辦公室行政管理在新形勢(shì)下的問(wèn)題及解決措施

王佳寧

(沈陽(yáng)大學(xué)，遼寧 沈陽(yáng) 110044)

一、高校辦公室的地位

在高校管理系統(tǒng)中，高校辦公室處于絕對(duì)中心的地位。協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦理各種專(zhuān)門(mén)事務(wù)，同時(shí)也負(fù)責(zé)學(xué)校的科研、教學(xué)、日常管理、溝通上下級(jí)等各項(xiàng)工作。在學(xué)校擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人往往都是各學(xué)科具有突出成績(jī)的學(xué)術(shù)專(zhuān)家。他們需要有足夠的時(shí)間進(jìn)行深入自身領(lǐng)域的研究，同時(shí)還需要不斷地出席各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)性會(huì)議。具有比較繁忙的工作，這就需要學(xué)校辦公室充當(dāng)助手，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)解決其他事務(wù)。學(xué)校辦公室不僅要接收上級(jí)機(jī)關(guān)的指令以及校領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示，同時(shí)還需要將這些指示和指令準(zhǔn)確無(wú)誤地傳達(dá)給下級(jí)各個(gè)單位，保證學(xué)校的正常教學(xué)工作順利進(jìn)行。是學(xué)校能夠得以按照預(yù)定計(jì)劃開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的重要保障。并且校外人員到學(xué)校辦理各種事務(wù)，首先想到的就是辦公室，這就說(shuō)明辦公室屬于學(xué)校的對(duì)外窗口之一，同時(shí)也是溝通校外人士，匯聚各方信息的樞紐。辦公室為校外人員提供的服務(wù)在極大程度上體現(xiàn)了該校的管理工作質(zhì)量和精神風(fēng)貌。所以，良好的高校辦公室行政管理，不僅能夠幫助學(xué)校正常開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，同時(shí)還能夠極大的促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，維護(hù)學(xué)校的形象。

二、高校辦公室行政管理在新形勢(shì)下存在的問(wèn)題

(一)高校辦公室行政管理職能和目標(biāo)模糊不清

通過(guò)上文所述，已經(jīng)了解到高校辦公室對(duì)于高校發(fā)展的重要性。這就需要高校辦公室從業(yè)者能夠充分明確自己的工作職能以及工作過(guò)程中所需要達(dá)到的目標(biāo)。隨著時(shí)代的改變，在新的形勢(shì)下，目標(biāo)與職能是處于動(dòng)態(tài)變化之中的。但是，實(shí)際的工作中，辦公室工作者，往往按照一成不變的方式，按部就班地工作。創(chuàng)新性和積極主動(dòng)性沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)由于自身職責(zé)不明，導(dǎo)致辦公室工作者往往出現(xiàn)越俎代庖的事情。

(二)高校辦公室行政管理機(jī)制缺乏有效性

高校辦公室實(shí)際的工作狀態(tài)往往處于被動(dòng)工作的情況之下。往往依靠上級(jí)指令或者相關(guān)文件來(lái)處理自身的工作，而沒(méi)有一整套比較有效的機(jī)制來(lái)處理學(xué)校行政管理過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題。盡管每一個(gè)工作者都比較忙，但是出于“瞎忙”的狀態(tài)。由于存在的辦公室機(jī)制所具有的有效性限制，而且已經(jīng)無(wú)法符合新形勢(shì)下的工作環(huán)境，繼而導(dǎo)致了目前的高校辦公室行政管理工作處于沒(méi)有制度指導(dǎo)的無(wú)序工作狀態(tài)。并且，績(jī)效評(píng)價(jià)體系也還未能建議，工作積極性性不高，責(zé)任心不夠。

(三)高校辦公室行政管理從業(yè)者整體素質(zhì)不高

行政管理辦公室人員的整體素質(zhì)水平主要通過(guò)業(yè)務(wù)水平、政治素養(yǎng)以及工作作風(fēng)這三個(gè)方面進(jìn)行體現(xiàn)。行政辦公室的工作者，平時(shí)都將精力放在了瑣碎的零散事務(wù)中，很難有零碎的時(shí)間學(xué)習(xí)政治知識(shí)，自然就會(huì)導(dǎo)致政治水平不夠高。高校行政辦公室的工作人員大多都是一些教師、機(jī)關(guān)干部或者輔導(dǎo)員，這些人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的辦公室管理工作經(jīng)驗(yàn)，很多都不是正規(guī)的專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，如果后期沒(méi)有良好的培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)能力和水平都無(wú)法真正滿(mǎn)足要求。同時(shí)，辦公室的工作往往會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常接觸，領(lǐng)導(dǎo)的一些作風(fēng)也會(huì)對(duì)這些人有一定的影響。

三、高校辦公室行政管理解決措施

(一)明確高校辦公室行政管理職能

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，在當(dāng)今科研和教學(xué)工作全面取得進(jìn)步的時(shí)候，高校辦公室行政管理工作職能也在發(fā)生著不斷的變化，為了能夠保證辦公室作為高校管理中樞的作用，就必須對(duì)辦公室行政管理職能進(jìn)行明確。要明確行政管理職能，就要做到如下幾點(diǎn)：第一，突出服務(wù)職能，提升服務(wù)質(zhì)量；第二，優(yōu)化調(diào)研模式，提高指導(dǎo)工作的水平；第三，提升協(xié)調(diào)能力，促進(jìn)高校能夠和諧穩(wěn)定發(fā)展；第四，發(fā)揮管理監(jiān)督職能，順利完成管理工作。

(二)完善高校辦公室行政管理制度

確定好了工作職能就必須要有一套行之有效的制度對(duì)工作進(jìn)行規(guī)范，對(duì)工作者的言行進(jìn)行約束。高校辦公室行政管理過(guò)程中，每個(gè)方面都需要有相關(guān)的法律法規(guī)和高校自身的規(guī)定作為依據(jù)，必須要科學(xué)合理地完善管理機(jī)制。這樣管理工作者才能夠在自己的實(shí)際工作中，及時(shí)有效地做出決策，也才能夠更好地保證高校的日常教學(xué)活動(dòng)和今后的發(fā)展。作為高校管理的重要中樞，辦公室行政管理工作是所有高校管理工作的重點(diǎn)所在，建議一套科學(xué)有效的運(yùn)行機(jī)制刻不容緩。

(三)高校辦公室向?qū)W習(xí)型轉(zhuǎn)變

高校辦公室行政管理活動(dòng)是高校日常工作的重要紐帶也是確保行政指令實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)的重要中樞。行政事務(wù)需要涉及到很多方面的知識(shí)，同時(shí)也需要從業(yè)者保證自己的專(zhuān)業(yè)性與業(yè)務(wù)水平。高校的日常運(yùn)營(yíng)和今后的發(fā)展，必然需要行政管理辦公室服務(wù)質(zhì)量的整體提升。這就要求，高校要通過(guò)合理制定的培訓(xùn)方案，對(duì)行政管理者進(jìn)行合理的培訓(xùn)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平以及工作作風(fēng)等多個(gè)方面進(jìn)行提高。并且，要保證工作的效率和質(zhì)量。以理論基礎(chǔ)為出發(fā)點(diǎn)，在實(shí)際的工作過(guò)程中鍛煉每一個(gè)從業(yè)者的綜合素質(zhì)，做到辦事效率提高，工作質(zhì)量有保障。

四、結(jié)論

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家教育水平的提高，高校的發(fā)展與飛躍勢(shì)在必行。這就需要高校的辦公室行政管理工作能夠順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，全面推進(jìn)各方面業(yè)務(wù)的改革，并提高自身的實(shí)力，為高校未來(lái)的飛躍創(chuàng)造新的條件并做好高質(zhì)量的服務(wù)工作。