關(guān)于做好醫(yī)院行政檔案管理工作的思考

黃凱

近年來，在我國經(jīng)濟和社會的發(fā)展帶動下，我國醫(yī)療衛(wèi)生體系獲得了一定的進步和完善。新形勢背景下，醫(yī)院與醫(yī)院的檔案管理工作之間的關(guān)系愈加突出和密切，醫(yī)院檔案管理工作中行政檔案管理十分重要，直接影響著醫(yī)院的正常運行和醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展，醫(yī)院行政檔案記錄著醫(yī)院全部發(fā)展歷程，具有巨大的指導(dǎo)作用和資源價值。醫(yī)院只有重視行政檔案管理工作，充分發(fā)揮出行政檔案的資源價值和指導(dǎo)作用，加強行政檔案管理才能夠保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。目前我國醫(yī)院行政檔案管理工作中還存在著缺乏信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化等問題，沒有充分發(fā)揮出醫(yī)院行政檔案管理的作用。因此，思考如何做好醫(yī)院行政檔案管理工作這一問題十分必要。

1 醫(yī)院行政檔案管理的重要性

1.1 有助于醫(yī)院文化的積累和傳播

醫(yī)院行政檔案內(nèi)容不僅包含重要醫(yī)學(xué)資料，也承載著醫(yī)院的文化[1]。有效開展醫(yī)院行政檔案管理工作有助于積累和傳播醫(yī)院文化，比如醫(yī)院的病案資料，病案中記錄著患者所有醫(yī)療過程和數(shù)據(jù)，既是醫(yī)院重要的資料也是醫(yī)學(xué)教學(xué)與科研的主要資源來源，一個成功的病案記錄可以為患有相同病情的患者診治提供科學(xué)參考，讓醫(yī)生能夠更加高效的開展醫(yī)治工作，醫(yī)生在使用病案過程中也可以對科研經(jīng)驗進行歸納總結(jié)[2]。

1.2 行政檔案管理是醫(yī)院日常管理工作開展的基礎(chǔ)

良好的醫(yī)院行政檔案管理是保障醫(yī)院日常管理工作順利開展的必要基礎(chǔ)[3]。例如行政檔案中的人事檔案管理，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)、管理與發(fā)展完善中必不可少的重要部分，是醫(yī)院開展人事資源工作多必需信息的來源，能夠為優(yōu)化人才、醫(yī)院員工評價考核提供有效依據(jù)，沒有人事檔案與人事檔案管理勢必會影響醫(yī)院人力資源有關(guān)工作的正常運行，阻礙醫(yī)院的創(chuàng)新與良好發(fā)展[4]。

1.3 記錄醫(yī)院發(fā)展歷程，指導(dǎo)作用巨大

一個醫(yī)院的所有發(fā)展歷程都記錄在行政檔案中，行政檔案具有非常大的史料價值，起著傳承醫(yī)院精神和文化的關(guān)鍵作用[5]。行政檔案中的數(shù)據(jù)能夠為醫(yī)院決策提供重要參考依據(jù)，確保決策的正確性，提升醫(yī)院的實際效益。除此以外行政檔案還具有巨大的指導(dǎo)作用，醫(yī)院在進行各項工作時離不開行政檔案這一重要理論依據(jù)。

2 做好醫(yī)院檔案管理工作的具體措施

2.1 創(chuàng)新管理方式，加強檔案信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的醫(yī)院行政檔案管理工作中主要以人力工作為主，在管理過程中會消耗大量的紙資源，既增加了醫(yī)院運行成本，也是一種資源的浪費[6]。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的行政檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時代發(fā)展需求，不利于醫(yī)院信息化管理的建設(shè)。因此，為了緊跟時代發(fā)展腳步，更好的滿足醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展對行政檔案管理工作的實際需求，醫(yī)院要創(chuàng)新行政檔案管理方式，積極引進先進的信息化管理手段、設(shè)備與軟件，加強檔案信息化建設(shè)，重視對電子文件的收集、整合、統(tǒng)一管理和使用，針對紙質(zhì)文件與電子文件保存上的特點，將二者充分結(jié)合進行檔案的歸檔保存工作，在歸檔電子文件時嚴(yán)格遵循國家有關(guān)電子檔案管理辦法規(guī)定和要求[7]，保證登記、載體形式的統(tǒng)一，確保文件真實有效且完整齊全。

2.2 增強服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案價值

醫(yī)院工作的本質(zhì)是服務(wù)，醫(yī)院的行政檔案管理也不例外，醫(yī)院既是行政檔案管理服務(wù)的實施主體，也是其服務(wù)的對象[8]。因此，醫(yī)院要積極通過組織開展思想政治教育活動、創(chuàng)造學(xué)習(xí)提升機會等方式更新檔案管理工作人員的工作理念，創(chuàng)新服務(wù)手段和服務(wù)理念，提升檔案管理工作人員的服務(wù)意識，從而提高醫(yī)院整個檔案管理工作的水平和能力[9]。對原管理方式取其精華、去其糟粕，不斷優(yōu)化管理體系，提升檔案管理工作人員的管理能力和管理意識，讓工作人員能夠在崗位上最大限度發(fā)揮出自己的能力和價值，從而提升檔案管理、收集以及利用效率，充分發(fā)揮出檔案的價值。

2.3 完善檔案室的建設(shè)

檔案室在醫(yī)院中占據(jù)著不可忽視的重要位置，是保存醫(yī)院檔案的基地，是相關(guān)人員能夠順利開展檔案管理工作的必要基礎(chǔ)。目前我國有些醫(yī)院的檔案室還存在著建設(shè)不合理、不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作積極作用的發(fā)揮，一定程度上降低了醫(yī)院行政工作效率和質(zhì)量[10]。因此，想要做好醫(yī)院行政檔案的管理工作，就必要完善檔案室的建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院實際情況增加對檔案室建設(shè)人力、財力、資源的投入，按照國家及有關(guān)部門對醫(yī)院檔案室建設(shè)的相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)出更加科學(xué)、規(guī)范的檔案室[11]，促進醫(yī)院行政工作效果的提升。

2.4 加強行政檔案工作人員的培養(yǎng)

工作人員是開展行政檔案管理工作的實際執(zhí)行者，其工作能力與職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系著醫(yī)院行政檔案工作的質(zhì)量和有效開展。因此，醫(yī)院要加強對行政檔案工作人員的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)活動，提升其專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德與綜合素質(zhì)，從而保障行政檔案工作的高質(zhì)量、高效率。另外，醫(yī)院要堅持以人文本的管理理念，增加對行政檔案工作人員的關(guān)心和了解，及時發(fā)現(xiàn)其工作中存在的問題，采取有效的措施解決問題，了解影響員工主觀能動性與積極性的原因[12-13]，開展專項討論會議，制定出提升員工工作積極性和熱情的方案，讓行政檔案工作人員感受到被重視、被信任的體驗，從而更加認(rèn)真、高效的投入到工作中，提升醫(yī)院行政檔案管理的質(zhì)量和效果，推進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

例如，當(dāng)了解到行政檔案管理人員對現(xiàn)有待遇和聘用制度有意見時，醫(yī)院要積極收集員工的建議和想法，組織管理層與人力、工會等相關(guān)部門開展問題專項討論會議，結(jié)合本院實際運行情況與行政檔案管理工作內(nèi)容和強度等，靈活采取技術(shù)性的聘用制度，適當(dāng)調(diào)整行政檔案管理人員的福利和待遇，調(diào)動起相關(guān)人員工作熱情，讓其能夠在愉悅的情緒下更好的完成工作、創(chuàng)新工作、提升工作。

3 結(jié)語

綜上所述，行政檔案管理在醫(yī)院工作中十分重要，直接關(guān)系著醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。做好醫(yī)院行政檔案管理是順應(yīng)時代發(fā)展需求、符合醫(yī)療改革要求的必然趨勢。醫(yī)院要創(chuàng)新管理方式，加強檔案信息化建設(shè)，增強服務(wù)意識，充分發(fā)揮行政檔案價值，完善檔案室的建設(shè)，加強行政檔案工作人員的培養(yǎng)，做好行政檔案管理工作，為醫(yī)院的良好發(fā)展保駕護航。