電力物資采購合同管理流程探討及框架構建

陳瑩瑩

（廣東電網(wǎng)有限責任公司茂名供電局，廣東 茂名 525000）

隨著電力行業(yè)的日漸崛起，市場上對于電力物資的需求量也在逐步擴大，許多電力物資企業(yè)紛紛涌入市場。為了規(guī)范企業(yè)行為，使得市場采購行為更具程序化，電力物資采購合同應運而生。作為管理市場的載體，不僅起到了控制風險的效果，更在一定程度上提升了工作效率，使電力物資采購更加規(guī)范化和標準化，大大降低風險。本文主要探討物資采購合同管理的基本環(huán)節(jié)和意義[1]。

1 電力物資采購合同管理的意義

在國家經(jīng)濟發(fā)展過程中，電力企業(yè)起著非常重要的推動作用。電力是工業(yè)企業(yè)運作的基石，一旦出現(xiàn)問題，很可能導致工廠大面積停電，帶來非常嚴重的經(jīng)濟損失。所以電力行業(yè)是關系到國家命脈的關鍵一環(huán)。在面對當前這樣良好的發(fā)展機遇，電力行業(yè)更要規(guī)范化自己企業(yè)的行為，特別值得一提的是物資采購管理。電力行業(yè)采購一般為大型供電機械，這些機械采購成本高、質(zhì)量要求高，所以在采購過程中要十分重視采購管理，而采購合同的運用正是為了更好的規(guī)范采購行為。實行采購合同管理模式，對雙方的交易行為進行約束，更好地降低采購風險。同時，通過合同制的形式進行管理，有效地避免了進貨企業(yè)延期交貨等行為，大大提高了電力企業(yè)的采購工作的效率[2]。同時，采購合同具有法律規(guī)范性，嚴格依法進行管理，保障了購銷雙方的合法利益，形成上下聯(lián)動、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場服務和履約協(xié)調(diào)機制，使物資管理更加科學化、規(guī)范化、合法化，強化電力企業(yè)采購管理，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的統(tǒng)一。

2 電力物資采購面臨的問題

2.1 采購成本和風險高

電力物資采購成本受多種因素制約，包括采購價格、采購數(shù)量、市場信息采購和采購策略等。拋開市場因素，在一些電力企業(yè)采購過程中，因為對供應商了解度不高而盲目簽訂不合理的采購合同，這些合同不僅增加了企業(yè)的采購成本[3]，還帶來了壞賬的風險。由于以往企業(yè)進行采購時不規(guī)范的操作，會出現(xiàn)收到的材料與簽訂合同內(nèi)容不一致等情況，這些質(zhì)量問題嚴重影響著后續(xù)電網(wǎng)的安裝和使用，不僅帶來了財務上的風險，還造成一定的技術風險和人員安全風險。所以，電力物資采購過程中應十分重視合同的規(guī)范化管理，采購成本和風險問題不容小覷。

2.2 供應商管理不到位

采購的首要環(huán)節(jié)就是選擇信用良好的供應商，供應商好壞直接影響采購物資的好壞。首先，在我國的經(jīng)濟模式制約下，我國電力物資供應商十分有限，市場上能夠選擇的數(shù)量也非常少，選擇空間小，我國在供應商選擇上有很大的局限性。其次，目前市場上的供應商多注重短期效益，即多采用短期合作的形式，很少愿意與電力企業(yè)簽訂長期合作伙伴關系，這就導致了許多電力企業(yè)在每次采購時都需要與新的供應商進行溝通，提高了采購成本。再次，由于如今市場上一些供應商的電力物資良莠不齊，電力企業(yè)與供應商之間存在嚴重的信息不對稱，電力企業(yè)很容易購買到劣質(zhì)產(chǎn)品，這就導致后續(xù)生產(chǎn)工作受到一定影響，利潤也會遭受打擊。最后，在沒有簽訂購銷合同時，供應商經(jīng)常會出現(xiàn)交貨不及時等情況，這會導致電力企業(yè)不能按時收到電力物資，影響企業(yè)生產(chǎn)從而導致供電不及時，對社會眾多企業(yè)造成致命打擊[4]。

2.3 傳統(tǒng)采購模式效率低

電力系統(tǒng)結構龐大，所需材料物資也較多，在物資采購過程中要注重效率，以保證正常供電。傳統(tǒng)非合同模式下的采購方式，多采用采購人員實地走訪或是直接與供應商面談簽訂采購合同。這種傳統(tǒng)的采購模式不僅效率低下，而且由于采購雙方面臨著嚴重的信息不對稱，經(jīng)常會出現(xiàn)采購不及時、價格不合理或質(zhì)量不過關等情況。這種老舊的采購模式不僅為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的損失，而且也會增加企業(yè)必要的成本。

3 電力物資采購合同的作用

3.1 降低采購成本和風險

企業(yè)對電力物資進行規(guī)范化管理的過程，其實也是企業(yè)加強自身監(jiān)管的過程。首先，企業(yè)要加強對采購合同的管理，盡可能降低采購成本。企業(yè)要對合同進行認真分析，尤其是對采購價格，及時提出質(zhì)疑，同時要防范風險，減少合同的風險成本。其次，適當降低風險。在采購過程中，企業(yè)要多方了解供應商性質(zhì)，根據(jù)信用評級來選擇供應方。為降低違約風險和壞賬風險，企業(yè)可在法律允許范圍內(nèi)約定定金與違約金，保證企業(yè)自身的利益。最后，發(fā)揮合同效力，堅決打擊違反購銷合同的行為。合同的簽訂是建立在平等互利的基礎上的，所以，在簽訂前，電力企業(yè)要審查合同是否合法，還要注重合同的公平性和完備性。簽訂合同后，一旦供應商出現(xiàn)違約行為，企業(yè)也要及時拿起法律武器，維護自身的合法權益，將損失降到最低。

3.2 優(yōu)化物資供應商管理

首先，要優(yōu)化物資供應商的數(shù)量。對于一家電力企業(yè)生產(chǎn)商來講，要控制好合作的供應商數(shù)量，這也是減少風險的有效手段。對于同種物資材料，盡量選擇一家供應商集中采購，這樣可以一定程度的節(jié)約成本，同時可以明確責任，方便事后追查。優(yōu)化供應商數(shù)量還可以一定程度節(jié)約成本，在采購過程中，電力公司可以將供應商數(shù)量控制在4～5家，根據(jù)不同類型物資特點進行大批量采購。這樣不僅可以減少采購成本，同時可以降低人力成本和管理成本。其次，要優(yōu)化物資供應商的質(zhì)量。對于采購物資過程來講，要實行貨比三家的策略，主動去比較物資的質(zhì)量和價格，從中選擇更適合的材料。同時也可采用公開招標等形式，競爭更加公平，價格更加透明，企業(yè)可以進行反復對比，選擇更具彈性。最后，企業(yè)應及時與一些信用良好的供應商建立長期合作伙伴關系，這種采購模式可以為企業(yè)帶來質(zhì)量和成本的優(yōu)勢，同時也有利于企業(yè)提升自身的信譽，實現(xiàn)供應商與企業(yè)之間雙贏。

3.3 信息化手段提升合同效率

現(xiàn)如今，隨著信息化的逐步深入，企業(yè)管理也慢慢走上無紙化道路。將信息化手段運用到采購合同管理中，這是一種全新的管理方式，不僅可以大大提高合同管理效率，更有利于企業(yè)的信息化建設。當前多個行業(yè)采用ERP系統(tǒng)來進行合同管理，從審核到合同的簽訂，均采取信息化辦公手段，企業(yè)可直接在計算機上實現(xiàn)業(yè)務操作。同時，這種辦公手段，也使得各種信息更加透明化和程序更加規(guī)范化。采購人員節(jié)約了東奔西走等不必要成本，操作失誤率也大大降低。同時，利用信息化合同操作平臺，業(yè)務管理更加方便，有利于上下級監(jiān)管，這樣可以有效避免人員監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。如果整個電力行業(yè)都采取信息化平臺進行合同管理，就會在整個行業(yè)建立起標準，整體效率會因此就會大大提高。

4 結語

電力物資采購合同管理主要是指供銷雙方采用合同形式，對采購流程進行規(guī)范化管理，以提高企業(yè)電力物資采購的效率。同時通過與供應商建立伙伴關系以及創(chuàng)新管理模式等方法，使合同式更加規(guī)范化標準化，整個流程更加有序。