募到人才后，將入職培訓和工作考核信息記錄到檔案中，將信息技術管理的方式逐步落實到各個層面，進而不斷提高人才招聘、管理、培養、服務等方面的效率和質量。

2.3 完善管理政策

為解決檔案管理中存在的糾紛，國家應制定科學的法律法規，完善與其相關的方針政策。除此之外，檔案管理者要結合對不同行業的檔案性質，制定更加詳實、細致、完善、嚴謹的管理規劃，對管理工作提供分類指導，對管理和使用過程中的缺陷進行完善，對接收、轉出、查借閱等流程進行精簡和改進，確保檔案依法、依規、高效管理使用。

2.4 全面提高人員綜合素質

為全面實現檔案的科學管理，人才交流服務中心的管理者應當全面提高管檔人員的綜合素質，針對檔案管理和使用過程中存在的問題，聘請經驗豐富的專家對檔案管理工作人員進行培訓，通過培訓使得人才交流服務中心的管理人員正視自身管理存在的不足，并準確制定相關的方案進行改善，從而為服務對象提供更加高效、便捷、優質的服務。

2.5 規范檔案管理，提高責任意識

2.5.1 及時性

為確保檔案歸檔的及時性，人才交流服務中心首先應對檔案進行歸類，按照規定分編類號頁進行整理，整理后的檔案裝入特制的檔案盒中，不能歸類入檔的材料放入散材料袋，存檔人員新增的材料，要及時準確按類入檔。檔案的存放位置要進行編號，同時開發一套信息管理系統，將系統中的編號與檔案存放編號對應，便于迅速對檔案材料進行查找。

2.5.2 保密性

近年來部分地區曾經發生存檔人員的個人信息遭到了一定程度的泄露，檔案中個人信息的安全性是受法律法規保護的，一旦泄露造成的損失不可估量。按照規定，嚴謹個人查借閱本人檔案，組織查借閱檔案需有正規手續，檔案信息嚴謹對外公布或擅自泄露。對于電子檔案，管理者應提高防范意識和技術手段，信息存放電腦嚴謹接入互聯網或插拔U盤，以免遭受黑客攻擊或感染病毒，要不斷升級防火墻和通過殺毒軟件進行不定期檢測。

3 結束語

本文主要對現今人才交流服務中心檔案管理發展中存在的問題進行了具體分析，為針對此類問題而提出詳細的建議與解決方案。并針對檔案管理的發展提出了檔案數字化管理，體現了檔案數字化管理對檔案管理的重要性和必要性。作為新時代檔案管理發展的重要內容，其代表著一種新生的力量，因此，檔案管理人員需在工作中對其進行探索，針對積累的經驗對工作中出現的規律進行總結，并對不足之處進行修改，久而久之，人才交流服務中心的管理人員才能對工作提供更加有效的管理，才能為企事業單位和社會提供更多優秀的人才信息。

參考文獻

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