醫(yī)學(xué)院校檔案信息化建設(shè)困難與對策研究

李群芳 劉萍 趙智慧

摘? 要：隨著信息化時代的到來，醫(yī)學(xué)院校信息化管理工作也取得了很大的進(jìn)步。就目前的情況來看，醫(yī)學(xué)院校檔案工作與真正的信息化建設(shè)之間還存在很大的差距，這在一定程度上也制約了醫(yī)學(xué)院校信息化管理的效率和質(zhì)量的提升。該文主要針對醫(yī)學(xué)院校檔案信息化建設(shè)的困難進(jìn)行了分析，并提出了改進(jìn)的措施，希望能對醫(yī)學(xué)院校的檔案信息化建設(shè)工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校;檔案管理;信息化建設(shè)

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

醫(yī)學(xué)院校檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)管理是一個重要的發(fā)展方向和趨勢。隨著醫(yī)學(xué)院校的迅速發(fā)展，檔案建設(shè)在推動醫(yī)學(xué)院校發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要的作用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展的需要，只有將先進(jìn)的信息化技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中，不斷實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)現(xiàn)代化，提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為醫(yī)學(xué)院校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的材料支持。

1 醫(yī)學(xué)院校檔案信息化建設(shè)困難情況

就目前來看，醫(yī)學(xué)院校檔案管理信息化建設(shè)中仍然存在著很多的不足和困難，既有人為主觀因素，也有客觀的硬件、信息資源等因素的制約，建設(shè)中的困難主要體現(xiàn)在3個方面。

1.1 管理模式尚未打破

在當(dāng)前的形勢下，很多醫(yī)學(xué)院校不重視檔案的信息化管理工作，管理的模式仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，舊的模式尚未打破，手工進(jìn)行檔案實體管理仍然占主流，這明顯與當(dāng)前信息化時代的大背景是不相符的。也有部分院校檔案管理中采用了信息化管理系統(tǒng)，配備了相關(guān)的信息設(shè)備，但由于從事檔案的人員多是兼職人員，領(lǐng)導(dǎo)不重視，加上檔案人員自身的意識和綜合素質(zhì)不高，對檔案信息化管理的技術(shù)化水平應(yīng)用不高，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的水平不高，甚至處于初級階段。有相關(guān)的調(diào)查研究顯示，部分醫(yī)學(xué)院校檔案管理人員只能對一些辦公軟件進(jìn)行簡單的運(yùn)用，對于專業(yè)的檔案錄入和資源應(yīng)用管理缺乏專業(yè)的技能。此種模式，仍然是以人工操作為主，一定程度上造成了檔案信息管理工作的落后，降低了檔案信息的管理使用效率。與其他的高等院校相比，醫(yī)學(xué)院校有著自身獨(dú)特的人員分布結(jié)構(gòu)，人員多且分布廣泛，完成檔案的信息錄入規(guī)模大，也比較煩瑣。因此，必須要打破舊的檔案管理模式，不斷提升新時期檔案工作的信息化效率。

1.2 檔案信息化建設(shè)投入力度不夠

檔案信息化建設(shè)涉及范圍廣、任務(wù)重，這就需要相關(guān)的部門重視檔案的信息化建設(shè)，需要對檔案信息化建設(shè)投入一定的財力物力等，配備具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。但是，在目前醫(yī)學(xué)院校檔案信息化建設(shè)的過程中，一方面受到傳統(tǒng)思想的影響，領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，在實際的檔案工作中，很多從事檔案工作的都是兼職人員，甚至是臨時幫忙，這樣一來很大程度上造成了檔案管理工作的不穩(wěn)定性，檔案管理的人員整體專業(yè)水平也有待于進(jìn)一步的提升。有的院校已經(jīng)配備了專業(yè)的檔案技術(shù)人員，但是面對龐大煩瑣的工作量，人員不夠也是一個明顯的問題。與其他的高校相比，醫(yī)學(xué)院校的檔案管理更具有專業(yè)性，對檔案從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)要求比較高，除了具備基本的檔案處理能力，還要具備對信息技術(shù)靈活有效運(yùn)用的核心能力。與此同時，檔案信息化建設(shè)也離不開硬件設(shè)備的提升，有的院校的計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)備相對比較落后，加上投入不足，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展力度。

1.3 資源利用率不足

資源利用率不足是醫(yī)學(xué)院校信息化建設(shè)中存在的一個比較明顯的問題。建立數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)學(xué)院校檔案信息管理的核心內(nèi)容，在建設(shè)信息化的過程中，要對各類信息進(jìn)行有效的分類和處理，包括對一些典型核心的單行資源進(jìn)行加工、存儲以及檢索等，目的是為了向?qū)W校提供最迅速便捷的信息資源。在檔案的利用過程中，要做到資源共享，這樣才能實現(xiàn)檔案自身價值的開發(fā)和利用。但是，就目前來看，很多檔案資源的管理還只是對辦公軟件的簡單統(tǒng)計整理，沒有實現(xiàn)檔案資源的合理利用，很難為醫(yī)學(xué)院校自身的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持。

2 醫(yī)學(xué)院校檔案信息化建設(shè)策略分析

2.1 創(chuàng)新檔案管理思想與管理模式

做好檔案的創(chuàng)新管理，是實現(xiàn)醫(yī)學(xué)院校檔案信息化建設(shè)的重要條件。首先要打破目前固化的管理模式和理念，不斷從舊的落后的理念中走出來，不斷提升檔案信息化建設(shè)的工作效率。醫(yī)學(xué)院校檔案信息化管理應(yīng)該以現(xiàn)代化綜合的思想意識為指導(dǎo)，從現(xiàn)代的角度出發(fā)，綜合利用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多種先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的多層次性，不斷提升信息的使用和利用率，真正地做到創(chuàng)新管理，切實為學(xué)校發(fā)展提供有利條件。

2.2 基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)服務(wù)管理完善

在實現(xiàn)醫(yī)學(xué)院校信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該充分利用好網(wǎng)絡(luò)，做好網(wǎng)站建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)來完善服務(wù)管理。有的學(xué)校建立了比較健全的電子文件全文數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)站上能充分查閱信息，做到了信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，一定程度上實現(xiàn)了檔案管理工作的科學(xué)化和自動化。在檔案信息化建設(shè)的過程中，還要充分地與其他部門做好配合，保證檔案歸檔的完整性。例如，與學(xué)校宣傳部門做好配合，及時將圖片錄像檔案歸檔，形成數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫;與學(xué)校的信息處緊密配合，及時將最先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，形成大數(shù)據(jù)大網(wǎng)絡(luò)信息中心，并在網(wǎng)站上提供一些非保密性的電子文件查詢和利用，迅速實現(xiàn)信息化的建設(shè)和管理，更新并完善服務(wù)管理。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的在線服務(wù)

相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來看，信息化檔案管理能夠使檔案利用率大大提升，通過網(wǎng)上在線形式對檔案信息進(jìn)行使用與在線交流。傳統(tǒng)檔案的管理都是到檔案管理部門進(jìn)行查找與應(yīng)用，例如到檔案查閱室、檔案公布文件查閱等。檔案信息化建設(shè)是具有現(xiàn)代化特征的主動檔案服務(wù)方式，有效取代了手工式檔案管理形式。在今后的醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作中，在基于保密原則以及相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)絡(luò)匯編，進(jìn)行在線專題、電子郵箱、數(shù)據(jù)庫查詢以及開通微信、微博等功能的實現(xiàn)，通過這些服務(wù)形式拉近利用者與檔案資料之間的信息溝通，為檔案利用者提供更有效的查詢與資信服務(wù)。

2.4 借助網(wǎng)絡(luò)拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

目前網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)呈現(xiàn)社會化、多主體形式，在醫(yī)學(xué)院校檔案管理中其服務(wù)領(lǐng)域也應(yīng)進(jìn)一步完善與擴(kuò)大，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的全方位服務(wù)。醫(yī)學(xué)院校的檔案部門不僅要服務(wù)于高校發(fā)展與建設(shè)，還要為黨政機(jī)關(guān)以及相關(guān)企事業(yè)單位提供有效檔案信息，為其制定針對性的服務(wù)模式，進(jìn)一步深化檔案管理，實現(xiàn)檔案服務(wù)領(lǐng)域的有效擴(kuò)展。醫(yī)學(xué)院校檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識到信息化模式下檔案信息的重要價值，樹立服務(wù)意識與產(chǎn)業(yè)意識，為高校教學(xué)與科研發(fā)展提供重要保證，在走信息化道路的同時實現(xiàn)信息服務(wù)業(yè)發(fā)展，為社會更多領(lǐng)域提供檔案信息服務(wù)。

3 結(jié)語

總之，醫(yī)學(xué)院校的檔案信息化管理是一項綜合復(fù)雜的工程，要充分做好各個部門的配合工作，做好檔案信息化建設(shè)的完整性，領(lǐng)導(dǎo)部門也要對其重視，從軟件、硬件等各個方面加大投入的力度，創(chuàng)新探索新形勢下的檔案信息化建設(shè)模式，提高檔案的利用率和質(zhì)量，真正的為醫(yī)學(xué)院校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的現(xiàn)代化支撐。

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