大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務探析

王晨加

（遵義師范學院檔案館，貴州遵義563006）

近年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展，人們對大數(shù)據(jù)（big data）一詞的關注度越來越高。2015年國家在貴州省建立起了首個大數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)了國家與貴州災備中心數(shù)據(jù)的同步傳輸和異地備份。2017年，國家檔案局李明華局長指出：當年是全國數(shù)字化檔案資源年，全國的數(shù)字化檔案資源已達到了2243萬GB，數(shù)字化全文識別取得重大進展，這標志著檔案管理也進入了大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案機構如何充分發(fā)揮主觀能動性，開發(fā)網(wǎng)絡檔案信息資源的作用與功能，是檔案機構所面臨的一個重要問題。大數(shù)據(jù)技術最重要的價值就是能夠迅速處理海量的、多樣化的、增長速度極快的信息資源，從而給檔案機構信息服務開辟新的發(fā)展道路和創(chuàng)新空間，這成為檔案信息服務的主要發(fā)展趨勢之一。從檔案工作的角度來看,與傳統(tǒng)的“一查一調(diào)”檔案服務方式相比，大數(shù)據(jù)將是一種有效的,且更具生命力的檔案服務方式。因此，我們要充分了解大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務的的特點，深入分析檔案信息服務的現(xiàn)狀與問題，然后具有針對性地提出改進策略，從而使檔案信息服務工作與大數(shù)據(jù)技術完美融合，協(xié)調(diào)發(fā)展。

一、檔案信息服務的概念

檔案信息服務是指檔案館通過檔案信息的收集、整理、歸檔和利用等一系列活動，為用戶提供其所需的檔案信息資源，以滿足用戶的檔案信息需求，為用戶解決各種社會問題提供方便。所謂大數(shù)據(jù)時代的檔案信息服務，就是指充分利用云計算和大數(shù)據(jù)技術，從各種類型的檔案信息中，快速獲得有價值的信息，實現(xiàn)迅速、優(yōu)化、系統(tǒng)、科學的檔案管理模式。那么,大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務有哪些特點呢？

二、大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務的特點

（一）檔案信息服務的智能化

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案機構工作人員可以通過數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)的合理壓縮、網(wǎng)絡遠程信息傳遞、自動翻譯、掃描等技術手段對檔案信息資源進行立卷歸檔，組織成具有有序結構的檔案信息資源庫，通過計算機網(wǎng)絡技術進行云儲存。利用檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行智能計算檢索、分析、查詢、處理、存儲數(shù)據(jù)等，從而使檔案資源的開發(fā)利用實現(xiàn)數(shù)字化和智能化，紙質(zhì)檔案與信息高速公路的接軌。另外，還能在大數(shù)據(jù)技術的支持下,使用戶仔細分辨自己的檔案需求,分析所得的結果,改變檔案信息形態(tài),從而檔案信息資源得到充分挖掘和利用。[1]

（二）檔案信息服務的高效化

原始的檔案信息服務是對一整個庫房、一排排檔案柜架、一盒一盒的紙質(zhì)檔案進行手工翻閱查找，不僅工作量大，而且效率低下，準確率低，極大地影響了檔案信息資源的利用率。在當今大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)量大、時效高、速度快，以手工檢索為主的查檔方式已經(jīng)不適應時代的需要。[2]隨著網(wǎng)絡信息技術和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，查閱者只要滿足檔案機構規(guī)定的查閱權限要求，符合檔案保密規(guī)定，就可以通過網(wǎng)絡終端對所需檔案信息資源進行智能搜索、查找，甚至進行瀏覽、分析和利用，檢索速度以秒計，大大提高了檔案檢索和利用的速度。

（三）檔案信息服務范圍的社會化

在大數(shù)據(jù)背景下的信息服務，只有得到用戶的一致認可，服務的效果才能得到最大程度的展現(xiàn)。[3]檔案機構的中心工作是提供服務利用，因此在提供方面，檔案機構一直堅持以社會公眾需求為導向，堅持以優(yōu)質(zhì)的服務質(zhì)量和高效的服務效率，以較低的服務成本，最大限度地滿足社會公眾的需求。網(wǎng)絡環(huán)境時代，由于網(wǎng)絡資源和網(wǎng)絡技術的發(fā)展,社會公眾查詢和利用檔案的方式變得更加便捷,并且隨著大眾的檔案意識日益增長,檔案機構的用戶范圍越來越廣,各種網(wǎng)絡范圍，用戶層次，地域單位都能共同利用檔案信息資源，逐漸呈現(xiàn)出“社會化”趨勢。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務的障礙

網(wǎng)絡技術和大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展為檔案信息服務提供了便利的條件和廣闊的發(fā)展空間，但是由于種種原因，網(wǎng)絡信息服務的發(fā)展進程并不如意，仍然存在許多障礙。

（一）網(wǎng)絡檔案信息安全問題

大數(shù)據(jù)為檔案管理和利用提供了便利，但大數(shù)據(jù)也存在著巨大風險，如電腦黑客組織、計算機病毒的傳播、計算機硬件設備被破壞等等，都會造成檔案信息資源的漏洞和安全隱患，甚至會造成整個檔案系統(tǒng)的缺失。在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)端非法入侵現(xiàn)象屢禁不止，數(shù)據(jù)被竊取率達到將近百分之九十，檔案信息資源的安全防護存在極大挑戰(zhàn)。

（二）網(wǎng)絡檔案信息資源龐雜無序

信息時代，檔案信息網(wǎng)絡化的發(fā)展產(chǎn)生了數(shù)量巨大、種類繁多的數(shù)據(jù)，這一方面意味著網(wǎng)絡檔案信息服務存在著豐富的檔案信息資源，另一方面也造成了社會大眾乃至檔案專業(yè)人員利用的難度。網(wǎng)絡檔案信息數(shù)量巨大、數(shù)據(jù)類型極其復雜，存儲格式多樣，變化速度快、涉及面廣泛，容易形成“信息孤島”，給網(wǎng)絡檔案信息服務帶來不便。

（三）檔案服務人員的服務意識和專業(yè)素質(zhì)不高

多年以來，很多檔案機構的檔案工作一直處于被動狀態(tài)，部分員工缺乏危機感和創(chuàng)新、求變意識，檔案信息服務機構的員工網(wǎng)絡檔案信息服務意識淡薄，對于新環(huán)境、新情況、新要求并不了解，也不主動求新求變。大數(shù)據(jù)環(huán)境下用戶檔案信息需要的不斷變化和發(fā)展，對檔案信息服務工作提出了越來越高的要求，而檔案機構的服務水平停滯不前,導致不能靈活運用大數(shù)據(jù)進行檔案信息服務。

四、網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息服務的策略

（一）完善檔案信息服務的網(wǎng)絡環(huán)境

網(wǎng)絡和大數(shù)據(jù)世界錯綜復雜，檔案信息的安全問題不容忽視。因此，要保證檔案信息安全，必須加強檔案信息安全系統(tǒng)的建設。運用一定的技術手段，對檔案信息原始文件進行保護，應做好數(shù)據(jù)的備份；提升檔案信息化軟硬件配置，配備安全系數(shù)高的檔案管理系統(tǒng)；同時，要構建專業(yè)防火墻，安裝防毒軟件，抵御黑客攻擊，防止信息安全系統(tǒng)遭受侵害；另外，還要設置訪問權限，加強密碼保護，禁止非法用戶訪問，以確保檔案信息服務的安全。

（二）加強對檔案信息資源的組織與整合

加強檔案信息資源的組織與整合是檔案機構開展網(wǎng)絡檔案信息服務的物質(zhì)保障。從技術上來說，要實現(xiàn)檔案信息資源有效整合首先要在行業(yè)內(nèi)進行檔案標準化建設。加快制定檔案行業(yè)標準，如檔案管理數(shù)據(jù)標準、檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式標準、檔案歸檔管理規(guī)范標準、電子檔案存儲格式標準等等[4]，使之形成一個科學、規(guī)范的標準體系，以保障檔案信息資源的有序建設和整合。在外在形式上的組織方式則應多種多樣，如各級各部門檔案網(wǎng)站之間互相建立鏈接，使檔案資源無縫連接；根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進行分類，設置目錄，開啟站內(nèi)搜索功能等。[5]

（三）加強檔案服務隊伍建設

現(xiàn)代檔案管理的中心是檔案服務，而檔案信息服務主要依靠檔案人才，因此，檔案機構必須大力開發(fā)檔案人力資源：一方面，要從內(nèi)部提高檔案服務人員的素質(zhì)，加強對檔案機構在職人員的培訓工作，用創(chuàng)新思想武裝他們的頭腦，鼓勵檔案服務人員開發(fā)新的服務方式，積極挖掘檔案信息資源的利用價值，更好地為大眾服務；另一方面，應轉(zhuǎn)變思想，積極引進具有現(xiàn)代信息技術知識及熟練開發(fā)應用管理軟件背景，又有檔案專業(yè)知識的人才，使檔案網(wǎng)絡信息資源得到合理開發(fā)利用和保護。

五、結語

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的網(wǎng)絡服務已經(jīng)成為檔案信息服務的核心。檔案機構要始終堅持以用戶的需求為中心，在實際工作中不斷探索、改進和創(chuàng)新,運用網(wǎng)絡和大數(shù)據(jù)技術開發(fā)更多更全面的檔案信息資源，并且改進工作作風，提高工作效率，為社會大眾提供更加優(yōu)質(zhì)快捷的檔案信息服務。