高校檔案管理信息化探析與措施

倪 儆

(江蘇商貿職業學院，江蘇 南通 226000)

在我國高校檔案管理過程中，實施信息化管理對我國高校未來檔案建設尤為重要，對檔案未來的發展起到較大的促進作用。此外，信息化技術的應用融入到了檔案管理中的每個環節，能夠大大提高管理效率，主要是因我國近幾年招生不斷擴大，使檔案管理工作量越來越大，這就需要高校應丟棄傳統管理模式，采用信息化管理技術才能適合目前高校檔案管理的發展，為我國高校檔案信息化管理奠定良好基礎。

一、高校檔案管理信息化建設的重要意義

(一)提高檔案檢索過程中的查準率與查重率

檔案采用信息化管理主要是通過信息技術來代替傳統手工對編碼的查閱，以此在較大程度上降低手工編碼查閱的復雜性。此外，由于傳統檔案在管理過程中，不但效率比較低，而且在一定程度上準確率也會降低，信息化管理不但能夠提升其查準率，而且可提高查重率。

(二)能夠實現遠程傳輸

信息化檔案管理與傳統管理方法相比具有一定的差異性，其中信息化檔案管理最為突出的一個優點就是，能夠實現遠程傳輸，同時在對檔案能夠實現自動檢索，并可以利用網絡對檢索到的檔案信息傳播出去，以此降低查閱人工作壓力。

(三)能夠提升檔案管理工作效率

高校檔案管理工作量比較大，管理工作較為復雜，由于檔案是學生最為重要的資料，這就對管理工作能力要求比較高，其中信息化檔案在管理過程中能夠大大降低傳統管理過程中出現的錯誤，并且能夠自動生成與歸檔，能夠對工作效率進行極大提升。

二、高校檔案管理的地位和類型

高校檔案主要是指各高等院校進行教學、招生以及管理等活動形成的對學生用未來價值的文字與圖表等形式的歷史記錄，檔案中對學校歷史有較為詳細的記錄，也是高校不同活動最為真實的記錄，有較大的利用價值，這在較大程度上表明了高校檔案管理在高校工作中的重要地位。這就更體現了檔案管理在高校工作中舉足輕重的重要地位。

高校檔案記錄著高校真實的歷史，記載著較為豐富的資源與信息，其中高校檔案主要有科研檔案、人事檔案以及教學檔案等，每一個檔案都包含著高校最有價值的信息。此外，隨著我國科技技術的發展，信息化時代的到來，較多高校社會活動也逐漸增多，對檔案的需求也越來越高，在此基礎上傳統高校檔案管理在較大程度上不能適應現代高校發展需求，這就需要融入信息化技術進行有效創新。所以，高校檔案管理應向信息化管理方向革新，使用科技技術提升檔案管理質量與工作效率。

三、高校檔案融入信息化管理過程中出現的問題

(一)管理者管理理念落后

高校進行管理與教育工作是檔案管理過程中最為重要的環節，也是使教育順利開展的關鍵部分，隨著我國信息技術的飛速發展，高校各項工作也在逐漸融入信息化技術，以此實現現代化模式。但是，一些高校檔案管者由于管理理念較為落后，對信息化管理模式認識不足，對信息化管理模式不重視，導致信息化管理模式在一定程度上很難落實。

(二)管理工作方法較為落后

由于高校檔案在管理中較為復雜，并且工作量相對也比較大，不但需要對檔案進行存儲于記錄，還需要能夠第一時間檢索到相關檔案，我國較多高校檔案管理工作方法依然較為傳統，管理工作還需要手工來完成，不管是對檔案進行分類還是整理，都需要耗費人力物力，在較大程度上大大降低了工作效率。

(三)基礎設施缺乏現代化設備

由于我國地域經濟有一定的差異性，各地區高校經濟也有較大差異，需要經濟不發達地區的學校在進行檔案管理時沒有足夠的投入資金，導致管理過程中沒有現代化管理設備，使管理還處于手工管理水平，這在較大程度上減緩了高校檔案管理的未來發展。此外，一些高校雖配備有現代化設備，但是由于種種原因使設備無用武之地，很難發揮其使用價值。

(四)高校合并阻礙了檔案管理發展

隨著我國教育體制的改革，較多高校實施了合并，這就給檔案管理造成了較大的問題，比如檔案在高校合并時丟失、較多檔案在移動過程中打亂了其順序，這就需要對檔案進行重新整理。此外，較多高校在合并后，學生檔案與人事檔案進行了分類保存，這在較大程度上阻礙了高校部門間信息資源共享，使檔案管理發展受到一定影響。

四、高校檔案融入信息化管理措施

(一)實現理念創新

對高校檔案管理進行理念創新，打破傳統管理理念，這是提升高校檔案管理的基礎，只有進行理念創新，才能將信息化檔案管理模式真正融入到管理中來，對高校檔案管理的未來發展尤為重要。此外，高校在進行檔案管理過程中，管理模式應適應現代化發展的需求，這就需要實現信息化管理理念，并且在傳統管理方法基礎上制定出適合高校檔案長遠發展的管理規劃，這在較大程度上能夠提升我國高校檔案管理健康發展。

(二)實現服務模式創新

高校檔案管理要實現創新，就需要打破傳統管理方法，采用另一種適合檔案管理未來發展的新方法來實現管理創新。此外，隨著我國教育體制改革，較多高校招生與就業形勢有較大的變化，對檔案需求不斷增加，這就需要應加強檔案管理質量，并在此基礎上提升服務水平，以此實現有效創新，使檔案管理易多元化、高效化的方式呈現，同時信息化管理建設，提供較為準確的檔案信息。

(三)實現技術創新

在現代化背景下，高校檔案在管理過程中，不同環節的順利實施都離不開信息化技術的支持，這就需要高校應完善現代化設備，提升檔案管理中的管理設備。此外，高校還需要進行相關管理軟件的開發，真正實現高效檔案信息化管理，并在此基礎上進行檢索系統的升級，主要是因高校檔案管理工作過程中，由于檔案越來越多，就需要完善檢索系統，以此提高信息檢索的準確性。

(四)實現人力資源創新

我國一些高校檔案管理工作人員由于素質與能力有較大的常差異性，導致檔案管理質量與效率得不到有效提升，所以高校應在此基礎上對管理工作人員進行有效的培訓，并對有些工作人員的素質與管理能力進行提高，使工作人員通過提升自身素質與能力，來提升檔案管理質量。此外，高校還應使用一些激勵方法，最大程度上調動工作人員的積極性，不但能夠激發工作人員工作積極性，而且在較大程度上可提升自身服務意識，同時還有利于團隊合作精神建設。

五、結語

綜上所述，將信息化技術融入到我國高校檔案管理中，不但能夠提高檔案管理工作人員的工作效率、降低工作量，而且在較大程度上能夠完善高校未來檔案管理的發展，這對我國高校檔案的發展具有較大的促進作用。此外，信息化檔案管理在現代化背景下，是檔案有效管理的保障，能夠對檔案實施永久性保存，但在采用信息化管理的過程中，需要保證檔案的完整性與真實性，這就需要工作人員在管理的過程中，需要提升自身的全面素養與信息化管理技能，以此提升高校檔案管理能力，促進我國高校檔案管理未來發展。