新環境下單位檔案管理創新策略分析

劉曉利

（吉林省公主嶺市嶺東工業集中區管理委員會，吉林 公主嶺 136100）

單位檔案管理即為實現單位歷史材料的管理，在這些材料著詳細記錄了單位的發展歷史，檔案管理質量以及利用效率具有重要價值。我國檔案管理出現于70年代，在長期發展中已經積累了豐富的經驗，但是在新公共服務理論發展環境下，也促進了單位檔案管理的全新發展，需要繼續探索單位檔案管理發展方向，以能夠滿足當前社會發展需求。

一、單位檔案管理中的現實問題

（一）檔案管理制度建設不完善

單位檔案管理制度不健全問題主要也就是監督制度等不夠完善。在單位檔案管理中需要制定完善的管理流程，同時在監督管理中沒有具體的監督方式，外部監督機構以及監督措施也不夠明確，也就導致在單位檔案管理中存在較多不規范問題。

當前檔案管理制度相關的管理領域也不夠全面。通常相關內容只是關于檔案收集整理等工作，但是對于檔案資料的研究和開發研究比較少。同時也沒有結合社會發展情況，實現檔案管理制度的更新，也就引發部分制度和實際不相符，無法發揮檔案管理制度的應用價值。在檔案管理開發中也沒有足夠的重視，沒有充分發揮檔案的應用價值。

檔案管理制度執行力不足，沒有相關的制度對其實施監督管理。在檔案管理中，單位領導及相關管理者沒有及時糾正管理中的失范行為，從而導致實際工作存在一定不規范，檔案管理制度作用沒有得到充分發揮。

（二）檔案管理專業人才缺失

在單位檔案管理中，人才是智力基礎。但是在目前單位檔案管理實際工作中，相關工作人員沒有足夠的信息素養，同時存在技術性人才缺乏等問題。信息化環境下想要實現單位檔案管理信息化建設，需要大量的專業技術人才，同時也需要具備一定的計算機管理知識，但是在當前環境下檔案管理人員學歷普遍偏低，無法滿足信息化建設需求。想要對這一問題解決，單位也就需要制定一系列優惠政策方式提升對高學歷人才的吸引力，同時也可以加強培訓。但是通常情況下政府所制定的優惠政策力度存在明顯不足，對于高學歷人才的吸引力不足。另外在培訓過程中，雖然政府能夠采用集中授課方式，但是培訓過程中沒有相應的強制性，也缺乏培訓效果檢測方法，導致廣大人員沒有足夠的參與積極性，直接影響培訓效果。

（三）檔案管理信息化建設落后

單位檔案管理信息化建設不足在信息化環境下是一個主要問題，主要是無法對檔案信息安全提供有效保障。單位制度在改革過程中逐漸深入，檔案管理信息化建設工作具有一定系統性，財力以及人力支持缺一不可，但當前單位中，人們對檔案管理建設的重要性缺乏認識，部分領導以及管理人員對于檔案管理認識存在的不足，對于檔案管理信息化建設也具有一定影響，影響了檔案工作的規劃發展。

二、單位檔案管理的創新策略

（一）規范檔案管理制度

單位檔案管理監督需要強化管理工作制度建設，可以分為兩個方面，其中分別是單位內部監督和外部公民輿論監督。首先需要建構完善的檔案管理內部監督制度，可以在單位內部專門組織監督隊伍，并制定相應的監督內容和標準。檔案管理監督部門需要強化檔案管理技術支持，在管理過程中提升對先進信息化技術的應用，以能夠提升檔案管理工作效率，提升檔案管理工作質量，促進檔案管理信息化建設。在外部也需要充分發揮人民群眾監督作用，以能夠在單位檔案管理中提升廣大民眾的參與積極性，實現對檔案管理質量的監督管理。

（二）提高檔案管理人員專業素質

人才是組織應該重點關注的對象，在信息化普及的新形勢下，檔案管理工作需要更多的高素質專業人才，針對當前單位檔案管理人員結構現狀，可以提升相關人員的福利待遇，以能夠實現對工作人員專業結構的優化。

在當前檔案管理工作中，必須要具備一定的計算機網絡操作能力，需要有一定的信息素養，才能夠滿足信息環境下檔案信息化管理需求。單位檔案管理中可以制定相應的優惠人才政策，以能夠提高對高素質專業人才的吸引，同時也可以積極采用外出培訓等方式提升廣大檔案管理人員的專業素養，但是一定要重視強化對培訓效果進行檢驗分析。

單位也需要有計劃的組織檔案管理人員進行培訓，以能夠定期學習新的檔案管理技術，及時發現實際工作中的問題，分析原因制定對策，提升培訓工作實效性。在單位檔案管理人員中，可以采用集中式培訓同時也可以采用分批次培訓方式，以能夠讓工作人員可以在第一時間掌握先進檔案管理技術，進一步提升檔案管理工作效率。

（三）提高檔案管理的技術利用率

實現公共利益能成為單位檔案管理的目標，想要提升檔案管理有效性，也就需要強化數字化建設，提升檔案管理自動化水平，提高檔案管理利用率。在當前檔案管理數字化建設中，主要采用的技術有數字加密技術等，以能夠及時實現檔案管理信息資料的更新，在檔案管理中數字化技術的應用，也就是能夠顯著提升檔案管理收集整理質量，并能夠及時補充檔案信息等。實現檔案信息的數字化建設，可以促進單位的社會效益提升。在單位檔案管理數字化建設中，可以加大對外來技術等的引入和應用。

在單位檔案管理中，管理自動化是一個重要組成部分，其中主要也就是實現信息數據的自動化收集以及檢索等，單位在發展過程中一定要強化檔案管理自動化建設，以能夠促進自動化管理方式的應用，從而顯著提升檔案管理效率。

（四）增強檔案管理的民主化

在新公共服務理念引導下，注重實現單位工作方式的改變，在相關政策制定和實施中需要提升民主參與度。自然在單位檔案管理中需要注重實現民主化管理，以能夠在檔案管理中逐漸實現角色轉變，提升檔案管理工作的服務性。同時也需要注重在制定檔案管理制度以及反饋制定中有效實現民主化管理。

結語：單位檔案管理改革在當前檔案管理中是主要發展方向，不同政府部門已經發布了檔案管理發展文件，以能夠對單位檔案管理工作發展產生促進作用。本文對單位檔案管理現狀進行了系統研究，分析了檔案單位檔案管理建中存在的一些問題。具體表現在對單位檔案管理存在一定的錯誤認識，同時在信息化建設中沒有足夠的投入，專業人才不足等問題，對檔案管理發展具有直接影響。為有效加快單位檔案管理進程，提出了解決對策，需要提升對單位檔案管理重要性的重視，促進網絡技術在檔案管理中的應用，為當前單位檔案管理提供有益借鑒。