機關檔案管理工作信息化建設

劉偉偉 山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會保障局

由于機關檔案資料的數量比較龐大，僅依靠人工對其進行管理，難免會出現資料遺漏或查閱困難的情況，而機關檔案工作信息化建設則能夠很好的解決這一問題。

一、機關檔案管理工作信息化建設概述

機關檔案管理工作信息化建設不僅是簡單地的購置場地設備，而是管理模式、管理內容的全新轉變，其是利用信息化技術將已有的紙質文檔進行轉化，使之成為便于儲存與傳播的電子信息檔案資料，之后再用相應的信息化檔案管理系統對已經轉化的電子檔案信息進行系統化的管理與整合，構建統一的信息化平臺，最終為檔案的管理與查詢提供便利。

二、機關檔案管理工作的現狀

（一）檔案資源建設管理模式單一

目前，大多數機關單位都設有單獨的檔案管理部門來對本單位的檔案資源進行管理。但許多檔案管理人員還在沿用過去“我指定，你存檔”與“誰存檔，誰提供”的傳統管理模式，將檔案以部門為單位進行存檔，基本不允許其他的部門借閱，這就導致很多有價值的檔案資源得不到有效的管理和利用。

（二）信息化管理制度有待于完善

我國大多數的機關單位對檔案管理工作信息化建設都不夠重視，沒有健全的信息化檔案管理制度來對其進行管理，甚至一些機關單位只是純粹的為了應付上級的考核與評估，才趕鴨子上架的將信息化檔案管理工作提到日程上來，但并未將其落實到實際的檔案管理工作中，仍舊是沿用傳統的紙質化辦公模式。另外，有很多的機關單位雖然已經將本單位的檔案資料錄入到電腦中，但卻沒有在機關內部的局域網系統中設計單獨的檔案管理系統，也沒有將錄入好的檔案資料導入到系統中，必須使用指定的電腦才能查閱電子檔案，這種做法與傳統的紙質化檔案管理一般無二。

（三）檔案管理軟硬件設施的缺失

一些單位為應付檢查而購買的相關軟硬件配置，往往并不能很好的滿足實際的信息化檔案管理工作需求。大部分的硬件設施在經過相應的調整和更換后基本可以滿足實際工作需求，而軟件設施則不行，因為機關單位的檔案具有嚴格的保密要求，購買的軟件設施在安全性上就存在問題，容易遭到病毒或黑客的入侵。

（四）檔案管理人員整體素質偏低

信息化技術在檔案管理工作的普及，使得信息化檔案管理工作難度加大，這就要求檔案管理人員要具有較高的管理水平，且能夠熟練的掌握相應的信息化管理技術。然而在實際的檔案管理工作中，大部分的檔案管理人員都是從其他部門調過來的，只有極少部分的檔案管理工作人員受過專門的檔案管理指導與培訓，這就導致檔案管理人員的整體素質偏低。加之機關單位工作人員的整體年齡偏大，相當一部分的檔案管理人員不能在短時間內，快速吸收并掌握信息化檔案管理工作要點，無法勝任當下的信息化管理工作，最終嚴重阻礙了檔案管理工作信息化建設的發展。

三、加快檔案信息化建設的發展策略

（一）實現多元化的檔案資源建設管理

首先，機關單位的檔案管理人員應積極主動的改變現有的檔案管理模式，時刻關注與了解機關業務活動的動向，并通過多途徑、多渠道來收集與機關單位相關的檔案信息資源，豐富檔案資源，將機關檔案管理工作由被動的接受管理轉變為主動的接納與整合。

其次，利用信息檔案管理系統，對已有檔案和主動收集檔案進行分類整理，將類似的檔案資料整合到一起，并編制對應的檢索目錄，便于單位人員進行查閱，最大化的對有價值的檔案資源進行二次或多次利用。

最后，對一些較為重要的檔案進行權限設置，借閱者需要經過部門領導同意才能查閱。同時，還可以建立與檔案資源管理相關的APP軟件，讓本單位的員工可以隨時隨地的上傳與工作相關且有價值的文字或圖片，這不僅可以用來作為記錄機關單位發展歷程的事實檔案資料，還能夠加深員工對機關單位的歸屬感以及責任感。

（二）健全信息化檔案管理制度

機關單位應重視機關檔案管理工作的信息化建設，健全信息化檔案管理制度，并加大管理制度的落實力度。在機關單位的局域網系統中，設立專門的電子檔案信息管系統，并將錄入電腦的檔案資料第一時間傳到系統中。相關的領導在制定本單位的檔案管理制度時，應當以國家頒布的《檔案法》為依據，同時結合本單位的實際發展情況，制定合適的管理制度。例如：對某些不打招呼擅自越級查看重要檔案資料的工作人員給與一定的懲罰。另外，由于信息化檔案管理工作是基于互聯網而建設的，有可能發生信息數據丟失的情況，因此檔案管理人員在完成對檔案資源的錄入后，要及時進行備份，同時還應繼續對原有的紙質檔案進行妥善管理，做好雙重準備，防止檔案數據丟失。

（三）加強對檔案管理軟硬件設施的管理

加大對檔案管理軟硬件設施的資金投入，聘請專業的工程師來針對性的設計符合本單位實際情況的信息化檔案管理系統，可以有效的保障局域網的網絡安全，防止病毒或黑客入侵造成檔案數據泄露。在硬件設施的選擇上，要盡可能的選擇配置較高且能夠滿足信息化檔案系統流暢運行的硬件設備，在軟硬件投入使用后，要定期對軟硬件進行殺毒和維護管理。

（四）提高檔案管理人員的職業素養

針對檔案管理人員整體素質偏低與年齡偏大的情況，機關單位的領導可以適當的將年齡較大的檔案管理人員進行崗位調整，招納一些綜合素質較強的專業人員來優化檔案管理隊伍，并在新招納的專業人員指導原有的檔案管理人員進行信息化檔案管理操作的同時，讓原有的檔案管理人員對新招人員進行檔案管理培訓，幫助他們快速了解本單位的檔案管理情況，從而加強員工間的溝通交流，便于本單位信息化檔案管理工作的開展。此外，要定期對檔案管理人員進行培訓和指導，強化責任意識，調動檔案管理人員的工作積極性，從而提高檔案管理人員的職業素養。

綜上所述，若想做好機關檔案信息化建設，檔案管理人員就要從制度、設施以及人才培養等方面入手，結合本單位檔案信息管理的實際情況，來落實檔案管理工作的信息化建設。