論新時期企業行政管理模式創新

高爽 天津市海岸鹽堿地生態綠化工程有限公司

一、前言

行政管理是保證企業平穩正常發展的重要元素，雖然大多數人對企業行政管理的定義和內涵比較陌生，但是，結合實際來看，每個人的工作都是在行政管理的統籌之中。企業脫離了健康的行政管理，單純依靠一線部門、財務部門等等，是很難正常運轉的，行政管理出現失誤和漏洞，同樣會關乎一個企業的生死存亡。企業行政管理是包含總經理、部門經理等在內的領導團隊，它既需要上下級配合，實現縱向管理，又根據企業具體情況區分為多個功能領域，共同組成企業這個整體。企業的行政管理層人員不僅需要具備扎實的一線運營技能，又需要具有足夠的領導力、決策力，他們少數人的能力與決策往往會影響企業每個員工的具體工作狀態與切身利益，同時也能夠在整個市場實現對企業以及對行業的引領。

二、企業行政管理現狀

（一）責任不明，人力成本偏高

行政管理層面的人事安排在整個企業管理中占據比較重要的作用，很多大型企業的組織架構都是相對穩定的，因為其公司運轉已經基本成型，上下級關系以及每部門、職位對應的工作職責也比較清晰，同時，這些成熟企業的行政管理層人才選拔也會更加慎重，選拔途徑以及考量方法也更為全面。責任不明、人力成本偏高此類問題往往出現在一些正在成長或者轉型的企業中，它們的部門功能劃分尚不明確，一些部門和員工會面臨權責不清晰，甚至相互扯皮的問題，重復勞動的情況也頻繁發生。此類糾紛不僅不能保證人們的工作任務順利完成，還會為企業內部員工人際關系和人員配置埋下隱患。長期下去，人力成本居高不下，勞動生產率偏低，團隊意識渙散，企業必然不能夠順利實現轉型升級。在“人才戰”打的火熱的今天，企業應當再次重視人員管理，合理的、并且超前的考慮行政管理人才結構，在工作硬件、軟件以及心理層面進行科學的配置，用更加明確的權責制度去優化員工以及行政管理人員的體驗，從而實現優化人力結構，降低人力成本的目的。

（二）傳統行政管理缺乏專業性

行政管理在很多人意識里就是辦公室的文職工作，這種認識是非常狹隘和淺薄的。不管公司規模大小，行政管理都是這個企業的“中樞神經”，只不過其具體的表現形式與工作內容根據企業各異的實際情況而產生區別而已。目前，很多企業的領導和員工仍然會把行政管理誤認為只包括公司規章制度的制定與執行、后勤辦公用品管理，或者是將其和人力資源管理、財務出納等等混為一談。因此，由此導致的行政管理人員缺乏專業性，責任不明確等問題，以及一線員工對行政管理人員的誤解就尤為嚴重。很多行政管理層員工都是從一線員工做起的，他們可能在專業實操領域技能過人，但是在作為管理層人員時卻感到比較迷茫，難以認清自身定位，不能良好的行使其組織、領導以及決策的能力。想要在企業管理模式升級轉型的大潮中獲得理想的效果，行政管理層人員的自身轉變尤為重要，他們在企業中扮演的多重角色要求他們能夠更加清晰的認識到專業性的重要意義。

（三）企業數據量大，管理力不從心

對于企業而言，數據管理問題在近幾年逐漸凸顯，一方面，在現今信息技術的支持下，企業的經營管理仿佛是一個巨大的數據中轉和處理的場所，客戶信息、員工信息、行業市場數據等等都是企業需要進行管理與應用的。數據的收集、整理與計算能夠幫助企業直觀地感受到企業經營利潤增減以及變化趨勢，進而對領導者的決策產生參考意義。能夠準確把握行業發展風向、搶占市場先機的人往往是數據分析全面準確的企業，由此可見，誰更快掌握了一手數據，誰掌握的數據更加準確和權威在行業中越具有話語權。然而，現如今大多數企業都面臨著一個比較尷尬的問題，就是數據管理問題。早期數據管理比較簡易，多是人工計算和保管，很難與現階段數字化的管理方式成功并軌，數據管理工作人員缺乏經驗、專業技能不強，在一些中小型企業，數據信息收集能力不強，數據分析比較狹隘和片面。要知道，未來社會經濟發展仍然離不開數據的管理與應用，其作用比重還將進一步擴大，因此，優化數據的管理與分析能力是企業管理以及行政管理的重中之重。

三、企業行政管理模式創新途徑

（一）明確權責，優化人力結構

明確的權責制度不僅能夠讓員工能夠清楚了解自己的工作職責，還能夠企業管理中為各個部門和每位員工提供準繩和標尺，避免人們因為權責不清扯皮或者引起爭端，其公開透明的屬性是企業行政管理模式中所必需的。明確權責可以從橫向和縱向兩個維度采取措施。一方面，從每個部門的功能劃分入手，在已有的權責劃分現狀基礎上，針對長期含糊不清的工作進行明確拆分，或者為區分權責劃分標準，例如時間節點、區域、資金流向等等都能成為日后工作中劃分彼此責任權利的關鍵要素。另一方面，在同一部門，每個員工的功能權限也需要進行進一步的細化，其崗位職責 、任職資格、以及直線上下級都應該得到確定，有異議的案例應該得到具體分析，長期存在的員工之間的矛盾也應該得到充分調查，以便部門領導能夠確定員工是否需要轉崗，或者對其崗位職責進行增減。此外，人力結構的調整應該是動態的、與時俱進的，企業行政管理層的員工應該做到善于觀察和發現，以便及時對人力配置進行優化。

（二）加強行政管理培訓，引入新思路、新方法

在新時期下，學習培訓是每個企業都更加重視的問題，不論是行業發展態勢，還是企業經營管理現狀都在提醒著人們，積極主動的去學習、去直面挑戰才是在當下激烈競爭中去的主動權的有效途徑。大型企業一般在行政管理層員工培訓方面都具備相對成熟的體系，針對不同領域、不同層級的員工，公司都有相對應的課程。在此基礎上，公司還應該將培訓課堂進行拓展，比如鼓勵和組織員工參加企業間的研討會、行業博覽會等等，不僅能在能力和技能層面優化行政管理團隊，還能夠讓他們看到自身與其他公司的差距、取長補短，了解到最前端的管理與經營策略，幫助其形成全局觀念，促成企業管理的創新。一些中小型企業可能在資金和硬件上并不如大企業那么完備，但是，他們也可以利用信息網絡和共享平臺定期對企業行政管理人員進行集中培訓，通過網絡課程的科普性來拓寬員工的眼界，幫助其更加深入和科學的對當前面臨的管理問題、經營問題進行探討，進而實現行政管理人員業務水平的提升。

（三）借助信息技術，實現科學化管理

隨著大數據時代的來臨，與之關系密切的信息收集平臺、數據演示軟件等等也應運而生，企業行政管理工作可以大膽的去嘗試利用這些信息工具，來簡化自己的工作。比如對每個行政管理人員、或者行政管理模塊建立電子檔案，將其年度考核分數、勞動生產率、人員架構、投入產出比等等量化指標納入檔案，每次需要對企業行政管理進行評估時能夠方便的對歷史數據進行比較，同時還能夠將考核過程變得公平公開，避免出現一些人為因素對企業常規管理產生干擾。另外，在對員工行為的管理上，人們也可以利用數據演示軟件實現公開透明管理的目的。員工的獎懲記錄、規范操作流程是否達標，是否受到投訴等等也能利用電子數據進行記錄和展示，特別是現階段一些優秀的可視化數據演示兼具準確性和趣味性，能夠讓人們產生耳目一新的感覺，更適合年輕化企業的日常管理。作為企業領導者，行政管理形式的創新可以借助現有的信息化工具得以實現，積極的嘗試和探索新事物，并將其和企業自身經營有機結合，能夠實現“1+1＞2”的效果。

四、總結

企業行政管理改革創新的動力一方面來自于信息技術的飛速發展，另一方面也來自于企業實現集約型管理的強烈訴求。高效的行政管理模式不僅能保證企業決策的及時性、前瞻性，也能幫助企業上下形成良好的工作風氣與習慣，實現全員化的高效。企業管理科學性和創新性，不僅會提升其員工隊伍的幸福感和凝聚力，還將直接優化企業在市場與行業中的品牌形象，成為企業的第二張名片。行政管理作為企業管理體系的中樞神經，在實現企業內部有序、高效管理的同時，還將會在其長久的生存和發展中起到重要的引領作用，進而開啟企業發展的良性循環。