高職院校以經濟合同為主線的內部控制建設初探

朱 波

(徐州工業職業技術學院，江蘇 徐州 221140)

高職院校是國民教育體系和人力資源開發的重要組成部分，肩負著人才培養、技術應用科學研究、社會服務、創新文化傳承、國際文化交流合作的重要使命。高職院校是新一代有志青年打開通往成才大門的重要途徑之一，肩負著培養高級技能化人才、傳承技術技能、促進創新創業的重要職責。高職院校教育的發展，堅持以供給側結構性改革為主線，圍繞全面建設小康社會目標和高質量發展要求，為實現我國“兩個一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興的中國夢提供重要人才保障。高職院校教育的特殊性迫切需要推進高職院校治理能力的現代化、法制化、規范化。而高職院校內部控制建設將會促進高職院校建設現代大學制度、完善治理結構、規范權力運行，提高高職院校風險防控能力，為學校綜合質量提升發展保駕護航。高職院校經濟活動是內部控制的重點，而經濟活動中又以經濟合同管理為重點。

隨著高職院校發展從規模型轉向提高內涵質量型，加快培養黨和國家需要的高素質專門人才和拔尖創新人才是最迫切的需要。高職院校在發展中必然發生大量的經濟合同，因而合同糾紛也日益增加。強化高職院校經濟合同管理的基礎工作，加強對經濟合同各環節內部控制管理，成為當前高職院校面前的一項緊急任務，也是國家推動教育部門內部控制建設的重要組成部分。只有加強高職院校經濟合同內部控制建設，規范經濟合同簽訂流程以及程序，才能促進高職院校以合同為主線的重大經濟業務風險的降低，保障高職院校經濟業務健康發展。

高職院校經濟合同是指學校開展教學、科研及其他活動時，與法人、能夠承擔獨立民事能力的自然人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。補充合同的文書、電傳、圖表等，采購清單、工程量清單、預算單等均是合同的組成部分。經濟合同類型主要涉及買賣合同，供用電、水、氣、熱力合同，贈與合同，租賃合同，建設工程合同，修繕工程合同，聯合辦學合同，物業管理合同，技術合同和委托合同等。

高職院校經濟合同內部控制程序大致分為：合同前期準備控制管理、合同訂立控制管理、合同執行控制管理、合同后續控制管理、合同履行考評控制管理等。這些環節相互獨立而又相互聯系，互為促進成為合同管理運行的必不可少的部分。

合同控制審核的具體流程：歸口綜合職能部門審核→招投標辦公室審核→國有資產管理部門審核→基建維修部門審核→財務處審核→法律顧問審核→審計處審核→業務分管院領導審核→院長審核。

有特殊要求的合同且存在法律風險的，必須經過法律顧問審核。

高職院校經濟合同的內部控制管理是一個動態過程，必須圍繞著高職院校經濟業務運行的全過程，運用科學發展觀等基本理論實現經濟合同內部控制管理目標。

一、高職院校經濟合同前期準備控制管理

（一）前期合同策劃。前期合同策劃是指為保證事項總目標的實現,對事項分解、訂立模式和流程、委托方式、合同分類、風險控制以及合同關系處理等影響整個事項合同的重要問題進行研究分解和選擇確定的過程。經濟合同必須反映項目目標和高職院校戰略目標、高職院校的經濟活動導向和根本利益。合同策劃決定著合同各方責任、權力和工作的劃分，對整個管理產生根本性影響。初始階段的合同策劃應該明確合同簽署單位的選擇方式和條件，合同“標的”，合同的分類、形式和合同的重要內容，商務關鍵條款等方面問題的協調。

（二）合同調查。合同調查是指在與擬簽約方訂立合同之前對擬簽方、合同“標的”進行調查的過程。高職院校要充分了解擬簽約方是否具有訂立合同的法律要求的基本要素，審查對方經營范圍以及履約能力等。

（三）合同談判。合同談判是指在初步確定簽訂合同對象后，當事單位針對簽訂合同的重要條款經過反復談判、協商、討價還價，達成一致意見的過程。高職院校合同承辦部門應當在授權范圍內與對方在平等、自愿等原則下進行有效的磋商。對于專業技術強、重大經濟業務或者法律關系復雜的合同，高職院校應當組織法律、技術、財務等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與有關工作。磋商過程中有關人員發表的意見，應當記錄并存檔。

二、高職院校合同訂立控制管理

高職院校不簽訂經濟擔保合同，未經上級部門批準不簽訂投資合同和借貸合同。

（一）合同文本擬定。合同文本的擬定是指高職院校在合同談判后，在意見一致的情況下訂立合同文本。

（二）合同審核。合同文本經經辦部門擬定后經審核需修改的，承辦部門應根據審核部門修改建議，對合同進行修改完善，并送審核部門復查通過。修改部分中涉及需要與簽約方再次溝通之處，應及時與之商談，必要時合同管理辦公室應協助參與合同條款商談。

（三）合同簽署。擬定的合同文本經按規定的審核程序審定后，方可加蓋學校公章。合同蓋章時承辦部門應出示《合同審批單》及院長的授權委托書，并附已經簽署的合同文本。合同經雙方被授權的當事人簽字蓋章后成立。院屬繼續教育學院對外簽訂的合作辦學協議、非正式人員用工協議及后勤部門簽訂的非正式人員用工協議，確需使用部門公章對外簽訂的，經書面請示，并經合同管理辦公室或人事處按本辦法規定的職責審核通過、請示相關院領導同意后可用部門公章簽訂。

三、高職院校合同執行控制管理

合同執行是指合同履行、合同結算、合同糾紛處理、合同解除或者終止等環節，是合同控制管理的核心環節、關鍵流程，是合同控制管理的主體。

（一）合同履行。合同承辦部門及其承辦人應負責合同的執行、跟蹤、監控和推動合同的實施，全面維護高職院校權益，保證合同得到全面、及時和正確的履行。合同承辦部門負責妥善保存合同履行過程中所產生的相關材料。合同履行過程中，需要有關部門和單位配合的，合同承辦單位可與歸口綜合職能部門、合同管理辦公室及時溝通，必要時請示分管校領導協調有關部門和單位提供幫助。有關部門和單位不得無故拒絕。

（二）合同結算。財務部門根據合同條款進行審核后方可辦理結算業務。財務部門發現未嚴格按合同條款履約或應該簽訂書面合同而未簽訂等情形的，財務部門有權拒絕支付款項，并及時向合同管理辦公室通報或者向有關領導匯報。

（三）合同糾紛處理。高職院校建立合同糾紛處理的有效機制，加強合同糾紛控制管理。合同糾紛經協商無法解決的，承辦部門應及時與歸口綜合職能部門、合同管理辦公室會商，成立法律糾紛處理小組，根據合同約定方式解決。

（四）合同補充、變更、轉讓和終止。合同依法簽署后，即具有法律效力，不得再對條款和內容進行變更。因情勢變化確實需要變更、解除合同的，須符合法定或約定的條件，并簽署書面補充協議。承辦單位及其承辦人在收到對方要求變更或解除合同的電話通知、正式文件或信函后，須及時告知歸口綜合職能部門和合同管理辦公室，并向分管校領導請示，必要時向院長請示，建議變更、解除合同或采取相應補救辦法。

四、高職院校經濟合同后續控制管理

（一）合同登記及保管與歸檔。合同管理辦公室應當加強合同登記臺賬管理，充分利用大數據、智能化等信息手段進行統一分類和連續編號，定期對合同進行分類、統計和歸檔，詳細記錄高職院校經濟合同的訂立和變更等情況，實行合同的全過程封閉式管理。合同簽訂后，合同管理辦公室應負責及時將有關材料整理裝訂存檔，定期移交學院檔案管理部門。合同存檔時，按合同涉及的密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級進行分類存檔。

（二）合同考評評估。高職院校要定期考評合同執行情況、分析、檢查、監督經濟履行風險以及結果。任何部門、單位和個人在簽訂、審核、履行合同時，因失職或瀆職給學院造成損失的，學院依據有關規定追究當事人的責任。

為貫徹落實《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》、根據財政部印發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號）和《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）要求，高職院校管理人員要面對錯綜復雜的發展形勢，有力促進各類經濟合同合法履行，保護高職院校合法權益。只有這樣，才能在新形勢下提升發展質量。