探索人事檔案管理方法，發揮信息價值功能

劉艷春

（泰州職業技術學院 綜 合檔案室，江蘇 泰 州 2 25300）

2018年4月前南京大學文學院教授沈陽被實名舉報，舉報其1998年在北京大學中文系任教期間，由于性侵女學生，導致該學生自殺身亡。1998年7月，北京公安部門曾對其做出了行政處分。但在2012年，沈陽主動聯系南京大學文學院，申請以南京大學作為推薦單位申報“長江學者特聘教授”，同年入選長江學者特聘教授并調入南京大學。在調動過程中北京大學并沒有向南京大學說明沈陽曾因師德師風問題接受處分之事，南京大學基于沈陽具有的高端學者身份，也沒有向北京大學請求開展外調查檔工作。此番舉報事件，正是因為用人單位沒有通過深入調查檔案全面考察人才的適崗情況，以致將沈陽這位缺少最基本的師德師風的人員，一直留在我國一流大學神圣的講臺上，長期以來為校園增加了潛在隱患，給社會帶來不良影響。

2018年11月20日，中共中央辦公廳實施《干部人事檔案工作條例》，就人事檔案的管理體制和職責、內容和分類、利用和審核、紀律和監督以及日常管理等方面作出了新的要求。

通過研讀《條例》內容，結合實際工作來看，人事檔案的主要功能是：保留個人原有干部身份、辦理工作調動需要、參加公務人員招聘考試身份確定、辦理個人退休手續、職務或專業職稱晉升參考依據、出國政審和公證等。而在實際工作過程中，檔案在人員新錄用后往往就被束之高閣，檔案的價值沒有得到進一步挖掘，人事檔案資源沒有充分有效地發揮信息價值功能，檔案的形式只是物理空間的存在。人事檔案相關文件和規定也只針對搜集、鑒定、分類、整理做了嚴格的要求，而針對如何深挖檔案信息的價值，并為人力資源、人才開發和組織任用等工作提供有力的參考，值得檔案部門和人事部門共同協調、研究。

1 注重個人檔案審核，確保信息準確全面

準確無誤是一切有效信息的基礎。材料形成單位和檔案管理人員一定要注重各類表格的審核，確保各類材料信息的準確性。另外，有目的地開放部分信息，也會給信息的搜集和共享帶來便利。人事檔案“三齡兩歷”有明確的界定方法，而在干部的“三齡兩歷”認定結束后，許多職工在后續填表時，仍只是憑借頭腦里模糊的時間概念，造成檔案前表與后表中同一類項的填報有誤差，再次增加界定難度。這些情況的發生與檔案信息的嚴格保密和封閉性也是有關系的。人事檔案有嚴格的保密要求，不經允許不可以查閱本人檔案，但在實際工作中，可以由檔案部門將部分個人檔案的重要信息準確摘錄并開放，以供工作中使用，這樣才能讓檔案為我所用，真正實現其價值。

2 合理利用人事檔案資源，實現資源科學配置

人事檔案是展現人才全貌的信息來源。其中學歷材料、黨團材料、獎懲材料等可以全方位地勾勒出一個立體的人物形象，實際工作中有些才不外露的員工往往不被重視，而其所學專業、科目、各種特長以及學習或工作期間擔任過的一切職務和經歷等只有在檔案中才能具體地反映出，由此可見，人事工作的另一項重要使命就是將有各種才能的人才挖掘出來，在工作中充分發揮個人特長。而現單位內部的人員流動加快，如果要充分實現人崗相宜、才有所用、用之所長，人事部門就要充分利用人事檔案信息資源，分析職工的特長和適崗情況，將職工和崗位的匹配度最大優化，這也對人事檔案管理提出了更高層次的要求。

3 加強人事檔案信息化，提高信息使用效率

人事檔案“雙套質”管理更有利于保護檔案原件，即使出現不可抗因素，信息化副本的不同介質、異地保存的特性也能使人事檔案免遭毀滅性的破壞，實現人事檔案的永久性保存。各單位可以建立人事檔案信息資源庫，使人才信息資源更豐富、更立體，更利于在人力資源配置和專業人才培養中提供有效的信息。而信息存儲技術的不斷發展不僅擴大了信息存儲的容量，更提升了數據存儲的安全性，利用數據信息的強大分析能力，依托先進的檔案管理系統，能夠有效提高人事檔案信息的使用效率。

4 創新高效管理方法，主動服務助力發展

多年來，人事檔案一直是關在庫房，無事不用，信息利用效率低，檔案信息得不到充分利用也是對資源的極大浪費。人事檔案工作人員要增強服務利用意識，轉變服務利用方式，為人才隊伍建設和儲備、公平公正晉升等提供有效服務。要在自身工作中積極實踐各種創新和高效的人事檔案管理方法，不斷優化人事檔案管理工作，充分實現檔案信息的儲存和人事資料的完善，為人事管理制度的健全提供有利的信息依據。以干部人事檔案為例，干部人事檔案是干部學習經歷、成長經歷、工作經歷、獎懲情況等最完整的歷史記錄，是全貌反映干部個人履歷的直接體現，真實準確的個人檔案，可為干部精準“畫像”，組織部門要精確掌握人事檔案內重要信息，在干部選任提拔時通過客觀分析，做出精確判斷，挖掘積極進步的人才，選任出適合崗位需求和適合崗位發展的同志，對其進行培養并配合崗位調配使用，從而實現人事檔案功能從被動保管向主動利用和服務方向的發展。

現階段，要做好人事檔案信息工作，人事檔案管理人員應轉變管理理念，加強自身的業務能力，不單只簡單地整理和收集，還要不斷提升信息化水平、加強數據分析和判斷能力，要以管理為重點，制定人事檔案管理制度、加大對人事檔案管理的科研投入、提升人事檔案的信息收集效率，為管理工作的高效穩定發展保駕護航。