中小企業會計檔案信息化管理研究

摘 要：隨著經濟的快速發展，我國中小企業比重逐漸加強，中小企業已經成為增加經濟活力的重要參與力量。長期以來，由于中小企業的粗放式發展，對自身的財會建設明顯重視不足，這就導致了其進一步發展的局限性。筆者基于中小企業會計檔案處理的現狀和要求，以信息化要求為重點，對中小企業檔案信息化管理進行拓展性研究。

關鍵詞：中小企業；會計檔案；信息化管理研究

1. 中小企業會計檔案信息化建設的背景

1994年5月4日，我國發布了”關于大力發展我國會計電算化事業的意見”；同年6月30日發布”會計電算化管理辦法”；1996年6月10日頒怖”會計電算化工作規范”等等都顯示了發展Accounting Information System—AIS（會計信息化建設系統）的政策指導與決策。

我國會計信息化建設人才方面的具體要求是：會計信息化知識應逐步成為在職會計人員必須具備的知識之一，其培訓工作要逐步納入會計專業技術資格考試、會計證照考試和在職會計人員培訓的相關課程。

2. 中小企業會計檔案信息化管理的要求

2.1總則

為加強中小企業會計檔案的建檔工作，確保會計檔案的完整、準確、系統，充分發揮會計檔案為經濟業務工作服務的作用，規定了會計建檔工作的基本要求和管理職責。

2.2信息化管理中的規范性引用文件

《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）、會計電算化工作規范》（財會字[1996]17號、GB/Tl8894--2002（（電子文件歸檔與管理規范）。

2.3會計檔案信息化管理的理論原則

Sorte r（1969）所提出事項法會計之所以在我國一直成為經久不 衰的熱點問題，是因為信息技術所具有的強大數據處理功能讓人們看到這一研究的 應用前景。利用計算機系統采集 的事項信息，不僅能夠提高財務報告的增 值性，而且也可同時滿足企業決策者的信 息需求，這種謀求信息資源集成，以便為信 息用戶提供多元信息的理想目標，使國內眾多學者萌生了重構新型的會計信息系統 之構想。

李端生等（2004）提出 的“需求決定的會計報告”模式，王世定等（2004）提出的財務會計與管理會計融合的信息集成管理系統模型等，重點構畫了集財務會計與管理會計為一體的控制系統的理想框架。在實踐中，用友、金蝶、浪潮、新中大等軟件廠商立足于組織、信息與流程集成所開發的本土化 ERP 軟件，也開始從實務上夯實了建立業務事件倉庫的基礎。我國目前使用的會計數據庫大多采用DB2；ORACLE； SYBASE； INFORMIX；MS SQLSERVER； INGRES等六種數據庫（2004，李曉平）。

3. 中小企業會計檔案信息化管理軟件的要求

3.1合法性

合法性是指會計軟件提供的功能，必須符合會計的規定。另外應當考慮版本的合法性，盜版軟件沒有可靠的技術保障，還可能出現數據損毀與侵犯著作權。所以，用戶應取得合法的會計軟件，保障會計核算工作有條不紊地進行。

3. 2正確性

正確性是指計算正確和防止任何錯誤。軟件應當提供自動進行銀行對帳的功能，自動產生銀行存款余額調節表；自動產生總分類賬、明細分類賬匯總的計算結果，均應正確無誤；軟件應當提供按照規定的會計期間進行結賬的功能等。

3. 3安全性

安全性是指會計軟件提供的功能，能防止操作錯誤和舞弊行為。例如：對于程序文件和數據文件，軟件應當有加密、防火墻或者其他保護措施，以防止非法篡改與非法侵入；軟件應當具有在計算機發生故障，或者由于強行關機及其他原因引起內存和硬盤儲存會計數據被破壞的情況下，具備數據復原的功能。

3. 4查詢性：

查詢性功能是指實時在線查詢總分類會計科目的名稱、科目代號、期初余額、累計發生額和余額、年初余額；能查詢記賬憑證。另外，設計多重復合條件查詢，模糊查詢，使會計信息人員方便使用。靈活的接口切換功能，可以使會計信息人員很靈活地尋找憑證、明細分類賬、總賬數據等。

3. 5售后服務：

售后服務包括：會計軟件的實時維護、人員培訓、相關技術支持和軟件版本的升級及未來擴充開發的簡易可能性。還需要軟件制作單位派員加以解決。一旦延誤，會計作業工作就會被迫停止。

4. 中小企業會計檔案信息化管理的實施

4.1會計檔案信息化負責人的職責：

貫徹執行中小企業管理層關于會計檔案工作的規定，制定和健全有關信息化管理制度，確保財會檔案工作納入財會工作計劃、管理制度和財會人員職責范圍之中，并監督財會人員執行。聽取財會檔案工作人員關于會計檔案工作信息化建設的合理建議，幫助解決財會檔案工作方面的實際困難。

4.2會計檔案人員的信息化管理操作要求

按信息化管理的規定做好平時會計核算材料的形成、積累工作；整理好會計檔案材料，并進行組卷；主動配合相關材料的合并組卷事宜。

4.3中小企業需要強化會計檔案信息化軟件和硬件建設

加強適應本企業實際情況的軟件選擇，做好會計檔案管理的軟件工作，并匹配好硬件參數。在軟件的選用中，必須考慮好對企業當前與長遠具有參考價值和憑證作用；必須反映財務管理、會計活動的全過程，保證完整、準確、系統；必須遵循其自然形成規律保持其有機聯系，充分考慮財會檔案的類型特點。

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作者簡介：黃燕（1977.7- ）女，本科，助理館員，研究方向為電算會計。