面向智慧城市的檔案信息集成管理

吳 昊

（特斯聯（北京）科技有限公司，浙江 杭州 310012）

現階段，我國智慧城市的建設已經步入正軌，信息資源的高效提供和利用是智慧城市發展的重要內容之一，因此，檔案信息集成管理的發展顯得尤為重要。城市的新型發展形勢下，檔案館如何通過信息化技術實現檔案事業的智慧化、提高檔案信息的集成管理，是檔案事業管理和工作人員需要研究的問題。為此，本文對智慧城市背景下檔案信息建設的現況進行梳理和分析，提出合理化的檔案信息事業發展建議。

1 智慧城市的建設

1.1 智慧城市的歷史

智慧城市這一概念最早出現在20世紀末，由美國加利福尼亞的科學研究中心所提出，是指通過信息技術與通信技術的結合，將城市進行數字化建設。直到21世紀初，世界上最大的信息工業領域公司IBM正式提出“智慧城市”的概念，這一概念的提出，在世界各國中引起了很大的反響，尤其是美國，將其看作國家戰略發展計劃之一。

1.2 智慧城市的意義

智慧城市是指通過互聯網和云計算衍生的新型信息技術和各類社交網絡，由這些信息技術和社交網絡，將城市的資源、環境、文化等一系列內容融合成一個整體，進行智能化發展和管理。這樣一來，不僅能夠實現在城市運行過程中對于核心信息的預測，還能進行快速的感知和智能分析，創造出更適宜的人類居住環境。智慧城市是在工業化、數字化城市基礎上進化的一種高級城市發展形勢，互聯網的應用賦予了其無所不知的感知能力，云計算使其擁有了將應用進行融合的強大功能，這樣一個全新、智能的模式，為人們的創新和發展奠定了重要基礎。

2 智慧城市的檔案信息集成管理

2.1 檔案信息集成

智慧城市的實現需要各個行業、領域之間的信息共享，通過對數據的融合和業務之間的協調，達到為民眾提供全面的檔案信息管理情況。智慧城市的檔案信息集成管理主要包含三個功能，分別是智慧管理功能、智慧產業功能以及智慧民生功能，檔案信息的集成管理是建設智慧城市的關鍵因素之一。

2.2 智慧政務功能

城市的智慧化建設過程當中，政府在進行行政管理和為市民提供管理的同時，針對不同的管理方向需要借助多個公共管理平臺，以達到智能管理的新標準。主要的公共平臺分為三個：（1）公共事務管理平臺。其作用是幫助政府各個部門之間建立共享的信息資源，通過借助現代科學技術，提升整合政府各個部門間的管理能力和工作間的溝通交流。（2）社會生活監管平臺。主要利用監控技術、物聯網、GPS系統等技術實現對城市運作過程中的監控，及時發現問題并進行合理的解決，提高城市對于突發情況的處理能力，為市民提供安全放心的生活環境。（3）公共信息管理平臺。這一平臺通過對網絡通信技術的應用，幫助企業和群眾提供第一時間的信息管理。

2.3 智慧產業功能

智慧城市的發展離不開產業的支撐，智慧產業是符合社會發展需要的一種新型產業模式。選擇物流、交通以及電網等三個不同領域的產業，對智慧產業進行簡單闡述。（1）智慧物流。主要以物聯網為基礎，通過對科學技術的應用，增加物流行業的高效性。比如無線傳感技術的應用，對上傳物品的信息進行感知；利用GPS定位系統跟蹤定位，獲取實時的物流信息，不僅在很大程度上提高了物流企業的工作效率，同時還可以滿足用戶的個性需求。（2）智慧交通。與智慧物流相同，智慧交通的實現也需要借助物聯網和GPS定位技術，及時將路況和車流量等信息情況傳遞給出行群眾。（3）智慧電網。通過對傳感器和故障檢測設備的應用，使其密布于每個節點，實現對電網運行中的實時監控，若產生突發情況，電網內的決策控制系統會自動進行指令傳遞。不僅如此，在進行修復的過程中，要注意啟用備用路線，避免對整個電網的正常運行產生影響。

2.4 智慧民生功能

管理群眾和以人為本是智慧城市的發展宗旨，因此，智慧民生是體現城市智慧程度的直接體現。智慧民生的體現有跟多種，本文對教育、醫療、社會等三個主要方面進行分析：（1）智慧教育。通過對網絡通信技術的應用，提高整體的共享資源庫，幫助各地區的群眾可以通過遠程的網絡教學平臺接觸到相同的學習資源，并且能夠不受時間和空間限制，為群眾的自主學習提供有利條件。（2）智慧醫療。借助物聯網，將患者、醫院和醫療人員結合在一起，實現患者與醫生或醫院的無障礙溝通，為智能化的醫療發展奠定基礎。（3）智慧社區。將信息集成管理應用到智慧城市的管理社區當中，結合對以往社區工作經驗和價值進行記錄，分析社區居民的生活習慣和價值觀。社區中若能普及智能設備，居民便可以不用出門就獲得全面的信息管理。

3 檔案信息管理對智慧城市帶來的改變以及收益

隨著智慧城市的不斷完善，智慧城市檔案管理對智慧城市信息管理模式產生了很大改變，很大程度上提高了智慧城市的經濟效益，對提供一站式管理、實現便捷性檢索以及促進智慧化發展進行分析。

3.1 “一站式”管理，優化檔案信息管理手段

檔案信息的集成管理主要目的是為利用者提供統一的信息平臺，實現“一站式”管理。對于信息利用者而言，不再需要頻繁對后臺資金鏈情況進行關注，通過統一的平臺進行“一站式”管理。利用檔案信息的集成式保障體系，不僅任何時間和地點都可以獲取想要的信息，還能將所需信息集成化檢索到同一主題的文獻信息產品。在一定程度上提高了用戶的檢索效率，同時，這種檢索方法也可節省用戶的時間成本，換言之，這也是節約經濟投入的另一種表現。智能化整合的檢索結果排除了一些無用的信息，節省信息利用者時間的同時還優化了檔案信息的管理。

檔案信息集成管理想要實現對檔案信息的充分利用，離不開兩個網絡的支持，一個是內部的局域網，另一個是檔案信息管理網。內部局域網的主要作用是實現檔案館內和館際間的信息交流，檔案信息管理網指的是由云計算等技術支持進行檔案信息管理的前端。雖然檔案信息集成管理需要十分復雜的背后操作，但是卻擁有著非常便捷的前端界面。用戶在通過檢索界面進行檢索的過程中，根據檢索的條件，系統利用云計算將海量的信息進行梳理整合，并且能找出與檢索條件相關的信息資源，通過分析與匯總對資源進行篩選，將符合檢索條件的信息資源發送給用戶，相應的過程十分迅速，并且在提高速度的同時，對檢索的質量也有很大保證。

3.2 電子化檢索，降低檔案管理與調取成本

隨著經濟社會的不斷發展，人們對生活質量的要求也逐漸提高，檔案館是人們查找信息的主要機構，為信息利用者提供高效準確的管理是檔案館發展原則之一。通過數字化的檔案存貯，可以最大化實現經濟節約，數字化存儲能夠有效地節約空間租金，發揮其空間小、經濟效益強優勢。個性化管理可以根據信息利用者的特征愛好，結合檢索的習慣，為信息利用者呈現智慧化的檢索結果。個性化管理的提供主要有三個原因。

（1） 在社會的蓬勃發展下，檔案館存儲的信息不斷增加，類型也逐漸增多，由于信息資源量過于龐大，致使信息利用者在進行檢索時不能有效地查找到自身想要的信息資源，這就要求檔案館提供的信息要具備一定的針對性和較高的準確性。

（2） 隨著信息利用者綜合素質的提高，對檢索結果的要求也越來越高。因此，通過檢索提供更加優質有效的信息資源是檔案館需要優化的內容之一，個性化管理可以使檔案信息管理更加具備人性化的特點，實現精確有效的檢索結果。

（3） 實現“智慧”建設，“智慧”二字體現了創新與優化，智慧城市檔案館的建設不只是單一方面的創新與優化，而是要通過多方面的發展實現“智慧”檔案館。個性化管理通過對多種先進科學技術的融合，在一定程度上將檢索的過程和結果實現了智慧化，但個性化管理是開始并不是結束，由點及面，只有通過不斷的優化與創新，才能實現管理過程的智慧化建設。龐大的信息資源經過智慧的檢索，按照信息利用者的習慣近些年提供，很大程度上了體現了人性化管理，這種人性化還體現在經濟效益角度，通過“智能”“智慧”化的檢索，避免傳統紙質檔案的投入與使用，節約空間成本及紙質檔案成本的同時，提升整體檢索與使用效率。同時，信息利用者即使通過手機終端，也能實現信息資源所需，隨時隨地進行網上自由檢索，無論是本地還是異地的檔案館，為信息利用者提供了很大程度上的便捷性。

3.3 智慧化發展，拉動智慧城市產業經濟建設

智慧城市運行與發展過程中，智慧檔案館起著非常重要的作用，主要解決三個問題：（1）區域內用戶可以不受時間和空間的限制便可以通過終端設備獲取檔案信息資源。（2）相關檔案管理部門可以科學地進行智能檔案系統的管理，保證系統正常運行，為數據資源提供保障。（3）智慧城市發展建設中，檔案信息資源能夠得到高效的融入。智慧城市和智慧檔案館的建設都需要先進的科學技術作為支撐，并且要依靠各類網絡應用進行普及。

經過國家的推動，檔案資源的信息網絡化逐漸在各地檔案館展開，有些地方已經擁有完善的數字檔案館并朝著智慧檔案館的方向建設與發展。但目前來看，大多數檔案應用都只有政府部門有權獲取，面向群眾的互聯網應用還相對較少。智慧檔案館的成立宗旨便是為群眾提供便捷有效的信息管理，用戶可以不用關注系統后臺的運行模式，利用統一界面就可以不受任何限制的檢索到自身需要的信息資源。智慧城市中，智能檔案館應該自建設開始就應該嚴格注重用戶的體驗和需求情況，可以通過微博、微信等網絡應用汲取群眾良好的建議，應用到智慧檔案館的建設當中，畢竟群眾智慧的融合能在很大程度上推動了社會管理和創新，為社會的可持續發展做出重要貢獻。

4 結語

綜上所述，本文對智慧城市的建設、智慧城市的檔案信息集成管理以及智慧城市中檔案信息管理的方式進行詳細的分析，通過對智慧城市中智慧檔案館的建設論述和研究，對我國檔案事業智慧化建設有著重要意義。