試論城市建設(shè)檔案管理存在的問題與對策

李湘英

(呼和浩特市城建檔案館，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

在各個城市建設(shè)中，檔案管理有著不容忽視的作用。改革開放促進(jìn)了各地區(qū)和城市的不斷創(chuàng)新與進(jìn)步，高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)對城市檔案管理產(chǎn)生了相當(dāng)大的影響。各級城建檔案管理卻依然受限于陳舊的管理模式，很多城市還停留在手工處理階段，信息的自動化處理并沒有被充分的利用。城市檔案管理仍需進(jìn)一步改進(jìn)。

一、城市建設(shè)檔案管理發(fā)現(xiàn)的弊端

(一)檔案信息的真實(shí)性有待考證

對采集檔案信息的疏忽大意可能會影響信息的真實(shí)性，部分檔案信息的整理缺乏能夠體現(xiàn)事物實(shí)質(zhì)性的證據(jù)，導(dǎo)致信息的真實(shí)度有待考證。

(二)城市建設(shè)檔案的法規(guī)與城市發(fā)展現(xiàn)狀不符

隨著我國各項(xiàng)制度的完善，城市建設(shè)法規(guī)也相繼頒布并得到國家的支持，但是，面對中國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，城市建設(shè)法規(guī)的進(jìn)程顯然處于落后的階段，并不能馬上跟上時代的腳步，在整合城市檔案建設(shè)當(dāng)中，進(jìn)行完全的轉(zhuǎn)換仍需各級相關(guān)人員的努力。對于城市檔案建設(shè)雖然出臺了相關(guān)政策，但并沒有得到有效的實(shí)施。部分城市對于檔案管理工作態(tài)度仍然懈怠，并沒有認(rèn)識到其重要性，阻礙了城建管理工作的有效實(shí)施[1]。

(三)城市檔案管理混亂無序

自動化的信息采集并沒有完全的應(yīng)用于各級城市，普遍城市還主要依靠管理人員歸納整理檔案，城建檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，其中還包括部分上級主管，對檔案管理工作的疏忽，對檔案管理的認(rèn)知具有缺陷，直接導(dǎo)致很多工作人員在沒有明確信息的情況下，敷衍了事。檔案管理工作人員對職務(wù)的懈怠嚴(yán)重影響了檔案管理發(fā)展的進(jìn)程。

(四)城市檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足

各級城市對檔案管理工作人員的文化素養(yǎng)要求普遍不高，大多數(shù)城市的檔案管理人員沒有經(jīng)過任何科學(xué)性的訓(xùn)練就直接參與到工作中，在工作中遇到的問題基本靠自己去摸索解決，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。在沒有對工作內(nèi)容充分理解的情況下開展實(shí)施整理歸納，檔案信息的真實(shí)性就受到了影響。

(五)檔案存儲條件惡劣

在我們的印象中，檔案存儲的環(huán)境普遍是相對簡陋且不具備最基本的檔案收集工具的，比如電腦，在這種環(huán)境下完成檔案采集工作，工作人員對于檔案管理的工作可能會出現(xiàn)抱怨、消極，怠工等不良情緒，造成檔案管理工作不易進(jìn)行下去。

(六)有關(guān)單位對檔案管理工作不配合

部分城市對檔案管理工作的普及度不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致公民對檔案管理工作人員在收集資料的進(jìn)程中參與度不高。沒有把檔案及時的報到有關(guān)部門完成歸檔的舉措。影響城市檔案管理過程的原因不僅是管理工作人員，還需要對采集信息對象的認(rèn)知度加以傳播提升[2]。

二、建設(shè)檔案管理的應(yīng)對措施

(一)普及檔案管理制度，強(qiáng)化公民歸檔意識

檔案管理制度的出臺確實(shí)有效的協(xié)助了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，但對于制度的有效實(shí)施有存在不盡人意的方面。為此，相關(guān)上級應(yīng)強(qiáng)化檔案管理制度，定期做普及工作，通過國家出臺的相關(guān)政策，找出自身的弊病，在不違反相關(guān)政策的條件下，設(shè)定詳細(xì)的管理?xiàng)l文，用來彌補(bǔ)自身到位在檔案管理中遇到的不同于其他企業(yè)的缺點(diǎn)。也要借助于網(wǎng)絡(luò)、媒體、活動、報紙、新聞等各種途徑，傳播檔案管理對現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中的重要作用。強(qiáng)化公民意識，鼓勵公民參與進(jìn)來，積極配合檔案管理人員的工作，能夠做到主動上交資料，為其他企業(yè)做出表率。管理人員也可以對表現(xiàn)好的企業(yè)做出相關(guān)的獎勵政策[3]。

(二)通過職業(yè)教育打造一流檔案管理人員

檔案管理人員在檔案整理流程中占據(jù)著舉足輕重的位置，對檔案管理人員的素質(zhì)要求要制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，通過對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的職業(yè)教育，淘汰掉不合格的管理人員，然后定期對檔案管理人員進(jìn)行知識疏導(dǎo)，鞏固人員的技能，強(qiáng)化管理人員的工作歸屬感。

(三)用自動化采集技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案收集方法

傳統(tǒng)的檔案收集歸納整理方法主要是依靠人工手段，這種方法對于檔案管理的發(fā)展有一定的局限性，在自動化采集技術(shù)的引進(jìn)后，有效的克制了傳統(tǒng)方法的弊端，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)方法采集效率低，信息真實(shí)度不高，人員消耗大的弊病。在先進(jìn)科技的影響下，加快了檔案管理發(fā)展的腳步，使其能夠適應(yīng)社會的發(fā)展，跟上節(jié)奏。

(四)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上改善檔案的作用

企業(yè)的進(jìn)步應(yīng)賦予檔案更好的使命，各單位檔案不僅是枯燥乏味的備案資料，應(yīng)加大檔案對企業(yè)發(fā)展的作用，方便各單位進(jìn)行查閱。

(五)對存儲環(huán)境進(jìn)行改造

各城市單位應(yīng)對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行改造，營造良好的信息收集環(huán)境，配備充足的存儲設(shè)施，認(rèn)真做好檔案管理的前期準(zhǔn)備工作，為檔案管理的高效實(shí)施打好基礎(chǔ)。同時也為檔案管理人員創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的管理效率，促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展。

三、結(jié)束語

城市檔案管理發(fā)展為了能夠適應(yīng)在歷史進(jìn)程加快進(jìn)展，必須轉(zhuǎn)變思想，在管理工作中不斷完善制度，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)水平，總結(jié)出適用于各企業(yè)單位的檔案管理技巧，巧于借鑒和參考。使檔案管理能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)做出貢獻(xiàn)。