新時期檔案管理工作中的常見問題及應對策略

孫玉鈺

(雙鴨山寶清縣社會福利院，黑龍江 寶清 155600)

一、前言

科技及社會經濟的發展，不僅為單位檔案管理創造良好的發展機遇，也使檔案管理工作面臨嚴峻挑戰，對檔案管理的要求日益提高，檔案管理人員應結合工作實際采取有效措施妥善解決，才能提高檔案管理的整體水平。

二、新時期檔案管理的重要性

在宏觀上，單位檔案管理主要是保存和管理經濟業務及相關資料，以及單位財務憑證等有關資料，在具體工作中存在一定的復雜性，作為檔案管理工作中比較關鍵的一項內容，日益發揮著重要作用。現代科技的進步對于檔案管理工作數字化具有一定的推動作用，使工作提高了效率，結合有關數據進行分析，結果顯示對于單位相關業務的開展具有重要作用。對于一個單位而言，高效科學的檔案管理具有重要的意義。

三、新時期檔案管理工作的常見問題

(一)有關從業人員不具有較高素質也不重視檔案管理

檔案工作的正常開展應依托檔案管理人員的技能和專業素質，與工作實際相結合，檔案管理人員素質有待提高，提高重視檔案管理工作的程度，對于有效開展此項工作具有重要作用。在實際工作中，一些具體工作人員缺乏積極性和責任意識不強，影響單位發展。在工作中一些工作人員遇到難以迅速解決的問題就無所適從，缺乏專業性，檔案管理工作難以高效完成。一些檔案管理人員由于受到個人工作思維局限性的影響，只顧做好具體工作內容，與有關工作人員加強相關交流，以增進彼此之間的了解，有效避免在工作中容易引發失誤，進而影響單位的發展。

(二)檔案管理制度有待不斷健全

目前在單位運行中，檔案管理制度有待于進一步完善，使制度的有效性不足。一些單位的工作還主要是遵循制度管理有關事項，檔案管理制度的針對性不足。即使單位制定了管理制度，針對管理制度中存在的問題也需要采取有效措施進行妥善解決。在規劃安排方面，檔案管理制度內容不完善，有關程序缺乏嚴謹性，影響檔案管理工作的正常開展。

(三)檔案管理缺少必要的投入

在具體工作環節中不僅存在從業人員及制度方面的相關問題，在檔案管理投入方面也存在不足。主要體現在硬件方面檔案管理通常忽視將檔案存放在防蟲火及防潮等方面，所以，通常在檔案管理中保存有關信息檔案不當而發生損壞。而產生該問題主要是由于未能對保管檔案的相關設施進行定期檢查，并未及時維修或更換已損壞硬件，而且在綜合管理方面的相關投入不足導致在日后工作中存在一些需要妥善處理的情況。

四、檔案管理工作中常見問題的應對策略

一是提高工作人員的業務能力和整體水平并對檔案管理給予應有的重視程度。通過分析具體工作中存在的各種問題，其主要應對策略是使檔案管理從業人員提高素質，從業人員提高素質主要是在實際工作中因工作缺乏責任心，工作疏忽及不具有較強的專業素質等因素導致檔案管理工作發生失誤，所以對基層單位有關從業人員應定期組織業務能力培訓、專業技能培訓或從業操守培訓等，可聘請業務能力較強、經驗比較豐富的指導教師認真講解工作中應注意的要點及一些工作技巧，此外，還應定期考核檔案管理工作人員的業績，在單位范圍內對于工作中具有優異表現，較強責任心的工作人員進行公開表揚，并給予必要的獎勵，針對工作疏忽大意、多次發生檔案管理工作失誤的工作人員，應采取必要的懲罰措施，懲罰并非最終目標，而是對教訓進行總結以提高工作成效。并在單位范圍中積極開展宣傳檔案管理工作重要性的有關活動，使全體從業人員都了解這項工作的重要性，使此項工作深入人心，對于提高這項工作的效果具有十分重要的作用。

二是檔案管理制度不斷健全。在具體工作中應加強有關制度的積極建立并在具體工作中不斷健全，使檔案管理制度在應用過程中逐漸得到完善，而且制定和頒布實施有關檔案管理法，采取獎懲分明的具體措施，與單位具體情況綜合考慮后進一步對有關制度措施進行完善，基于對國家有關制度標準的符合程度，對于單位制度的完善具有一定的促進作用，使檔案管理工作提高有效性，對于單位發展也有十分重要的促進作用。

三是在檔案管理方面加大投入力度。在具體工作中，應準確深入地分析檔案管理工作中的常見問題，基于此在工作中對各種資源的投入力度應不斷加大。即建立應對檔案管理和保存進行定期歸類的相關制度，及時妥善處置，維修和更換發生損壞的檔案存放設施等，采取有效措施避免存放的檔案資料受潮。

五、總結

綜上所述，隨著社會的快速發展，對于一個單位而言，高效科學的檔案管理具有重要的意義。因此應加強檔案管理這項工作，工作效果對于單位及社會經濟的發展都具有不可替代的作用，所以，在新時代這也是大勢所趨，妥善解決檔案管理中可能存在的各種問題，對于單位發展也具有一定的促進作用，檔案中的重要數據對于經濟發展也具有一定的支撐作用。