基于信息時代下檔案管理工作的創新

韓爽 鄄城縣人力資源和社會保障局

引言：信息化檔案管理工作是利用信息化手段來改良檔案管理工作的一種工作方式。隨著信息技術的多樣化和檔案管理工作科技含量的大幅提升，將檔案管理工作以最快的速度和最優的質量來完成是檔案管理的首要目的。為了達成這一目的，需要了解其中的問題，并以最優的方式將其解決。

一、信息時代下檔案管理工作主要內容

檔案管理工作是指在檔案管理機構的組織和規劃之下運用各種手段進行檔案的收集、整理的過程的統稱。檔案管理工作的信息化是指將先進的計算機技術和信息技術融于一體，并使檔案管理工作向著新的管理方式上轉變的一個過程[1]。

檔案信息化管理過程中，實現信息化的基本原則主要由行政部門制定，檔案管理過程要依據相關的政策和法規來執行，并將工作形式從紙質檔案轉化為以電子檔案和電子文件為主的形式。信息化檔案管理工作能夠發揮出網絡的便捷性和規范性。利用網絡化、規范化和數字化的管理方式大幅提升檔案管理工作的效率。

進行檔案管理信息化建設過程中有以下幾點需要注意的部分：

第一點，信息化的檔案管理要遵循標準規范，檔案部門在進行管理的過程中，首先要立足于自身的實際需求并按照我國的檔案管理通用規范和方針進行管理。只有在滿足社會的實際需求的同時，保證檔案資源的共享性，才能做好檔案管理工作。

第二點，信息化檔案管理工作需要有基礎信息設備的支持才能實現檔案信息化管理。因此為了促進信息化建設，保證其穩步發展，要盡早完善信息化平臺，以保證信息管理工作能夠高效高質完成。

第三點；在管理人員的選擇上，首先要奠定基礎才質量。在進行信息管理的過程中，首先要優化檔案管理隊伍，保證人員充足；其次，奠定檔案管理基礎，保證企業人員的專業素養；最后，針對性地提升人員的信息素質，保證管理的有效性。

第四點，在信息時代之下，檔案管理工作還要隨著社會的進步而不斷完善自身的發展過程，檔案管理信息化仍然是一個需要不斷進步的過程，在進行檔案管理信息化的工作中，要不斷強化信息管理平臺的管理和建設，以保證檔案管理工作的質量。

二、基于信息時代下檔案管理工作的創新方式

（一）檔案管理觀念創新。檔案管理過程中，思想觀念是其工作過程的主要準則。由于當前的檔案管理工作依然受傳統觀念影響，過時的管理理念導致檔案管理工作效率低、質量差。在信息時代下，想要實現檔案管理方面的創新，首先要摒棄傳統的思維方式，創新思想觀念，并在檔案管理工作中與時俱進，將信息技術與檔案管理工作充分結合，拓寬檔案管理的工作視野和工作思維，以做到與時俱進，優化檔案管理觀念。在員工的工作思想觀念方面，要勇于突破常規、挑戰傳統。創新檔案管理工作觀念，切實提升檔案管理工作的效率和管理質量。檔案管理創新過程要立足于實際，不斷對其進行創新和鉆研，以改變傳統思想帶來的束縛，并通過制定有一定操作性的檔案管理方案來實現管理觀念創新的目標。

（二）強化檔案管理服務手段。檔案管理工作本身具有較強的服務性，其本身的作用是為需要資料的用戶提供信息查詢和資源搜索服務。為了保證檔案部門的服務質量，要積極進行服務手段的創新，并挖掘檔案管理的服務價值。在進行檔案管理的過程中要做到以人為本，首先做好資料的收集和上傳。由于信息化的檔案管理工作與紙質檔案管理的方式上有明顯的區別，因此注重利用計算機技術進行電子文件的上傳和歸檔工作能夠有效提升管理質量。利用自動化的索引和歸檔軟件能夠讓想要查找資料的人員通過網絡平臺等方式能夠隨時調取資料，使檔案管理的服務手段和服務方式從低效的人工服務方式轉為高效的主動搜索方式。在這個過程中，還要注意做好信息和服務咨詢工作，設立專門的指導人員和輔助管理人員，以幫助客戶快速尋找所需的檔案。

（三）創新檔案管理服務領域。在信息化的檔案管理過程中，檔案管理者和管理服務的使用者的觀念也隨之改變。隨著社會的發展，人們對信息獲取效率的要求也越來越高。因此檔案管理工作也要在實踐的過程中不斷創新。檔案管理過程中，需要拓寬服務領域，利用大數據搜集和篩選技術來獲取有價值的信息，并將其進行精加工和處理，并將其整合為有價值的檔案。同時對已在庫檔案進行分級管理，及時剔除已無價值的過期的檔案，嘗試修復有價值的破損檔案，使檔案管理過程的時效性和真實性得以保證。同時還可以構建用戶之間的交流平臺，在促進用戶之間的交流的同時，提升信息獲取的效率[2]。

（四）優化檔案管理工作。檔案管理工作其本身具有一定的戰略性，因此為了提升檔案管理工作的質量，需要利用創新管理的模式。隨著信息化技術的應用范圍提升首先要轉變檔案管理工作的形式，加強信息化和網絡化建設工作。在檔案管理的過程中，將工作重心放在提升檔案查詢工作的便捷度，并建立多平臺共存的檔案管理網絡，實現多渠道的檔案查詢和信息共享，使檔案管理工作由單向服務變成多向互動型服務，使得檔案管理工作效率提升，節省人力。

（五）接納信息管理人才。信息化檔案管理是一項對于專業水平要求較高的管理技術。因此在進行人才選擇的方面上，首先要招募具有優秀信息技術和創新意識的專業人才，并在工作的同時不斷提升自身的計算機技術和信息素養，提升自身工作時的效率，并為用戶提供更加專業的服務。

結束語：總而言之，信息化的大社會環境之下，檔案管理工作也要順應時代潮流，積極展開創新工作并對檔案管理流程進行信息化改造，并進一步促進管理工作質量的提升。在進行信息化檔案管理工作改造的過程中，要打破傳統，積極促進檔案管理工作的科學化，將現代科技巧妙運用到工作之中，以保證檔案管理工作的可靠性。