加強人才檔案管理，提高檔案利用效率

徐春燕

（云南省 昆明市呈貢區統計局，云南 昆明 600500）

本文圍繞著新時期人才檔案管理涌現的問題，運用制度化、系統化和創新性的思維審視人才檔案管理工作的優化路徑，達到高質量開展人才檔案管理目標。

一、人才檔案管理的主要問題

（一）管理意識不強

人才檔案管理工作不僅涉及到人才流轉，更涉及到基層單位的用人質量，以及關系到人才的切身利益。有些基層檔案管理部門對人才檔案的管理意識不強，沒能充分的重視人才檔案管理工作，人事檔案管理往往只局限在檔案的妥善保管方面，沒能在分類整理、人力資源數據挖掘、人才融合優化配置方面發揮人才檔案的應用價值。由于基層單位人才檔案管理意識不足，人才檔案工作的目標與具體實施策略不明確，缺乏必要的人才檔案管理工作制度，以及科學全面的人才檔案管理標準，導致人才檔案管理與相關部門配合不足，沒能形成統一的人才檔案的運轉機制，因此影響了人才檔案管理的運轉效率和檔案管理質量，沒有建設符合國家有關人才檔案管理的標準，影響了相關工作的質量。

（二）檔案內容有限

人才檔案數據信息資源的內容有限，人才檔案的充實性不足，人才檔案不能反映單位人才建設的全面真實情況。現有的人才檔案數據信息的應用價值較低，人才檔案數據信息的更新速度較慢，這些問題直接影響了人才價值挖掘。現有的人才檔案不滿足單位各項工作的需要，單位沒能圍繞著人才流轉，人才優化配置提高檔案數據信息的利用效率，不能有效的充分挖掘人才特長，沒能對人才檔案進行認真梳理，導致人才建設效率與質量不足。還有的基層人才檔案管理部門的服務理念不足，沒能針對企業與人才搭建人才檔案的服務橋梁，現有的人才檔案管理沒能圍繞著個性化服務與豐富人才檔案開發專門的人才檔案建設項目，人才檔案運轉復雜，人才檔案應用過程中需要花費大量的時間精力。

（三）信息化不足

在數字化時代的人才檔案管理更強調運用信息化的方式開展數字化和智能化的人才檔案管理。由于有些單位的檔案信息化建設體系不足，沒能形成完善的數字化檔案運轉系統，因此影響基于單位人才檔案管理的運轉效率，沒能發揮人才檔案信息價值。有的單位沒能從大數據角度進行人才檔案數字化體系建設，數據存儲、共享系統開發不足，導致人才檔案數據信息傳遞不足，人才檔案不能實現個性化的共享開發應用。當前基層單位還缺乏信息化的檔案管理人才，檔案管理系統的應用與開發不足，檔案信息化運行存在一定的安全隱患，這在很大程度上導致人才檔案在共享時容易造成數據被篡改，造成檔案信息傳遞不及時問題。

二、人才檔案管理的具體策略

（一）增強管理意識

提高人才檔案管理工作水平，解決人才檔案管理的現實問題，還要提高基層人才檔案管理意識，形成完善的人才檔案管理工作運轉體系，促進人才檔案管理工作有序運行。首先，加強對人才檔案管理工作的領導，明確人才檔案管理的重要性，在明確人才檔案管理職責分工的基礎上形成科學化的人才檔案管理工作制度。其次，建立人才檔案管理信息庫，成立人才檔案管理中心，由專職信息技術人員主要承擔人才檔案管理工作任務，并且加強對各部門人才檔案管理工作的技術指導。

（二）強化信息建設

數字化、網絡化、智能化已經成為新時期人才檔案管理工作的主要發展方向，提高人才檔案管理工作的質量，解決傳統人才檔案管理的實際問題，需要使用信息化的人才檔案管理方法，形成科學的人才檔案管理機制，從而解決人才檔案管理的具體問題。首先，全面加強人才檔案管理的信息技術更新，根據人才檔案管理的運轉需要開發系統的人才檔案管理軟件，逐步形成完善人才檔案使用權限體系，在數字化檔案存儲系統的支持下實現檔案數據信息的有效共享。其次，加強數字化人力資源檔案的挖掘工作，在結構化數字庫的基礎上運用大數據的方式對數據信息進行整合，結合單位的具體項目發揮檔案人員的輔助配合作用。

（三）提升管理素養

做好基層人才檔案管理工作還要提升管理人員素養，促進人才檔案管理人員掌握先進的檔案管理技術，滿足信息化環境下的人才檔案管理操作需求。首先，全面加強檔案管理人員的信息技術培訓，要求檔案管理人員掌握信息化的檔案培訓方法，提高檔案管理工作的信息化與智能化水平。其次，加強對人才檔案管理法規的培訓，促進人才檔案管理專業技術人員熟悉相關管理制度，保證人才檔案管理的科學性和有效性。第三，還要加強對人才檔案管理人員的專業技術考核與績效測評，明確人才檔案管理工作人員的具體問題，針對性的促進其改進提高工作質量

（四）加強安全工作

提高人才檔案管理工作的質量，還要完善安全管理體系，注重根據現有的人才檔案管理與運行機制形成必要的安全制度。首先，全面提高人才檔案管理人員的安全意識，做好基層性的安全保障工作，滿足人才檔案管理的安全需求。其次，加強人才檔案的安全設施設備的配置工作，加強信息化設施的建設，著力構建一個具有安全信息防控體系的檔案智能化運行環境。第三，還要加強數字檔案運轉系統的實時監控工作，有效的劃分檔案使用權限，做好基礎的備份工作，提高數字化檔案的安全性。在滿足數據共享需要的同時對檔案安全形勢進行評估。

（五）轉變觀念，提升價值

以往，我國事業單位在檔案管理模式上經常是以清水衙門自居，故步自封，總認為事業單位的檔案管理工作就是事業單位發展的后勤，不需要出頭僅僅安心做個配角就可以了，因此事業單位中的員工和外界的很多人對于檔案管理工作的印象就是只進不出默默無聞。這樣的一種情況要求檔案部門必須轉變傳統守舊的觀念，使得檔案工作的價值不斷提升。

三、結語

加強人才檔案管理工作，形成完善的人才檔案數字化運轉機制，需要創新人才檔案管理方法，構建完善的人才檔案管理工作體系，在滿足人才檔案管理信息化建設需要的基礎上，全面提高人才檔案的建設水平。