數字信息化背景下高校檔案管理研究

徐世榮

(荊楚理工學院檔案館，湖北 荊門 448000)

在新時期背景下，人才就是推進社會發展的重要因素，因此，國家也在積極推進高等教育事業的發展，那么，由于近年來高校人數的不斷增加，這必然也給高校的檔案管理工作實施帶來了新的問題與挑戰。要想不斷提升高校檔案管理的效率和質量，就要緊密結合數字信息化時代特征，在檔案管理工作中積極融合各種先進的信息技術，以此不斷推進檔案工作的可持續發展。

一、當前高校檔案管理工作中存在的問題

(一)缺乏對于檔案管理工作的重視度

在當前的檔案工作過程中，就是直接通過對學生的檔案進行清晰的管理和把握，以此更好的了解每個學生的相關信息，從而更好的推進高校人才培養工作的發展[1]。但在實際的高校教學管理過程中，由于部分高校領導還沒有充分認識到學生檔案管理的重要性，以致檔案管理的基礎設施較為落后，各種現代化設備也較為缺乏，檔案管理工作的效果始終不夠理想。正是因為，部分高校在實際發展過程中缺乏了對于檔案管理工作的重視度，對于檔案管理工作的人力、物力、資金等方面的投入量都相對較少，很多檔案管理人員也缺乏較高的工作積極性，從而嚴重影響了檔案管理工作的發展。

(二)檔案工作工作任務量較大

在傳統的高校檔案管理過程中，學生檔案主要都是以紙質形式來進行記載的，而紙質檔案不僅在前期的歸檔、保存上，要花費較多的時間、精力，在后期的利用上也十分不便。檔案管理人員在實際工作中，必須要嚴格按照不同的檔案信息，結合不同的檔案保存方法，存放在不同的檔案類型中，這就需要檔案管理人員需要花費較多時間和人力[2]。盡管，部分高校在針對檔案管理引進了不少的專業人才，但由于高校檔案的數量一直在不斷增加，因此，整體而言，檔案工作的效率還是相對較低，嚴重影響了檔案工作作用的發揮。

二、數字信息化背景下高校檔案管理措施

(一)積極引進數字化技術手段

那么，在當前數字信息化背景下，要想實現高校檔案管理工作的可持續發展，就要充分結合各種先進技術的優勢，通過積極引進數字化技術手段，有效解決檔案工作效率低下、手段落后、內容繁瑣等問題。各高校就要注重充分利用信息技術的優勢，建立一個專門的電子檔案庫，對于部分檔案庫可以進行針對性的公開。在檔案記錄過程中，可以直接向學生進行公開，通過這樣的方式，讓學生自己來錄入檔案信息，再由指導員進行審核，待審核通過之后即可生效，最后統一交由檔案管理人員進行整理歸檔[3]。這樣不僅減輕了檔案管理人員的工作量，還能夠更好的保障檔案信息的質量。同時，在檔案管理中積極引進數字化技術，可以優化學生的檔案提取和存放工作，直接在學生的相關文件上，印留對應的檔案信息條形碼等，在學生今后需要或用人單位需要的時候，就能夠直接提取，讓高校學生檔案更便于查看和保存。

(二)創新檔案工作服務模式

高校檔案管理工作的有效落實，對于推進高校的發展本身就有著極其重要的作用，那么，相關人員就要不斷提升對于檔案管理工作的重視度，以此不斷推進檔案工作服務模式的創新發展。在目前高校學生人數不斷增加的背景下，高校教學管理的可持續發展，是需要建立在檔案工作上的，這就決定了必須要不斷提升高校檔案服務水平[4]。通過利用各種先進的信息技術，將檔案工作從原本的被動服務轉換為主動服務，真正實現檔案服務方式的多元化、高效率、社會化發展。并堅持以人為本的管理理念，提供多種檔案信息開發與利用方式，以此為用戶群體主動提供檔案信息服務，強化檔案信息的傳播功能，真正從深層次上滿足用戶的檔案需求，充分發揮檔案管理工作的存在價值。

三、結語

總而言之，在當前數字信息化背景下，不斷加強檔案工作的發展，不僅是推進高校發展的內在要求，也是現代社會形勢的外在要求。只有緊密結合檔案管理工作的各個環節，積極更新自身的思想觀念，有效應用各種先進的管理手段，堅持以人為本的服務理念，才能夠更好的發揮高校檔案管理工作的意義和價值。