淺論信息技術(shù)在醫(yī)療行業(yè)證件電子化管理中的應(yīng)用

葉真

（上海中醫(yī)院大學(xué)附屬第七人民醫(yī)院設(shè)備科，上海 200000）

醫(yī)院后勤工作是醫(yī)院的支持系統(tǒng)和有效保證，發(fā)揮著極為重要的作用，其特點是后勤人員學(xué)歷次層次相對偏低，素質(zhì)參差不齊，工作量大、涉及面廣、專業(yè)性強、技術(shù)要求高，但是醫(yī)院后勤管理水平的高低和醫(yī)院的經(jīng)濟效益以及醫(yī)療質(zhì)量息息相關(guān)，嚴(yán)重者可導(dǎo)致醫(yī)療秩序的中斷，后果不堪設(shè)想。現(xiàn)階段，社會得到了顯著發(fā)展，醫(yī)療改革深入推進(jìn)，急需醫(yī)院行政后勤部門積極升級轉(zhuǎn)型，竭盡全力將自身的服務(wù)質(zhì)量和效率提高。怎樣將行政后勤部門作為臨床一線的保障者和醫(yī)院決策的推動者、實施者的重要職能充分發(fā)揮出來，是醫(yī)院管理應(yīng)著重解決的主要問題。醫(yī)院從實際出發(fā)，針對存在的突出問題，依托網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，實行供應(yīng)商資料、產(chǎn)品資料、證照資料電子化管理及動態(tài)管理，利用信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)結(jié)合后勤管理理念，實現(xiàn)集約化一體保障，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享供應(yīng)商三證電子化，產(chǎn)品證照電子化，各類證照效期預(yù)警。解決了物資采購過程中涉及到供應(yīng)商首營、產(chǎn)品首營、證照管理、交貨情況、供應(yīng)商庫存信息化管理，從而使整個過程全方位監(jiān)控，信息化處理。現(xiàn)結(jié)合我院管理實踐，淺析醫(yī)院行政后勤管理中的供應(yīng)商及產(chǎn)品等證照管理的具體做法及體會。

1 醫(yī)院后勤管理信息化需求

1.1 后勤業(yè)務(wù)的動態(tài)發(fā)展性與適變性需求

信息化是業(yè)務(wù)管理和信息技術(shù)相互優(yōu)化的過程，此過程的發(fā)展主要以業(yè)務(wù)和管理的發(fā)展變化以及不斷提高升級為動力，因此系統(tǒng)要柔性地和醫(yī)院后期管理需要相適應(yīng)。醫(yī)院后勤管理在外延上應(yīng)具備復(fù)雜性和多樣性，在內(nèi)涵上又要具備一致性和整體性。現(xiàn)階段市場上部分醫(yī)院后勤管理系統(tǒng)通常運用的是類似倉庫設(shè)備管理軟件和倉庫進(jìn)銷存軟件的一種系統(tǒng)，并未根據(jù)實際需求實際開發(fā)，和醫(yī)院后期管理企業(yè)化社會化的主體發(fā)展趨勢不適應(yīng)，這是醫(yī)院后勤管理信息化建設(shè)中千萬不能出現(xiàn)的問題。

1.2 業(yè)務(wù)復(fù)雜性整體性與多用性平臺需求

醫(yī)院后勤工作是醫(yī)院的支持系統(tǒng)和有效保證，其所發(fā)揮的作用極為顯著，醫(yī)院后勤服務(wù)現(xiàn)代化的程度標(biāo)志著一個醫(yī)院現(xiàn)代化的程度，其除了在醫(yī)院工作的所有環(huán)節(jié)中得以體現(xiàn)，同時和醫(yī)院的研、教、醫(yī)工作的健康發(fā)展和有序開展息息相關(guān)，有效保證了醫(yī)院工作的正常開展。所以后勤管理中物資采購環(huán)節(jié)有很多前期工作要做，同時要保證在一定的時間里采購到臨床需求的物資，并且保證產(chǎn)品的質(zhì)量，同時要符合ISO9001 質(zhì)量體管理體系的標(biāo)準(zhǔn)，更是要符合衛(wèi)生監(jiān)管部門法規(guī)的要求。這就要求物資采購員在對供應(yīng)商評定資質(zhì)、供應(yīng)商三證、產(chǎn)品首營及注冊證信息等是否滿足法規(guī)的要求進(jìn)行篩選，如果按照傳統(tǒng)手工臺賬及紙張資料的管理方式，很難在達(dá)到高效的工作效率。這就需要一個信息化的平臺對這些資料進(jìn)行管理，能把不同供應(yīng)商信息收集在同一平臺、同時要實時了解供應(yīng)商的庫存情況，精確的核算下達(dá)訂單后送貨到醫(yī)院的時間。

2 醫(yī)院物資管理信息化的實施

2.1 物資管理系統(tǒng)—資料信息管理系統(tǒng)的概要介紹

我院利用物資管理系統(tǒng)極大的提高了后勤管理信息管理水平，提高了環(huán)節(jié)供應(yīng)商管理、產(chǎn)品管理、證照管理、供應(yīng)商庫存監(jiān)管、質(zhì)量報告管理及產(chǎn)品追溯管理等。有利于和物資管理信息化的需求相適應(yīng)，確保物資管理的規(guī)范性，最大化控制醫(yī)院運作成本，使資金得到有效節(jié)約，促進(jìn)工作效率和透明度的提升，樹立醫(yī)院的良好形象。

2.2 資料信息管理系統(tǒng)的的主要功能模

系統(tǒng)模板功能中有：A 供應(yīng)商首營管理、B 合格產(chǎn)品名錄、C 供應(yīng)商三證臺賬、D 采購目錄、E 倉庫庫存、F 產(chǎn)品進(jìn)貨臺賬、G 產(chǎn)品追溯臺賬、H 進(jìn)貨質(zhì)檢驗收臺賬、I 檢驗報告。A：供應(yīng)商首營管理主要是針對供應(yīng)商首次進(jìn)入醫(yī)院買賣對供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)資料的填寫及資質(zhì)的評定檔案進(jìn)行規(guī)范要求的登記，通過系統(tǒng)建立供應(yīng)商的三證信息檔案（企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)許可證），同時把相關(guān)證照的附件掃描后形成電子文件進(jìn)行一對一的保存。B：合格產(chǎn)品名錄主要是把每個供應(yīng)商所通過招標(biāo)進(jìn)入醫(yī)院的產(chǎn)品，對產(chǎn)品信息進(jìn)行采集并登記相關(guān)信息，產(chǎn)品目錄與供應(yīng)商進(jìn)行綁定，通過這個功能把可以隨按供應(yīng)商查找產(chǎn)品，可以按同類產(chǎn)品查找供應(yīng)商。C：供應(yīng)商三證臺賬是把供應(yīng)商基本資料中需要的字段按照醫(yī)院管理法規(guī)及衛(wèi)生監(jiān)管部門法規(guī)段提取出來，形成報表形式，所有涉及到三證上的字段都可以個性化顯示及隱藏，而且根據(jù)不同用戶的要求設(shè)置不同報表字段的排序先后，也可以導(dǎo)出不同的格式如：.xls.Textpdf 等9 種格式。通過這樣的方式可以就不需要人工錄入表格，提高工作效率，在醫(yī)院日常檢查中更加方便及保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。D：采購目錄是把供應(yīng)商能經(jīng)營所有的產(chǎn)品以列表的形式體現(xiàn)在系統(tǒng)中，方便采購員對同類產(chǎn)品進(jìn)行性價比選擇、同時把產(chǎn)品物價信息及自然屬性（發(fā)證時所具備指定的信息）呈現(xiàn)給用戶。E：倉庫庫存是把每個供應(yīng)商專門為醫(yī)院備貨的實時庫存，通過醫(yī)院直接查看供應(yīng)商的庫存情況，可以合理安排采購物資時間及頻次，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把相關(guān)信息運用到日常的后勤精細(xì)化管理上，合理的降低庫存資金的周轉(zhuǎn)。F：產(chǎn)品進(jìn)貨臺賬是醫(yī)院通過此功能一目了然的知道某個時間段從哪個供應(yīng)商進(jìn)過什么物資，產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家是哪個，產(chǎn)品的注冊證多少，產(chǎn)品進(jìn)貨的數(shù)量、生產(chǎn)批次、滅菌批次、失效期等信息；而且根據(jù)不同用戶的要求設(shè)置不同報表字段的排序先后，也可以導(dǎo)出不同的格式如：.xls.Text.pdf 等9 種格式。G：產(chǎn)品追溯臺賬是從物資請領(lǐng)部門到采購環(huán)節(jié)到使用過程追溯的報表，報表可以根據(jù)用戶要求把需要的字段顯示出來，在對任何檢查工作時都可以自由的提供各種各樣的報表。H 進(jìn)貨質(zhì)檢驗收臺賬是記錄并登記物資采購到醫(yī)院環(huán)節(jié)產(chǎn)品必須要符合醫(yī)院質(zhì)量體系的標(biāo)準(zhǔn)，通過系統(tǒng)記錄每次每個產(chǎn)品進(jìn)入醫(yī)院時形成的質(zhì)量報告相關(guān)監(jiān)管的信息，通過此功能可以導(dǎo)出不同時間段，不同供應(yīng)商、不同類型產(chǎn)品類別的進(jìn)貨質(zhì)量臺賬表。I：檢驗報告是供應(yīng)商在提供給醫(yī)院產(chǎn)品隨物出具的檢查報告，報告是以電子附件方式記錄在信息系統(tǒng)上，而且是一對一的記錄保存，避免紙質(zhì)報告保存過程中存在缺失。

2.3 信息系統(tǒng)的擴張靈活性

資料信息管理系統(tǒng)在設(shè)計上考慮的醫(yī)院內(nèi)部信息系統(tǒng)種類繁多，所以要求對于物資基本資料共性的信息都可以接口到其他信息系統(tǒng)上，所有在物資從請領(lǐng)和使用過程中需要監(jiān)管的信息都能共享，同時可以把日常人工登記的資料全部實現(xiàn)電子化管理。系統(tǒng)與供應(yīng)商內(nèi)部的ERP 系統(tǒng)、監(jiān)管部門的系統(tǒng)都預(yù)留接口，方便今后系統(tǒng)進(jìn)行擴容，而且系統(tǒng)采用B/S 架構(gòu)保證數(shù)據(jù)醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)都可以訪問系統(tǒng)，同時使數(shù)據(jù)的安全性得到保證。醫(yī)院信息中心負(fù)責(zé)保管、存儲已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化的資料，明確責(zé)任，防止丟失相關(guān)資料，為醫(yī)生的查詢提供方便，也把價值重大的第一首資料提供給臨床教學(xué)和科研，將醫(yī)院存儲資料的價值充分發(fā)揮出來。

3 體會及建議

我院構(gòu)建的醫(yī)院后勤物資管理信息系統(tǒng)運行情況良好，使實時動態(tài)管理供應(yīng)商資料、產(chǎn)品資料、質(zhì)量報告資料及各種類型的信息庫完善順利實現(xiàn)，并可以對庫存資金和數(shù)量展開實時動態(tài)管理，防止毫無目的地采購，將庫存積壓量減少，促進(jìn)醫(yī)院資金流轉(zhuǎn)速度加快。將第三方物理配送公司統(tǒng)一配送物資的目的順利實現(xiàn)，使醫(yī)療人員的工作量有效減輕。同時從數(shù)據(jù)方面支持了醫(yī)院管理部門進(jìn)行物資的查詢，既可以對醫(yī)院臨床工作量信息和醫(yī)院臨床的費用進(jìn)行查詢，同時還可以將醫(yī)院后勤成本的情況充分掌握到，并借助將信息化程度提升，有效提高管理水平，這對更好地實施醫(yī)院成本核算極為有利。利用先進(jìn)管理工具隊醫(yī)院后勤管理是醫(yī)療改革中重要的一部分，信息化管理也是一種社會發(fā)展理念。在改革中沒有一條現(xiàn)成的捷徑可走，要勇于探索，勇于實踐，大膽改革，堅持以人為本，以醫(yī)院的發(fā)展為重。