論企業檔案信息的知識管理研究

摘 要：企業是當今世界發展中的時代產物，也是國家經濟發展中的履行者。企業發展是國家經濟與政治發展中不可少的載體，所以說企業的發展是關乎著一個地區發展的進程的。企業發展中不僅僅要發展管理、研發產品、開拓企業精神理念，而且還要對企業的檔案信息的管理進行重要的發展，因為企業的所有的實質的東西、精神的東西都離不開檔案的管理。然在當今現代化的社會發展中，企業檔案信息的管理離不開現代化的知識管理，知識管理決定著檔案信息管理的一切；今天我們就來研究分析一下知識管理如何指導企業檔案信息的管理，也就是我們所要分析的話題，即論企業檔案信息的知識管理研究。

關鍵詞：意義 專業性 系統性 分類性 干預性

1、企業檔案信息的知識管理的意義

企業檔案管理是企業所有數據的集中地，它包括日常生產、經營活動中的保存記錄；包括黨建工作、行政管理工作記錄、計劃統計數據、經營銷售、物流信息、財務管理，還有體現企業人才數據庫的人才儲備檔案信息；可以說企業檔案管理涵蓋了企業發展中的所有數據。在這個快速發展的社會下，知識的管理融入到企業檔案管理中，尤其是現代化的知識管理，對企業檔案進行整合統籌記錄和調配使用，是有利于企業隨時提取數據，利用數據，凈化數據的平臺，從而為企業能夠靈活掌握企業發展中前前后后的運作，奠定了良好的基礎，所以說知識管理在企業檔案管理中具有非常重要的作用和實質性的意義，它是企業運行發展的后備力量。

2、企業檔案信息管理的問題

2.1、企業檔案信息管理缺乏專業性；作為知識管理企業檔案的信息，是企業檔案信息管理中的亮點。在進行信息檔案管理時，由于在檔案整理管理缺乏認識性，所以其在人員管理上就出現了非專業性。由于專業性不對口，造成了企業檔案信息管理的混亂，在儲存、整理中出現了很多的漏洞。當企業調取和使用中，出現了“斷片”，無據可查的現象和出現有據無用的現象，造成了企業發展中出現了疏漏，從側面或者直接上影響了企業正常的發展。所以說企業檔案管理需要專業人才的管理，才能為后期的利用創造其應該創造的價值。

2.2、企業檔案信息管理缺乏統計性；這里的統計性，是指在進行檔案管理和整理中，要對檔案進行統計。統計不僅僅體現在記錄和保存，而且要做到企業檔案信息的完善管理。然而，由于企業對檔案管理缺乏重視性和重要的管理，造成了企業檔案在統計中出現一團糟，不僅混亂，而且檔案出入沒有記錄，隨意的取、放，給企業的發展造成了一定的困難，所以說合理的統計信息，是企業檔案管理的重要問題。

2.3、企業檔案信息管理缺乏分類性；企業檔案信息管理中，存在檔案沒有歸類性，分類不明，電子存檔與文字存檔出現混交，該使用電子存檔的，出現了電子存檔記錄不全，尤其影像資料記錄日期不準；文字存檔沒有合適的目錄和收發文記錄，在企業調用時無從著手，給企業工作發展中查詢相關資料造成了困難，同樣也給企業的發展帶來的實質性的困難，這是企業管理的弊端。

3、企業檔案信息的知識管理的措施；

3.1、企業檔案信息的管理，采用專業人才管理；所謂專業人才管理，就是在采用現代化知識進行管理的同時，一定要引進專業性的人才，對企業的檔案信息進行管理。專業人才不要只停留到企業的生產與其他部門的管理，應該在檔案管理人才上，采用重點管理。如今的好多大專院校都采用該專業人才的培養，對該專業也進行系統的教育。無論從企業的發展，還是正常的運行，都進行了系統的專業教育，所以說企業檔案信息管理不是單純的由一般人員就能勝任的工作，而是走向了正規的專業化的管理模式，所以說引進專業人才，是企業對檔案信息管理所邁出的一大步，也是企業走向正規發展的一大步。

3.2、企業檔案信息管理中對檔案進行系統管理；檔案系統性管理是當今現代化社會知識管理的一個里程碑。系統性管理，首先指企業檔案管理采用專人、專業進行管理；專人專管的目的是便于管理，減少人為造成的混亂。其次，各種檔案采用分類式進行儲存；無論是數據檔案、還是數據文字檔案，采用分類式的目錄管理，便于在查找和利用中方便管理。其三、以電子檔案為主要儲存方式，以文字檔案儲存為輔；電子檔案是當今社會儲存的主要模式，無論是會議紀要，還是現場的影像，都是以電子方式的進行儲存模式，這樣做的方式是利用現代電子技術，便于進行快速的尋找和搜索；而文字檔案是指所有電子檔案，如果條件允許，還是采用打印或者掃描的形式，以紙張的形式進行存放，這樣的做的目的就是便于在儲存過程中，不受限于現代化硬件的損壞而造成損失。所以系統化管理是知識管理在企業檔案信息管理中的一個重要的管理模式。

3.3；企業檔案信息管理中，采用企業行政干預式管理；所謂行政干預，是指在采用知識管理對信息管理中的一個輔助的作用。因為任何管理都會，由于若干原因造成企業檔案管理中出現這樣或者那樣的問題。所以為了保障知識管理在企業檔案管理中的作用，要求企業行政部門必須要對企業檔案管理部門采用行政干預。定時的對企業的檔案管理部門進行檢查，檢查應該由具有專業知識的人員進行檢查，切記非專業人員進行檢查，避免造成笑話，而貽誤檢查的目的。同時在平時由專業負責人進行監督管理，以此來保障其部門的正常運行，從而起到檔案管理部門在企業中的重要性，也有利于企業的正常

發展。

結語：總之企業檔案信息的知識管理中，雖然存在若干問題，但是也有若干的解決辦法，無論是在企業發展，還是在企業轉型中，企業的檔案管理都需要知識管理進行引導，只有正常的管理，才能讓企業檔案管理部門在企業中發揮其應該發揮的作用，這樣才是企業發展的方向。

作者簡介：胡玉棟，1963年6月生，男，漢，山東乳山市人，大專，專業：檔案管理。