Excel軟件在教務管理工作中的應用

師寶霞

(咸陽師范學院，陜西 咸陽 712000)

教務管理工作是學校日常管理中重要的工作內容，是學校教育教學活動良好開展和正常進行的必要前提，為學校的教學教育環境的穩定、教學質量的提高以及教學模式的創新改革等方面的工作提供了重要的指導作用，是學校管理中的重中之重。因此，做好學校的教務管理工作十分重要，這就離不開先進的管理工具。

一、Excel對教務基礎信息數據的管理

(一)數據檔案的錄入和編輯管理

Excel提供了多種單元格數據類型，其中包含數值、文本、貨幣、日期、時間、百分比等類型，但是Excel軟件中將這些類型劃分成了三種，即文本、數值以及公式。數值型表格主要應用于數值的計算、整理和統計，包含了數值、時間、日期等；文本類表格主要是包含了文字、字母、字符、標簽等數據信息，這個只能用于修改和編輯，不能對數值進行計算；公式類主要指的是Excel中的公式和函數，應用于學生的學籍信息、專業信息、教師信息以及課程信息的整合管理，是學校教務工作中的基礎信息管理，但是在Excel錄入和編輯的過程中會遇到一些阻礙，例如，在身份證上的長串數字的錄入中會出現信息的錯誤或不完整，使得數據信息不能良好的顯示。在此情形下，應該對所錄入的信息進行單元格設置，以文本形式來完成數據信息的錄入。

Excel的填充柄，不僅可以對數據和公式進行復制，而且還能夠生成等差與等比序列，還能夠對所生成的填充序列進行自定義設置，大大提高了我們錄入和編輯基礎信息表格和公式函數的復制效率。例如，在錄入學生學號或是教師工號的這些存在排列規律的數據時，就可以通過填充柄進行復制填充，省去了逐一編輯繁瑣步驟。

(二)數據檔案中數據的查找功能

在海量的教務基礎數據信息之中，想要靠人工檢索出我們所需要的某個數據是相當艱難的，Excel的查找功能就可以快速根據數據定義的內容查詢到所需數據。例如，在學生的基礎信息表中，我們要找出某一學生的基本資料，只需要在Excel中使用查找功能，輸入所要查詢的學生信息關鍵詞，就可以快速準確的找到該學生的資料。

(三)數據檔案中的復制、粘貼功能

在日常的教務信息管理過程中，人們需要一些資料信息進行復制、粘貼，但是如果操作對象是公式或是函數等特殊格式的信息就無法正常使用這一功能。Excel中的“選擇性粘貼”功能就可以妥善處理這種情況，可以在粘貼時右擊鼠標選擇“選擇性粘貼”指令，隨后選中所需內容，確定完成。另外，Excel還擁有“粘貼不重復記錄”功能。例如，需要對本學期的課程教師信息進行粘貼時，就可以使用這一功能。因為，在同一學期內一般會有統一位教師來負責不同的課程，從而會出現同一學期中的任課教師信息重復的現象，若是要對這些教師的信息進行統計的話，還需要一個個的手動進行粘貼編輯，流程復雜效率極低。所以Excel的“粘貼不重復”功能就可以直接越過這一繁瑣操作，將教師信息不重復的編輯完成。

二、Excel軟件在教務管理工作中的應用

(一)常用數據分析在教務管理工作中的應用

通常來說，Excel常用的數據分析功能有排序、篩選、分類匯總以及數據透視圖等。教師可以利用不同的字段進行分類，對相對的數據表進行單字或多字的排序，從而得出所需的排序數據表。如果是要根據不同學科將成績進行合理排序，就能夠更加直觀的了解到各個學科的成績分布和教學效果。

想要從眾多數據中檢索到符合條件的信息，就要對表格中的數據進行篩選。而在對這些數據篩選結束后，會將那些我們所需要的信息進行顯示，其他信息進行隱藏，從而方便操作者的數據提取。同時，Excel的高級篩選功能還能夠完成更加繁瑣的數據整理，操作者可以通過不同的數據條件來進行表格中的數據篩查，來達到數據分析和管理的目的。

(二)利用分析工具庫進行數據分析

Excel不僅具有強大的公式函數計算功能，還擁有強大的數據統計分析功能。通過加載項添加分析工具庫模塊，我們可以更加便利、快捷的計算出表格中數據的方差、平方差以及對應的回歸統計。例如，在對不同教師教學同一學科的成績進行統計分析時，就可以更加有效的做出相對的教學質量分析表，從而完善組織管理與決策工作。

三、結論

綜上所述，在整個的教務管理工作之中，Excel的使用和教務管理軟件平臺的協調共存是一種科學有效的管理模式。教務管理人員能夠利用Excel來完成一些簡單的數據處理、統計、收集以及分析操作，實現工作效率的提高，而通過教務管理軟件平臺來完成相對較大、統一性較強的數據管理。使用Excel來完善大型教務管理軟件無法計算或是統計的復雜管理，從而促進教務管理工作的組織與開展更加順利。