淺談新形勢下如何加強水利檔案信息的開發利用

王 博

（河南省南陽水文水資源勘測局，河南 南陽 473000）

在水利建設以及發展的過程中，水利檔案管理是重要的環節，隨著信息技術的不斷推廣，很多企業紛紛借助信息技術完成了轉型升級，水利檔案管理也要加強對信息的開發與利用，轉變傳統檔案管理觀念，創新檔案管理模式，提升水利檔案信息化程度，對水利水電建設過程中的信息進行系統、完備的記錄，從而促進我國水利工程的發展。

1 水利檔案信息的概述

水利工程是一項關系國計民生的基礎工程，同時水利工程能夠促進我國經濟的發展，水利檔案信息是對整個水利工程建設中的資料進行整理與記錄并將重要信息儲存下來，方便查詢與審查。水利檔案管理與其他的檔案管理具有相似性，要求檔案管理具備專業性、真實性以及安全性等特點。同時，水利檔案管理還具有相對的獨立性，與其他檔案管理不同的是水利檔案還具備一定的時間性與地域性。因為我國地大物博，水資源分布廣闊，因此針對不同地區的水利工程，在檔案管理方面也有自身的特點。

隨著我國水利工程的不斷發展，積累了龐大的檔案資料，如何整理、利用以及維護這些資料，同時還能夠提供安全、準確、迅速、便捷以及精細的檔案服務，將水利檔案向社會開放，這就要求建立自動化的檔案管理系統。

在河南水利檔案信息管理系統中，首先采用RFiD技術與無線傳感技術，將電子標簽粘貼在檔案上，以便更好地儲存信息。同時還借助聯動智能系統、檔案柜、移動點藏終端、批量借還終端以及防盜通道多年工系統，實現了對水利檔案的開發與管理，同時還能夠對每一次檔案的借閱進行全方位的跟蹤與觀察，進行在線監控，從容提高了水利檔案的安全性。此外，水利檔案信息管理還能夠對檔案進行統一的編碼，詳細登記，對查找、借閱、送還以及盤點等過程做了嚴格的規范，使得整個檔案管理更加聯通，打破了傳統檔案管理環節中的孤立性。在很大的程度上提升了檔案管理效率，減輕了檔案管理人員的工作強度，加強了檔案管理的安全性，降低出錯率，使得水利檔案管理向智能化、科學化發展。

2 水利檔案信息開發利用中遇到的問題

2.1 檔案比較分散，信息化利用程度低

水利水電工程在建設時需要較長的工期，其中涉及的人員數量比較多，資金的投入量也比較大，建設的程序復雜，涵蓋了多個環節，包括：項目確立、可行性研究、涉及方案、招標投標、施工以及竣工驗收等。在整個水利建設中會出現很多檔案，很大一部分存在于每個管理部門內部。在檔案信息開發與管理的過程，由于各部門之間的溝通不緊密，使得信息在收集以及整理中遇到了阻礙，甚至有些部門對信息進行封閉管理，這就使檔案信息化開發遇到了困難，水利檔案信息化的程度較低。

2.2 缺乏專業技術人才，安全性較低

由于我國的水利檔案信息化管理的起步比較晚，在人才儲備以及專業技術開發等方面比較欠缺。雖然，我國很對水利工程單位已經啟用了檔案信息管理技術，但是在實際的操作中，檔案管理人員的專業性不強，對信息技術的開發與利用能力較低，因此阻礙了水利檔案信息技術水平的提高。同時隨著水利檔案信息化管理的不斷深入，很多水利工程單位以及政府部門等都建立了信息共享平臺，但是，在水利檔案信息化管理的過程中，仍然存在不確定因素，比如：黑客入侵、病毒干擾等，從而在很大程度上增加了水利檔案信息管理的風險，水利檔案信息缺乏一定的安全性，從而限制了水利檔案信息的開發和利用。

3 加強水利檔案信息的開發利用的對策

3.1 科學管理，提高檔案信息化程度

首先，水利工程單位要加強對檔案信息技術開發與利用的重視程度，無論是領導層還是施工單位等，都應該積極配合檔案信息管理工作。在實際的過程中，檔案管理人員應該加強與其他各部門之間的溝通與聯系，積極借助信息技術完成檔案資料的收集與整理。同時運用軟件控制水利工程建設的各個環節，并將檔案信息開發與利用落實到相關的文件或者圖紙之中。同時可以借助RFiD技術規范水利檔案信息管理的各個流程。比如：設置定位節點，采集節點等對需要的資料進行自動定位，在信息系統中就會顯示檔案的具體位置，在幾號柜，第幾列，第幾行等，同時還能夠自動拿出，識別以及智能存儲等，極大地提高了查找效率。其次，RFiD技術還能夠自動盤點，對信息進行登記、清點，對檔案的外借以及歸還等都有清晰的記錄，在批量檔案進出庫時，進行堆垛掃描，實現批量存取，提高批量檔案的存取效率。此外，還能夠提醒檔案管理人員釋放儲存空間以及檔案到期等。

3.2 創新檔案管理技術，提高檔案安全性

在以往的水利檔案管理的過程中，信息量大，涉及資料眾多，在管理的過程中會出現檔案丟失等情況，對檔案的安全性帶來了一定的威脅。因此，在水利檔案信息開發與利用的過程中，應該創新管理技術，提高檔案的安全性。首先，設置相應的門禁節點，對進入檔案存放區域的人員進行身份識別，保證檔案存放區的合法性。同時還應該設置管理員權限，對非法闖入檔案管理系統的人員進行攔截，這樣就會在很大的程度上提高水利檔案信息的安全性。

其次，建立檔案定位系統，在檔案外借期間對檔案進行實時監控，對借閱的范圍嚴格控制，防止檔案脫離控制，如果檔案超出允許借閱的范圍，系統就會發出警告信號，就會在終端為管理人員推送報警信息，這樣管理人員就會在較短的時間內做出相應的措施，避免檔案帶離范圍。

3.3 加強技術人才隊伍建設

水利檔案信息開發與利用需要專業的技術人才，因此，水利單位一定要加強技術人才隊伍的建設。首先，在人才引進上，不僅要考核應聘人員的檔案信息管理專業技術，同時還要考察應聘人員的職業道德素質以及應變能力，保證應聘人員能夠勝任水利檔案信息管理。其次，在內部檔案管理人員的培訓與教育方面，水利單位應該定期組織開展檔案信息管理研討會以及座談會等，明確在檔案信息管理的過程中出現的相關問題，然后通過與技術人員的交流及時糾正系統中的錯誤。此外，還可以派檔案管理人員到檔案信息化程度較高的企業或者國外學習先進的檔案信息管理技術，針對水利檔案管理的特征開發適合的檔案信息管理技術。

4 結語

水利檔案管理在水利建設以及發展的過程中具有重要意義，在新形勢下，傳統的水利檔案管理已經不能適應社會發展的需求，因此，水利檔案管理應該加強信息開發與利用。轉變檔案管理理念，創新檔案管理模式，借助信息技術提高檔案管理的安全性以及高效性。首先水利單位一定要認識到檔案管理信息開發與利用的重要性，對檔案信息管理要有明確的認識，同時采用科學的管理技術，借助RFiD、無線遙感等技術，提高信息化水平。其次，創新檔案管理技術，通過設置定為以及權限等，提高檔案安全性，防止水利檔案丟失或者受到不法查閱等。此外，加強技術人才隊伍建設，引進檔案信息管理技能更強的專業性人才，加大檔案管理人員的培訓力度。