芻議“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設

陳紅玉

(溫州市甌海職業中專集團學校，浙江 溫州 325000)

目前，我國學校教育發展迅速，每年產生的檔案數量也水漲船高。傳統的檔案管理方式不僅效率低下，而且在促進學校發展方面也不能發揮應有的作用，必須融合“互聯網+”提升信息管理水平。

一、加強學校檔案管理信息化建設管理的必要性

中專學校作為培養專業技術人才的重要場所，檔案管理工作關乎學生發展信息、學校發展軌跡的記錄，為其發展提供參考方向，對于學校發展和增強教育質量具有重要意義。為了適應新時代中專教育的穩步提升，檔案管理需要做好記錄和參謀作用。

目前，中專的檔案管理信息化水平還不高，檔案管理人員還多是由原有的檔案員組成。這些人員由于長期傳統管理觀念的慣性影響，缺乏與時俱進的信息管理方式，且在信息技術運用能力方面較為缺乏，沒有意識和無力完成檔案管理信息化的推進。此外，中專教育雖然在我國教育體系中占據著重要的位置，但在社會中仍然存在著偏見，學校方面沒有充分認識到檔案管理信息化的積極作用，認為檔案是上級要求的，可有可無，沒有對檔案管理信息化進行有效的設計和軟硬件設備設施的提升。

二、加強學校檔案管理信息化建設管理的有效途徑

(一)加強頂層設計，學校推動檔案管理信息化建設

中專學校要首先解放思想、轉變觀念，開展查找差距、對標先進的活動，以思想引領檔案管理信息化工作。比如，學校可以召開檔案管理信息化專題會議，宣貫信息化管理的重要意義，激發起全校師生的覺悟和激情。選擇發達地區的學校進行實地考察，積極向其學習，并邀請專家前往指導，從而有效規劃檔案管理信息化的方式途徑。其次，要全面排查信息化建設中存在的差距，特別是在軟硬件設施方面。建立主要領導負責總責、部門領導親自抓、專兼職檔案管理員具體管，縱向責任明、橫向有人抓的管理網絡。將檔案工作納入工作指標考核，每季度對檔案工作管理情況進行考核，考核結果與績效工資掛鉤，形成科學有效的監管運行機制。

(二)提升專業技能，檔案人員加強自身素質建設

檔案專職人員作為檔案管理的主力，要提升信息化管理的專業技能。首先要做好信息化建設的技能培訓，配備專職檔案員、兼職檔案員，專職檔案員每年以集中培訓和現場業務指導的方式對兼職檔案員進行培訓、考試，增強員工的檔案意識，完善工作制度，確保工作有章可循。學校要制定《歸檔范圍及檔案保管期限表》《檔案工作管理辦法》《歸檔材料整理工作規范》《會計檔案分類方案》等制度、流程，對文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統計、利用、庫房管理及離崗交接等事項做明確規定；對文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制、檔案裝具提出了明確要求，切實構建起了從形成收集到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系。

(三)采取有效措施，整體合力推動檔案服務新效能

檔案的效能就是利用，學校要在嚴格落實國家檔案法律法規要求的基礎上，做好檔案服務利用工作。規范建立全宗卷，記錄學校發展。按照《全宗卷規范》，學校全宗卷內容應涵蓋全宗介紹、檔案收集、檔案整理等8個方面，記錄和說明了學校及檔案的歷史和現狀，做好查借閱工作，服務學校發展。學校檔案室要按照服務提升要求，推行網上借閱方式，及時高效地為服務對象提供檔案查借閱服務，為學校的教育發展提供有力支持，積極開展編研工作，促進能力提升。學校要利用庫藏檔案，編制學校《大事記》《組織機構沿革》《榮譽匯編》《文件匯編》等編研材料，并積極對外交流，實現互聯互通。強化源頭控制，遵循“誰形成、誰收集、誰整理、誰移交”原則，明確“量、質、期、責”四點要務，確保歸檔文件的真實性、原始性、完整性。在學校各部門設有兼職檔案員，負責本部門歸檔文件材料的收集、整理、移交，專職檔案員每年對兼職檔案員進行現場指導，使每位兼職檔案員掌握了本部門應歸檔的范圍，加強了檔案資源的源頭控制。嚴格執行歸檔制度，確保應收盡收。在收集文件材料時提前明確收集范圍，準確把握各類檔案的形成規律，區別文書、實物、聲像、基建、會計、設備等不同類別，分門別類地明確收集時間和內容。嚴明收集紀律，運用事前提醒、事中跟進、事后督促、登門收集等形式，確保檔案收集的齊全、完整、準確、系統。

三、結語

隨著信息技術的發展，學校檔案實現信息化的管理是必然趨勢，學校要把握時代發展規律，提升檔案管理設計，加強檔案管理人員素質，穩步推進檔案管理的有效服務。