從采購角度看降本增效

楊 鈴

(深圳市中核海得威生物科技有限公司,廣東 深圳 518055)

著名的供應鏈管理專家馬丁·克里斯多弗曾說：“真正的競爭不是企業與企業之間的競爭,而是供應鏈和供應鏈之間的競爭。”從而可以看出,供應鏈管理對企業發展的重要性。

美國先進制造研究報告表明,采購成本在企業總成本中占據著相當大的比重,對美國制造企業而言,原材料采購成本一般占產品單位成本的40%～60%。因此,供應商作為供應鏈中的結盟企業直接關系著產品的最終成本。

站在采購角度看降本增效,應首先加強供應精細化管理。結合多年的采購工作經驗,筆者從以下幾個方面進行分析。

1 降低產品設計成本

1.1 采購員前期介入

在研發階段,研發人員會更加在意所使用的物料是不是最好的,而忽視物料采購成本。也有一些比較追求產品個性鮮明的研發人員,會提出一些過高或過度的采購需求,這無疑增加了企業的采購成本,從而推高了產品制造成本和生產營運成本。

采購員應當在產品研發初期提前介入,主動、充分地去了解研發產品所需要實現的功能和產品材料結構的組成部分,結合自身的采購工作經驗去進行市場調查與分析。通過前期的市場調查與分析,掌握詳細和充分的市場信息,羅列出常規產品和定制產品的成本分析以及產品之間的優劣對比數據,提供給研發部門,協助研發部門盡可能地選用既符合產品性能設計要求,又能滿足產品質量的常規產品。必要時采購員也可以充分地利用工作環境所帶來的便利,借助于供應商的專業知識,通過供應商對產品的了解和認識,給出對產品設計有建設性的意見或建議,從而大大地降低采購成本,提高產品的市場競爭力。

1.2 供應商前期介入

在采購工作中,采購員會經常遇到定制產品的采購需求。定制產品的諸多不可預測性增加了供應商選擇的難度,以及對產品價格合理的預測和控制。同時,定制產品由于不同的設計理念與思路,往往又決定了產品生產出來以后是否獲得成功以及滿足生產需求。當然,不同的產品設計方案也是跟產品的采購成本直接掛鉤的。這更是增加了采購工作的難度。為了解決這個問題,在接到采購需求以后,采購部門應當認真地了解和熟悉采購需求,組織和協調公司相關部門,開一個產品需求的發布會,向潛在或意向供應商發布產品需求信息,讓供應商可以充分地了解客戶需求。然后,再組織公司相關技術專家對所有的設計方案進行一次評審,甄選出符合企業自身利益和需求的產品設計方案和報價,也可以最大限度地避免定制產品的研發失敗。

在產品研發階段采購員適當地早期介入,協助研發部門盡可能采購標準通用的常規產品,采購價格合適的產品,減少或降低使用非標定制產品,達到降低采購成本的目的。同時,通過供應商的早期介入,給出不同的設計方案和報價,再通過對設計方案的對比,性價比的考量進行擇優錄取,同樣也是可以達到降低采購成本的目的。

2 集中采購

集中采購的優勢顯而易見,采購數量大、采購金額高。相對于小批量、多品種的采購,集中采購規模效應明顯,有足夠的吸引力和眾多的潛在供應商。例如：海得威公司與養和公司都生產集氣卡,集氣卡生產都需要用到集氣卡塑料殼、無紡布、氫氧化鋰、不干膠貼膜、復合鋁箔包裝袋、包裝用彩盒和紙箱等物料,雖然兩家公司在集氣卡生產中有各自的技術特點和產品特征,但物料需求種類大致相同,完全可以集中起來進行采購。以采購數量大、采購金額高的優勢去跟供應商進行談判,采用統談分簽的方式,既能滿足和保證各自的產品特點,同時也能獲得較好的數量折扣價格。

3 供應商成本分析

采購員要學會采購成本分析與控制,要具備分析和看懂供應商成本結構的能力。因為供應商就他所提供的產品而言,他是這方面的專家,比其他人還會分析成本和控制成本,但是,供應商一般都傾向于盡可能隱藏自己的成本結構與定價的方法。供應商通常會給出一份比較含糊或模棱兩可的成本分析數據,讓人難以厘清頭緒,他才能掌握定價的主動權。或許他也可能會在他的成本分析中,故意把那些在市場上容易獲取的原材料價格毫無保留地展示出來,而忽略他真正想掩蓋的成本結構。

因此,采購員應當具備采購成本分析的能力,這樣才能對供應商提供的成本分析數據進行剖析、辨明真假,去偽存真。甚至,采購員有必要去了解供應商上游產品的市場價格和信息,了解和領會供應商的成本分析,這樣有利于采購成本的控制。

4 供應商開發策略

在開發供應商時,采購員首先要搞明白所采購的產品是一次性采購還是持續性采購,因為持續性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購。要善于通過溝通和交流,向供應商展示公司的發展戰略和發展前景,讓供應商看到公司的未來,并能充分地肯定和認同,愿意與公司共同發展。同時,更要有把供應商培養成戰略合作伙伴的工作思路和方法。與供應商長期合作不僅可以降低供應商的學習成本,還能減少供貨質量問題,確保準時到貨率。

5 幫扶供應商降低生產成本

采購員需要一定程度地去了解市場和客戶的需求。因為,只有市場與客戶才是產品最終的評定者。另外，采購員還應該去工廠了解供應商生產工藝流程,利用從市場和客戶那里了解到的實際情況,幫助供應商改善產品缺陷,避免過度加工浪費,從而降低產品成本。同時,采購員還應當在合適的時候組織公司技術部門、質量部門、需求部門去供應商那里進行供應商審計和考察,發揮群眾智慧,群策群力,幫助供應商改善生產工藝流程、生產方式,提高生產效率、提升產品質量,降低供應商生產成本,從而降低采購成本。

6 日本豐田供應商管理模式帶來的啟發

日本豐田公司通過“零庫存”與及時生產管理模式,與少數卓有績效的供應商簽訂長期合作協議,保持供應商與訂單的穩定,讓供應商獲得規模經濟,從而降低采購成本。

目前公司醫藥生產基地已經建成,生產廠房五、六層為預留廠房,面積為5400 m2,近幾年可能暫時還用不上。因此,可以嘗試“零庫存”與及時生產管理模式,將戰略合作供應商整合為一個“企業家族”,上、下游一體化使其利益和目標完全一致。通過精確準時的送貨和生產,在嚴格的質量控制體系管控下可以把庫存和采購成本降到最低。這樣,不僅可以使閑置的廠房產生效益,還可以因供應商省去物流運輸等開支,而要求供應商降價。長期合同所帶來的未來銷售的確定性,也促進著供應商提高供貨產品質量,降低采購成本,并且促進它們提高對顧客需求的響應能力。

7 結 論

總之,企業在經營發展的過程中,如何有效控制物資采購成本,降低企業經營成本,是我們每一個采購員都必須面對的問題。為了實現降本增效,企業應不斷從自身的實際情況出發,靈活地運用適合自身實際情況的采購成本管理與控制策略,從而不斷提升企業的物資采購成本管理水平,提高企業的市場競爭力。